Personalhantering — från inloggning till löneexport
Fyra roller med olika behörigheter, ett eget konto via inbjudningskod och exakt de rättigheter som det egna jobbet kräver. GastroSystem hanterar ditt team precis som en restaurang behöver.
Rollmodell: ägare, VD, personal, förare
GastroSystem har fyra standardroller med olika behörigheter: (1) Ägare: full åtkomst till all data, ekonomi, personalhantering och systeminställningar. (2) VD: som ägare, förutom betalningsuppgifter och abonnemangsinställningar. (3) Personal: åtkomst till mottagning av beställningar, menyuppdateringar och bordshantering — ingen ekonomisk data. (4) Förare: åtkomst bara till förarappens funktioner och egna skift. Varje roll ser bara det relevanta gränssnittet.
Digital stämpelklocka: stämpla in/ut via app
Anställda stämplar in vid skiftets början i appen och ut vid skiftets slut. Systemet beräknar automatiskt nettoarbetstiden minus rasttider (rastavdrag konfigurerbart: t.ex. från 6 timmar dras automatiskt 30 minuters rast av). Stämplingar kan korrigeras av chefen om en anställd glömt att stämpla in. Alla korrigeringar loggas med handläggar-ID.
Sjukanmälan och frånvarohantering
Anställda kan sjukanmäla sig via appen — med valfri anteckning och uppskattad varaktighet. Sjukanmälan visas direkt som en lucka i skiftschemat och utlöser en notis till schemaläggaren. Semester, obetald ledighet och särskild ledighet kan registreras som egna frånvarotyper. I månadsrapporten redovisas sjukdagar separat — för löneadministrationen och för sjuklöneanspråk.
Kompatibilitet med arbetstidslagen: maxgränser och vilotider
Systemet kontrollerar: (1) Maximal daglig arbetstid (10 timmar som absolut gräns enligt ArbZG, den tyska arbetstidslagen). (2) Genomsnittlig veckoarbetstid (48 timmar över 6 månader). (3) Minsta vilotid mellan skift (11 timmar enligt ArbZG). Om ett planerat eller stämplat skift bryter mot någon av dessa gränser visas en varning direkt. Du kan bekräfta varningen och fortsätta — händelsen loggas.
Löneexport: DATEV, CSV, redovisningskonsult
Vid månadens slut: ett klick på "löneexport" skapar en rapport för alla anställda med: planerade timmar mot faktiska timmar, övertid, sjukdagar, semesterdagar, nattskiftstimmar, helgdagstimmar. Export som CSV eller DATEV-kompatibel verifikationslista. Din redovisningskonsult eller ditt lönehanteringsverktyg importerar filen direkt — inget manuellt avskrivande från lappar.
Personalhanteringen i siffror
Roller
Ägare, VD, personal, förare — varje roll med egen behörighetsram.
Fel mot arbetstidslagen
Varningar innan schemaläggning förhindrar oavsiktliga lagöverträdelser.
Månadsrapport
Löneexport för 10 anställda på under 10 minuter.
Vanliga frågor om personalhantering
Vilka roller finns det?
Fyra: ägare, driftsledning, personal och förare. Personal tar emot beställningar, kasserar och betjänar bord. Driftsledningen får dessutom kreditera, avsluta dagen och bjuda in personal. Att ändra roller och uppgifterna för redovisningsbyrån (DATEV) och skattemyndigheten (DSFinV-K) ligger kvar hos ägaren. Förare jobbar i sin egen förarvy.
Kan jag skapa egna roller?
Nej. De fyra rollerna är fasta och genomtänkta för en verklig restaurangverksamhet. Du ställer inte in rättigheter enskilt, du tilldelar bara rollen.
Hur kommer en ny anställd in i appen?
Via inbjudningskod. Du skapar en inbjudan, väljer roll och delar koden. Den nya kollegan skapar sitt eget konto och är inne. Koden gäller sju dagar, kan användas en gång och går att återkalla när du vill.
Ser personal min omsättning?
Nej. Omsättning och ekonomi ser bara ledningen. Extrapersonalen kasserar, men ser inte månadsomsättningen.
Ser jag vem som kasserat?
Ja. Den som säljer i kassan står med namn på kvittot och i kassadata för skattemyndigheten. En gemensam inloggning för alla finns inte.
Vad händer när någon lämnar teamet?
Du tar bort personen från teamet, och dennes åtkomst är borta. En ändrad roll gäller från nästa klick. Den sista ägaren kan ingen ta bort.
Finns det tidrapportering eller schemaläggning?
Nej. Personalhanteringen reglerar konton, roller och rättigheter. Stämpelklocka, scheman eller uppgifter för löneadministrationen erbjuder vi inte.
Kan en anställd jobba på flera restauranger?
Ja. Ett konto kan höra till flera restauranger, med egen roll i var och en. Du växlar högst upp i appen.