Personeelsbeheer — van inloggen tot export voor de loonadministratie
Vier rollen met verschillende rechten, een eigen account via uitnodigingscode en precies de rechten voor de eigen job. GastroSystem beheert je team zoals een restaurant het nodig heeft.
Rolmodel: eigenaar, bedrijfsleider, personeel, bezorger
GastroSystem kent vier standaardrollen met verschillende bevoegdheden: (1) Eigenaar: volledige toegang tot alle gegevens, financiën, personeelsbeheer en systeeminstellingen. (2) Bedrijfsleider: zoals eigenaar, behalve betaalgegevens en abonnementsinstellingen. (3) Personeel: toegang tot het aannemen van bestellingen, updates van de menukaart en tafelbeheer — geen financiële gegevens. (4) Bezorger: alleen toegang tot de functies van de bezorgersapp en de eigen diensten. Elke rol ziet alleen de relevante gebruikersinterface.
Digitale prikklok: in- en uitklokken via de app
Medewerkers klokken bij het begin van hun dienst in via de app en klokken uit bij het einde ervan. Het systeem berekent automatisch de netto werktijd, verminderd met pauzetijd (pauzeaftrek instelbaar: bijvoorbeeld vanaf 6 uur wordt automatisch 30 minuten pauze afgetrokken). Prikgegevens kunnen door de leidinggevende worden gecorrigeerd als een medewerker is vergeten in te klokken. Alle correcties worden gelogd met de ID van degene die de wijziging heeft doorgevoerd.
Ziekmelding en afwezigheidsbeheer
Medewerkers kunnen zich via de app ziek melden — met een optionele notitie en een geschatte duur. De ziekmelding verschijnt direct als gat in het dienstrooster en stuurt een melding naar de planner. Vakantie, onbetaald verlof en bijzonder verlof zijn vastgelegd als eigen afwezigheidstypen. In het maandrapport worden ziektedagen apart weergegeven — voor de loonadministratie en voor aanspraken op loondoorbetaling.
ArbZG-naleving: maximumgrenzen en rusttijden
Het systeem controleert: (1) maximale dagelijkse uren (10 uur als absolute grens volgens de Duitse Arbeitszeitgesetz, ArbZG). (2) Gemiddelde wekelijkse uren (48 uur over 6 maanden). (3) Minimale rusttijden tussen diensten (11 uur volgens de ArbZG). Overtreedt een geplande of geklokte dienst een van deze grenzen, dan verschijnt direct een waarschuwing. Je kunt de waarschuwing bevestigen en doorgaan — de handeling wordt gelogd.
Export voor de loonadministratie: DATEV, csv, boekhouder
Aan het einde van de maand: één klik op "export voor de loonadministratie" genereert een rapport voor alle medewerkers met: geplande uren versus gewerkte uren, overuren, ziektedagen, vakantiedagen, nachtdienst-uren, feestdaguren. Export als csv of DATEV-compatibel boekingsbestand. Je boekhouder of je loonadministratietool importeert het bestand rechtstreeks — geen handmatig overtypen van briefjes.
Personeelsbeheer in cijfers
Rollen
Eigenaar, bedrijfsleider, personeel, bezorger — elke rol met een eigen bevoegdheidskader.
ArbZG-fouten
Waarschuwingen vóór het toewijzen van diensten voorkomen onbedoelde overtredingen van de wet.
Maandrapport
Export voor de loonadministratie voor 10 medewerkers in minder dan 10 minuten.
Veelgestelde vragen over personeelsbeheer
Welke rollen zijn er?
Vier: eigenaar, zaakvoerder, medewerker en chauffeur. Medewerkers aanvaarden bestellingen, kassieren en bedienen tafels. De zaakvoerder mag daarbovenop annuleren, de dag afsluiten en medewerkers uitnodigen. Rollen wijzigen en de gegevens voor de boekhouder (DATEV) en de fiscus (DSFinV-K) blijven bij de eigenaar. Chauffeurs werken in hun eigen chauffeursscherm.
Kan ik eigen rollen aanmaken?
Nee. De vier rollen liggen vast en zijn uitgedacht voor een echte horecazaak. Je stelt geen rechten apart in, je geeft enkel de rol.
Hoe komt een nieuwe medewerker in de app?
Via uitnodigingscode. Je maakt een uitnodiging aan, kiest de rol en deelt de code. De nieuwe collega maakt zijn eigen account aan en is binnen. De code geldt zeven dagen, is één keer te gebruiken en op elk moment intrekbaar.
Zien medewerkers mijn omzet?
Nee. Omzet en financiën ziet enkel de zaakvoerder. De jobstudent kassiert, de maandomzet ziet hij niet.
Zie ik wie heeft gekassierd?
Ja. Wie aan de kassa verkoopt, staat met naam op het ticket en in de kassagegevens voor de fiscus. Een gezamenlijke toegang voor iedereen bestaat niet.
Wat gebeurt er als iemand het team verlaat?
Je verwijdert hem uit het team, en zijn toegang is weg. Een gewijzigde rol geldt vanaf de volgende tik. De laatste eigenaar kan niemand verwijderen.
Is er tijdsregistratie of planning van shiften?
Nee. Het personeelsbeheer regelt accounts, rollen en rechten. Een prikklok, shiftplanning of gegevens voor de loonverwerking bieden we niet aan.
Kan een medewerker in meerdere restaurants werken?
Ja. Eén account kan tot meerdere restaurants horen, met een eigen rol in elk. Wisselen gebeurt bovenaan in de app.