Personalverwaltung — vom Einloggen bis zum Payroll-Export
Vier Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen, digitale Stempeluhr, Krankmeldung per App und ein Monatsexport für die Lohnbuchhaltung. GastroSystem verwaltet dein Personal so, wie ein Restaurant es braucht.
Rollenmodell: Inhaber, GF, Personal, Fahrer
GastroSystem kennt vier Standardrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen: (1) Inhaber: voller Zugriff auf alle Daten, Finanzen, Personalverwaltung und Systemeinstellungen. (2) Geschäftsführer: wie Inhaber, außer Zahlungsdetails und Abo-Einstellungen. (3) Personal: Zugriff auf Bestellannahme, Speisekarte-Updates und Tisch-Verwaltung — keine Finanzdaten. (4) Fahrer: Zugriff nur auf Fahrerapp-Funktionen und eigene Schichten. Jede Rolle sieht nur die relevante Benutzeroberfläche.
Digitale Stempeluhr: Ein-/Ausstempeln per App
Mitarbeiter stempeln beim Schichtbeginn in der App ein und beim Schichtende aus. Das System berechnet automatisch die Nettoarbeitszeit abzüglich Pausenzeiten (Pausenabzug konfigurierbar: z.B. ab 6 Stunden wird automatisch 30 Minuten Pause abgezogen). Stempeleinträge können vom Vorgesetzten korrigiert werden, wenn ein Mitarbeiter vergessen hat einzustempeln. Alle Korrekturen werden mit Bearbeiter-ID protokolliert.
Krankmeldung und Abwesenheits-Verwaltung
Mitarbeiter können sich per App krankmelden — mit optionaler Notiz und Dauer-Schätzung. Die Krankmeldung erscheint sofort im Schichtplan als Lücke und triggert eine Benachrichtigung an den Planer. Urlaub, unbezahlter Urlaub und Sonderurlaub sind als eigene Abwesenheitstypen hinterlegbar. Im Monatsbericht werden Krankheitstage separat ausgewiesen — für die Lohnbuchhaltung und für Lohnfortzahlungsansprüche.
ArbZG-Compliance: Höchstgrenzen und Ruhezeiten
Das System prüft: (1) Tageshöchststunden (10 Stunden als absolute Grenze nach ArbZG). (2) Wöchentliche Durchschnittsstunden (48 Stunden über 6 Monate). (3) Mindestruhezeiten zwischen Schichten (11 Stunden nach ArbZG). Wenn eine geplante oder gestempelte Schicht eine dieser Grenzen verletzt, erscheint sofort eine Warnung. Du kannst die Warnung bestätigen und fortfahren — der Vorgang wird protokolliert.
Payroll-Export: DATEV, CSV, Steuerberater
Am Monatsende: ein Klick auf "Payroll-Export" erzeugt einen Bericht für alle Mitarbeiter mit: Soll-Stunden vs. Ist-Stunden, Überstunden, Krankheitstage, Urlaubstage, Nachtschicht-Stunden, Feiertagsstunden. Export als CSV oder DATEV-kompatibler Buchungsstapel. Dein Steuerberater oder dein Lohnbuchhaltungs-Tool importiert die Datei direkt — kein manuelles Abtippen aus Zetteln.
Personalverwaltung in Zahlen
Rollen
Inhaber, GF, Personal, Fahrer — jede Rolle mit eigenem Berechtigungsrahmen.
ArbZG-Fehler
Warnungen vor Schichtzuweisung verhindern unbeabsichtigte Gesetzesverstöße.
Monatsbericht
Payroll-Export für 10 Mitarbeiter in unter 10 Minuten.
Häufige Fragen zur Personalverwaltung
Kann ich eigene Rollen erstellen?
Die vier Standardrollen decken 90 % der Gastro-Betriebe ab. Für individuelle Anforderungen (z.B. eine Buchhalter-Rolle mit Nur-Lese-Zugriff auf Finanzen) kann auf Anfrage eine benutzerdefinierte Rolle konfiguriert werden.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter vergisst einzustempeln?
Der Vorgesetzte kann Stempel nachträglich eintragen oder korrigieren. Alle Korrekturen werden mit dem Namen des Bearbeiters, dem Zeitstempel und dem Originalwert protokolliert. Das schützt bei Lohnstreitigkeiten.
Werden gesetzliche Feiertage automatisch erkannt?
Ja. GastroSystem kennt alle deutschen Feiertage und erkennt automatisch, wenn eine Schicht auf einen Feiertag fällt. Feiertagsstunden werden im Payroll-Export separat ausgewiesen.