Todos los términos técnicos importantes sobre sistemas de pedidos, TPV y hostelería digital — explicados de forma clara y sencilla.
Un agregador es una plataforma que reúne la oferta de muchos restaurantes y ofrece a los clientes un único punto de pedido — por ejemplo Lieferando, Wolt o Uber Eats.
Los agregadores se encargan del marketing y del reparto, pero a cambio cobran comisiones del 15-30 % por pedido. Los restaurantes ceden a la plataforma los datos de clientes y el control de su marca. Un sistema de pedidos propio es la alternativa sin comisión.
Una API (Application Programming Interface) es una interfaz a través de la cual los sistemas de software se comunican entre sí e intercambian datos.
En hostelería, las API conectan por ejemplo el sistema de pedidos con el TPV, la impresora de tickets o los proveedores de pago externos. Unas API bien documentadas permiten integraciones sin pasos manuales intermedios.
Apple Pay y Google Pay son servicios de pago móvil con los que los clientes pagan sin contacto desde el smartphone o el reloj inteligente.
El pago por monedero digital gana peso con fuerza en hostelería: es más rápido que la tarjeta, no exige PIN en importes pequeños y lo prefiere sobre todo el público más joven. Los sistemas de pedidos y los datáfonos deberían admitir ambos servicios.
Un escáner de código de barras lee códigos de barras o QR de los productos y envía la información del artículo directamente al TPV.
En hostelería, los escáneres de código de barras se usan sobre todo en negocios con parte de venta al detalle — como panaderías con productos envasados u hoteles con minibar. El reconocimiento automático del artículo reduce errores de introducción y agiliza el cobro.
Un sistema de pedidos es un software con el que los restaurantes reciben pedidos online — por web-app, código QR o teléfono.
Los sistemas de pedidos modernos como GastroSystem ofrecen una web-app propia con la marca del restaurante. Los clientes piden directamente al restaurante, sin pasar por plataformas de terceros. Eso ahorra comisiones y da al hostelero control total sobre los datos de clientes y los precios.
Una impresora de tickets es una impresora térmica que imprime automáticamente los pedidos en papel — para cocina, barra o reparto.
Las impresoras de tickets modernas se conectan al sistema de pedidos por Bluetooth o WLAN. En cuanto llega un pedido nuevo, el ticket se imprime automáticamente. Se recomiendan impresoras térmicas Epson por su fiabilidad y velocidad.
El punto de equilibrio es la facturación a partir de la cual un restaurante cubre sus costes fijos y empieza a generar beneficio.
Para calcularlo se dividen todos los costes fijos (alquiler, personal, seguros, software) entre el margen de contribución medio. Un punto de equilibrio bajo significa menos riesgo. Los sistemas de pedidos sin comisión lo reducen porque bajan el coste variable por pedido.
El margen bruto indica qué porcentaje de la facturación queda después de descontar el coste de la mercancía.
Un margen bruto del 65-75 % es un buen valor de referencia en hostelería. Se calcula como (facturación − coste de mercancía) ÷ facturación × 100. Plataformas como Lieferando reducen notablemente el margen bruto efectivo con sus comisiones — un sistema de pedidos propio ayuda a protegerlo.
Un contracargo es la devolución de un pago con tarjeta por parte del banco del titular — normalmente a raíz de una reclamación del cliente.
Los contracargos pueden salir caros a los hosteleros: además del importe del pedido, se aplican comisiones de gestión de 15-50 euros. Los motivos más frecuentes son entregas no recibidas o importes erróneos. Un registro de pedidos completo en el sistema es la mejor protección contra devoluciones injustificadas.
Click & Collect es el pedido anticipado online de comida con posterior recogida en el propio restaurante.
Para los hosteleros, Click & Collect es un canal de venta con buen margen: no hay costes de reparto ni comisiones de plataforma. Los clientes piden cómodamente por app o web y el restaurante prepara el pedido a tiempo. La integración en el sistema de pedidos permite elegir franja horaria y avisos automáticos de estado.
El Customer Lifetime Value (CLV o LTV) es la facturación total prevista que genera un cliente a lo largo de toda su relación con el negocio.
En hostelería, el CLV se calcula como valor medio del pedido × frecuencia de pedidos × duración esperada de la relación. Un cliente habitual con 25 euros por pedido, 2 veces al mes, durante 3 años, genera un CLV de 1.800 euros. Los programas de fidelización y las notificaciones push aumentan el CLV de forma medible.
Una dark kitchen (también ghost kitchen o cocina fantasma) es una cocina que produce exclusivamente para pedidos de reparto — sin sala propia para comer.
Las dark kitchens optimizan costes porque no hay alquiler ni personal para la zona de sala. Dependen especialmente de un sistema de pedidos eficiente y de una buena gestión de repartidores, ya que toda la facturación pasa por el reparto.
El margen de contribución es la diferencia entre el precio de venta y los costes variables de un plato — es decir, el importe que contribuye a cubrir los costes fijos.
Para un hostelero, el margen de contribución por plato dice más que el simple precio de venta. Un plato de 15 euros con 3 euros de coste de mercancía tiene un margen de contribución mayor (12 euros) que uno de 25 euros con 15 euros de coste de mercancía (10 euros). La escandallo digital facilita esta optimización.
La DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) es la asociación sectorial de la hostelería en Alemania, con unos 65.000 miembros.
La DEHOGA defiende los intereses del sector ante la política, ofrece asesoramiento legal y publica estadísticas del sector. Para un hostelero, ser miembro de la DEHOGA es una fuente de información valiosa sobre derecho laboral, higiene y fiscalidad.
El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es la normativa europea de protección de datos personales, en vigor desde mayo de 2018.
Para un restaurante, el RGPD significa que los datos de clientes solo pueden guardarse con consentimiento, deben custodiarse con seguridad y borrarse si el cliente lo pide. Un sistema de pedidos propio te da control total sobre ese tratamiento — a diferencia de los agregadores, donde los datos se quedan en la plataforma.
Un datáfono (terminal de pago) es un dispositivo para aceptar pagos con tarjeta — de débito, de crédito o sin contacto por NFC.
Los datáfonos pueden ser fijos en el mostrador o móviles como dispositivo portátil. La integración con el TPV permite transferir el importe automáticamente y simplifica el cierre. Ten en cuenta las comisiones por transacción, que según el proveedor van del 0,2 % al 1,9 %.
La gestión de repartidores es la organización digital de los repartidores — incluida la planificación de turnos, el seguimiento GPS y la optimización de rutas.
GastroSystem ofrece una gestión de repartidores especializada para restaurantes: posición en tiempo real de todos los repartidores, planificación automática de rutas, avisos de estado para el cliente e integración con el sistema de pedidos. Eso reduce los tiempos de reparto y mejora la experiencia del cliente.
Con una tarifa plana, el hostelero paga un importe fijo mensual — con independencia del número de pedidos o de la facturación.
A diferencia del modelo de comisión de los agregadores (15-30 % por pedido), una tarifa plana da seguridad de planificación. GastroSystem, por ejemplo, empieza en 99 €/mes, tanto si llegan 10 como 1.000 pedidos.
El software de hostelería es el término general para todas las herramientas digitales que dan soporte a un restaurante — desde sistemas de pedidos y TPV hasta herramientas de reserva.
El software de hostelería moderno integra en una sola plataforma la recepción de pedidos, la gestión de caja, la gestión de la carta, la organización de repartidores y el análisis de clientes. GastroSystem forma un ecosistema integrado de este tipo.
El registro de facturación es el conjunto de principios que regulan la conservación y la trazabilidad de los registros de facturación en formato electrónico, exigidos por el Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).
Para un hostelero, esto significa: todos los registros digitales — datos de caja, facturas, anulaciones — deben guardarse de forma inalterable, trazable y exportable. Un TPV conforme con la TSE archiva estos datos automáticamente.
El seguimiento GPS es la localización en tiempo real de los repartidores por navegación por satélite, para seguir el estado del reparto y las rutas.
Con el seguimiento GPS, los restaurantes pueden ver en un mapa la posición de todos los repartidores en tiempo real. Los clientes reciben avisos automáticos sobre el estado del reparto. GastroSystem usa el seguimiento GPS para optimizar rutas y calcular tiempos de entrega precisos.
Una integración es la conexión técnica entre dos sistemas de software para que intercambien datos de forma automática.
Ejemplos en hostelería: sistema de pedidos → TPV (facturación), sistema de pedidos → impresora de tickets (impresión automática), TPV → asesor fiscal (contabilidad), sistema de pedidos → proveedor de pagos (pago online). Las integraciones sin fricciones reducen el trabajo manual y los errores.
Un TPV en iPad es un sistema de caja que funciona en un iPad de Apple y sirve como alternativa económica a las cajas registradoras clásicas.
Los TPV en iPad ofrecen una interfaz intuitiva, poco espacio necesario y flexibilidad de uso. Suelen funcionar con conexión a la nube, de modo que los datos de facturación están disponibles en tiempo real. Se necesita una conexión a internet estable y un sistema conforme con la TSE para la conformidad fiscal.
Un cajón portamonedas es un compartimento de dinero con cierre, conectado al TPV, que se abre automáticamente en cada operación en efectivo.
Los cajones portamonedas modernos se conectan por USB o por cable de disparo a la impresora de tickets. Se abren automáticamente al completar un pago en efectivo. Para restaurantes con mucho efectivo, un cajón robusto con varios compartimentos para monedas y billetes es importante.
La comprobación in situ es una inspección sin previo aviso del Finanzamt en la que se verifica sobre el terreno el correcto funcionamiento del sistema de facturación.
El Finanzamt puede comprobar sin previo aviso el sistema de caja — incluidos la TSE, los cierres Z y los registros digitales. Quien no trabaje conforme con la GoBD se arriesga a una estimación de ingresos. Un TPV certificado con TSE protege frente a irregularidades.
La Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) exige desde 2020 que los sistemas de caja electrónicos en Alemania cuenten con un dispositivo de seguridad técnica (TSE) certificado.
La KassenSichV forma parte de los requisitos fiscales exigidos a los sistemas de caja. Cada operación debe registrarse de forma inalterable y estar disponible digitalmente ante una inspección tributaria. En caso de incumplimiento, las multas pueden llegar a 25.000 euros.
Un TPV (sistema de punto de venta) es el software central para gestionar pagos, generar tickets y registrar la facturación en hostelería.
Los TPV modernos en hostelería son en la nube y funcionan en tablets o smartphones. Incluyen procesamiento de pagos, gestión de mesas, informes de facturación y conformidad con la TSE. GastroSystem integra el TPV directamente con el sistema de pedidos.
Un KDS (Kitchen Display System) es una pantalla digital en cocina que muestra los pedidos entrantes en tiempo real y sustituye al ticket de papel.
Los sistemas KDS organizan los pedidos por prioridad, muestran los tiempos de preparación y permiten a cocina marcar los pedidos como listos. Eso reduce errores, ahorra papel y mejora la comunicación entre sala y cocina.
La fidelización de clientes agrupa todas las medidas que retienen a largo plazo a los clientes habituales de un restaurante — como programas de fidelización, ofertas personalizadas o comunicación periódica.
GastroSystem ofrece herramientas de fidelización especializadas para restaurantes: puntos de fidelidad, ofertas automatizadas según el historial de pedidos, notificaciones push y segmentación de clientes. Una fidelización eficaz reduce el coste de captación y aumenta el Customer Lifetime Value.
Los datos de clientes son toda la información sobre tus clientes — nombre, contacto, historial de pedidos, preferencias y opiniones.
En agregadores como Lieferando, los datos de clientes pertenecen a la plataforma. Con un sistema de pedidos propio conservas el control total: ves quién pide, qué es popular y puedes dirigirte a tus clientes habituales de forma específica. Es la base de una fidelización eficaz y de un marketing conforme con el RGPD.
Una plataforma de reparto es un mercado online en el que los clientes pueden pedir a distintos restaurantes — la plataforma se encarga de la intermediación y a menudo también del reparto.
Plataformas de reparto conocidas en Alemania son Lieferando, Wolt y Uber Eats. Ofrecen alcance, pero cuestan comisiones y no dan a los restaurantes control sobre los datos de clientes. Muchos restaurantes usan plataformas de reparto en paralelo a su propio sistema de pedidos.
Las zonas de reparto son áreas geográficas definidas a las que reparte un restaurante — con pedido mínimo y gastos de envío propios por zona.
Un buen sistema de pedidos permite zonas de reparto flexibles: zona núcleo sin recargo, zonas ampliadas con recargo y áreas excluidas. GastroSystem admite tantas zonas de reparto como quieras, con reglas propias por local.
El Reglamento (UE) 1169/2011 obliga a los hosteleros a indicar de forma visible los alérgenos y aditivos presentes en sus platos.
El reglamento europeo exige declarar los 14 alérgenos principales — tanto en la carta como en la información oral al cliente. En Alemania se desarrolla mediante la LMIV (Lebensmittelinformations-Verordnung). Las cartas digitales dentro de un sistema de pedidos pueden mostrar los alérgenos automáticamente y facilitan el cumplimiento.
La gestión multi-local es el control centralizado de varios locales de un mismo restaurante desde un único sistema — con ajustes independientes por local.
Para cadenas de restaurantes y franquicias, la gestión multi-local es esencial: cada local tiene su propia carta, horarios, zonas de reparto y personal, pero todo se gestiona desde un panel de control central. GastroSystem admite tantos locales como quieras.
En hostelería se aplica en general el tipo reducido del 7 % a la comida — en el local, para llevar y a domicilio por igual. Las bebidas tributan al tipo general del 19 %.
La asignación correcta del tipo de IVA es esencial para un hostelero. Desde 2026, la comida tributa de forma permanente al 7 %, con independencia del lugar de consumo; las bebidas tributan al 19 %. La leche, las bebidas mixtas con leche de vaca a partir del 75 % y el agua del grifo son la única excepción — 7 % para llevar, 19 % servida en el local. Los TPV modernos aplican el tipo automáticamente según la categoría fiscal del artículo.
PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) es un estándar de seguridad para toda empresa que procesa o almacena datos de tarjetas de crédito.
Los hosteleros que aceptan pagos con tarjeta deben trabajar conforme a PCI DSS. En la práctica, el cumplimiento suele cubrirlo el proveedor de pagos (por ejemplo, Stripe, SumUp), que tokeniza los datos de la tarjeta. Nunca guardes números de tarjeta en tus propios sistemas.
La ratio de costes de personal indica qué porcentaje de la facturación total representan los costes de personal, y es uno de los indicadores más importantes en hostelería.
Un valor saludable en hostelería está entre el 30 y el 40 %. Junto con el coste de mercancía forma el llamado prime cost (idealmente por debajo del 65 %). Herramientas digitales como la recepción automática de pedidos, los kioscos de autopedido y los KDS pueden reducir la ratio de costes de personal sin perjudicar la calidad del servicio.
POS significa Point of Sale — el lugar donde se produce una transacción. En hostelería, POS suele referirse al sistema electrónico de caja.
Un sistema POS en hostelería incluye hardware (tablet, terminal, impresora de tickets) y software (aplicación de caja, informes). Los sistemas POS en la nube, como el de GastroSystem, sincronizan los datos en tiempo real entre todos los dispositivos y locales.
Una comisión es un porcentaje del valor del pedido que un restaurante paga a una plataforma de reparto — habitualmente entre el 15 % y el 30 %.
Con una comisión del 30 % sobre un pedido de 30 €, 9 € van a la plataforma. Con 100 pedidos al mes son 900 € — bastante más que la tarifa plana de un sistema de pedidos propio. La comisión es el motivo principal por el que los restaurantes se pasan a sistemas propios.
Las notificaciones push son mensajes que se envían directamente al smartphone del cliente — incluso si la app no está abierta.
Para un hostelero, las notificaciones push son un canal de marketing gratuito con una tasa de apertura alta (40-60 %, frente al 15-25 % del correo electrónico). Son ideales para ofertas del día, avisos de estado del pedido y promociones personalizadas. Requieren una app propia o una solución de marca blanca.
El pedido por código QR permite a los clientes pedir directamente desde la mesa con el smartphone — solo hay que escanear el código, ver la carta, pedir y pagar.
El pedido por código QR ahorra personal de sala y agiliza el proceso de pedido. El cliente escanea el código en la mesa, ve la carta digital y pide directamente. El pedido llega automáticamente a cocina. GastroSystem admite el pedido por código QR como complemento a los pedidos de reparto y recogida.
El ROI (retorno de la inversión) de un sistema de pedidos propio mide con qué rapidez se amortiza la inversión en un sistema sin comisión gracias al ahorro en comisiones de plataforma.
Con un sistema de pedidos de tarifa plana desde 99 euros/mes y un ahorro del 15-30 % de comisión por pedido, el punto de equilibrio suele llegar ya en el primer mes. El ROI aumenta con cada pedido adicional, porque no hay costes variables.
SaaS (Software as a Service) es un modelo en el que el software se ofrece a través de internet y se paga por suscripción — sin instalación local.
GastroSystem es un producto SaaS: pagas una cuota mensual y usas el software desde el navegador. Las actualizaciones, el mantenimiento y el alojamiento los gestiona el proveedor. Lo contrario sería un software on-premise, que instalas y mantienes tú mismo.
SCA (Strong Customer Authentication) es una norma de la UE que exige autenticación de dos factores en los pagos electrónicos.
Desde la directiva PSD2, los pagos online de más de 30 euros deben confirmarse con dos factores independientes — por ejemplo, contraseña más huella dactilar. Para los hosteleros esto afecta sobre todo a los pedidos online con pago por tarjeta. Los proveedores de pago modernos integran 3D Secure automáticamente.
Un kiosco de autopedido es una pantalla táctil en la que los clientes hacen y pagan su pedido de forma autónoma.
Los kioscos de autopedido reducen los tiempos de espera y los costes de personal, sobre todo en restaurantes de comida rápida. Aumentan el ticket medio, ya que las sugerencias digitales de venta cruzada pueden aumentar el tamaño del pedido un 15-30 %. Los dispositivos se sincronizan con el TPV.
El adeudo SEPA es un método de pago europeo en el que el beneficiario cobra el importe de la cuenta bancaria del cliente.
Para un hostelero, el adeudo SEPA es relevante sobre todo en pagos recurrentes — por ejemplo, suscripciones de software o facturas de proveedores. En el negocio con el cliente final se usa menos, ya que los pedidos online se pagan sobre todo con tarjeta o monedero digital.
La carta digital es la versión online del menú que ven los clientes en el sistema de pedidos — con categorías, productos, precios, extras y variantes.
Una carta digital bien estructurada es decisiva para el éxito de los pedidos. Debe ser clara, mostrar fotos atractivas de los productos y ofrecer extras como guarniciones o variantes de tamaño. Los cambios en GastroSystem están en vivo al instante — sin esperar a una nueva impresión.
El escandallo es el cálculo sistemático del precio de venta de un plato a partir del coste de mercancía, los costes de personal y el margen deseado.
Un escandallo bien hecho tiene en cuenta el coste de la materia prima, las mermas de preparación, las guarniciones y el tamaño de la ración. Como regla general: precio de venta neto = coste de mercancía × factor de cálculo (habitualmente 3,0-4,0). Las bases de datos digitales de recetas automatizan este cálculo.
Una tarjeta de sellos digital es una herramienta de fidelización con la que los clientes acumulan sellos virtuales por cada pedido y reciben una recompensa al llegar a un número determinado.
Las tarjetas de sellos digitales sustituyen a la clásica tarjeta de papel por una solución basada en app. Ventajas: no se pierden tarjetas, el registro es automático a través del sistema de pedidos y se obtiene análisis del comportamiento de compra. Aumentan de forma demostrable la tasa de recompra entre un 20 y un 35 %.
Un programa de fidelización recompensa a los clientes recurrentes con puntos, descuentos o artículos gratis — cuanto más piden, más se benefician.
Los programas de fidelización digitales son más eficaces que las tarjetas de sellos: funcionan automáticamente, recogen datos y pueden ofrecer recompensas personalizadas. GastroSystem incluye un programa de fidelización integrado, conectado directamente con el sistema de pedidos.
La declaración responsable de TSE es el documento con el que un proveedor de software certifica que su sistema de facturación cumple la KassenSichV.
Desde 2020, todos los sistemas de caja electrónicos en Alemania deben usar una TSE certificada. La TSE firma cada operación de forma criptográfica y la guarda de forma inalterable. Ante una inspección del Finanzamt, los datos de la TSE deben estar disponibles sin lagunas. GastroSystem está preparado para la TSE.
El coste de mercancía son los gastos de todas las materias primas e ingredientes que se compran para preparar los platos.
En hostelería, un coste de mercancía saludable suele situarse entre el 25 y el 35 % de la facturación neta. Este indicador es clave para calcular precios: un coste de mercancía demasiado alto reduce el margen, uno demasiado bajo puede indicar pérdida de calidad. Los inventarios periódicos y la gestión digital de existencias ayudan a controlarlo.
White-Label significa que un software aparece con la marca del cliente — con su propio logo, sus colores y su propio dominio.
Un sistema de pedidos de marca blanca como GastroSystem parece, para el cliente final, la app propia del restaurante. Sin marca de GastroSystem, sin ninguna referencia al proveedor del software. Eso refuerza la identidad de marca del restaurante y genera confianza en los clientes.
El cierre de caja (cierre del día) es un informe de caja que resume al final de cada jornada todos los ingresos, anulaciones y formas de pago.
Un cierre de caja debe generarse cada día y conservarse durante años como prueba ante una inspección. Los TPV digitales generan el cierre de caja automáticamente y lo guardan de forma inalterable — incluida la facturación neta, los impuestos y las formas de pago.
El §146a de la Abgabenordnung obliga desde 2020 a todas las empresas con sistemas de caja electrónicos a usar una TSE certificada y a emitir recibo.
Esta norma es la base legal de la KassenSichV. Regula la obligación de emitir recibo, la obligación de TSE y la obligación de declarar el sistema de caja ante el Finanzamt. Pueden solicitarse excepciones a la obligación de emitir recibo.
Un sistema de gestión de inventario es un software para administrar existencias, compras, proveedores y flujos de mercancía — en hostelería, el sustituto digital de las listas de inventario a mano.
Un sistema de gestión de inventario registra las existencias de cada ingrediente, contabiliza automáticamente las entradas de mercancía frente a los pedidos y avisa cuando un artículo baja del mínimo. La integración con el TPV permite descontar existencias automáticamente al vender. En hostelería se distingue entre soluciones sencillas (gestión de existencias por consumo de receta) y sistemas ERP completos con catálogo de proveedores y control de facturas. Lo decisivo es la conexión con la gestión de recetas: solo cuando un plato vendido descuenta contablemente el coste de mercancía por ingrediente, el sistema da cifras válidas para el análisis de foodcost.
Un rollo de papel térmico es la tira de papel térmico que se usa en la impresora de tickets para los recibos de clientes y de caja.
Los rollos de papel térmico están normalizados. En hostelería, el tipo más habitual es de 80 mm de ancho por 80 mm de diámetro exterior (80/80). Atención: muchos rollos térmicos económicos contienen bisfenol A (BPA) o BPS — ambas sustancias son preocupantes para la salud por contacto con la piel. El Reglamento REACH (UE) 2016/2235 prohíbe el BPA en papel térmico en toda la Unión Europea desde 2020, así que los rollos sin BPA son obligatorios también en España. La duración de un rollo depende de la densidad de impresión: con 150-200 tickets al día, un rollo 80/80 dura entre 7 y 10 días. Un almacenamiento correcto (oscuro, seco, por debajo de 35 °C) alarga la vida del recubrimiento térmico a 3-5 años.
La aceptación de tarjetas de crédito es la capacidad técnica y contractual de una empresa para recibir pagos con tarjetas de crédito (Visa, Mastercard, Amex) como forma de pago.
Para aceptar tarjetas, un restaurante necesita un contrato de adquirencia con un acquirer (por ejemplo, Worldline, Nexi, Stripe Terminal) y un datáfono certificado (PCI PTS). Las comisiones aplicables se componen de la tasa de intercambio (regulada a nivel europeo: máximo 0,3 % en tarjetas de crédito de consumo), la comisión de la red de tarjetas y el margen del adquirente. La comisión total para Visa/Mastercard en tarjetas nacionales suele estar entre el 0,5 % y el 1,3 %. American Express negocia condiciones directamente (habitualmente 1,5-2,5 %). Cada comercio recibe un identificador de comercio (MID) único, que aparece en todos los registros de transacciones. Los contracargos afectan con más frecuencia a restaurantes sin justificante de la transacción.
Por inventario en hostelería se entiende el recuento físico de todos los alimentos, bebidas y material fungible en una fecha determinada, para conocer el valor real de la mercancía y la merma.
El §240 del Código de Comercio alemán (Handelsgesetzbuch, HGB) exige a las empresas obligadas a llevar contabilidad al menos un inventario al año. En la práctica, los negocios de hostelería hacen además inventarios mensuales para controlar el foodcost y la merma con rapidez. Métodos habituales: inventario en una fecha fija (todas las existencias en un día concreto, con una breve interrupción del servicio), inventario permanente (por grupos de productos de forma rotatoria, sin parada total) e inventario por muestreo (recuento parcial con base estadística según el §241 HGB). La valoración se hace por FIFO — las existencias más antiguas se consideran consumidas primero. El valor del inventario es la base del coste de mercancía real: coste de mercancía = existencias iniciales + compras − existencias finales.
El foodcost (ratio de coste de mercancía) es el porcentaje que representa el coste de las materias primas sobre la facturación neta. Fórmula: foodcost (%) = coste de mercancía ÷ facturación neta × 100.
Un foodcost del 25-35 % se considera saludable en un restaurante de servicio completo. Los establecimientos de comida rápida suelen estar en el 20-28 %, y los restaurantes de gama alta pueden aceptar hasta el 38 % si las bebidas y el margen de servicio compensan. Cálculo: existencias iniciales + compras de mercancía en el periodo − existencias finales = coste de mercancía real; ese valor dividido entre la facturación neta y multiplicado por 100 da la ratio de foodcost. Las causas más habituales de un foodcost demasiado alto son la falta de control de raciones, el hurto, el deterioro por mal almacenamiento y la ausencia de recetas estandarizadas. Palancas para reducirlo: recetas estandarizadas con pesos de ración fijos, almacenamiento FIFO, inventarios puntuales semanales para artículos caros y gestión digital de existencias con descuentos automáticos.