Het bestelsysteem voor cateringbedrijven
Catering werkt anders dan een restaurant: geen spontane bestellingen, maar opdrachten met 3 tot 14 dagen voorlooptijd, eigen eisen per persoon en een keuken die tegelijk voor het restaurant en voor 3 evenementen klaarmaakt. GastroSystem zorgt voor genoeg voorlooptijd, laat je klanten online of bij levering betalen en helpt de keuken om parallelle opdrachten te plannen.
Wat cateringbedrijven herkennen
- Last-minute aanvragen overbelasten de keuken
Catering voor 80 personen met 24 uur vooraankondiging is voor de meeste bedrijven onnodig stressvol — maar zonder automatische handhaving van de vooraankondiging nemen sommige medewerkers zulke opdrachten toch aan.
- Aanbetalingen worden niet consequent geïnd
Een cateringopdracht van 500 EUR die kort voor het evenement wordt geannuleerd, kost inkoopwaarde en geplande personeelsuren. Zonder aanbetaling is er geen bescherming tegen kortetermijnannuleringen.
- Keukenplanning bij meerdere evenementen lastig
Vrijdag: bedrijfsevenement 120 personen, bruiloft 60 personen, plus de normale lunchdrukte. Zonder een digitaal planningsoverzicht verliest de keuken het overzicht over parallelle opdrachten en hun eisen.
- Leveringszone en prijslogica complex
Catering in het centrum kost anders dan catering 30 km daarbuiten. Minimale bestelwaarde, bezorgkosten en personeelstoeslag variëren per zone en opdrachtgrootte. Dat moet het systeem automatisch berekenen.
Zo helpt GastroSystem cateringbedrijven
Vooraankondiging afdwingen: geen kortetermijnbestellingen
Stel een minimale vooraankondiging in per bestelkanaal: catering met minder dan 72 uur vooraankondiging wordt automatisch geweigerd. Gasten zien bij een boekingspoging een duidelijke foutmelding: "Cateringbestellingen vereisen minstens 3 werkdagen vooraankondiging." Dat beschermt de keuken tegen noodgevallen zonder handmatige weigeringen.
Aanbetaling bij boeking
Cateringopdrachten worden pas bevestigd zodra een aanbetaling van bijv. 30 % van de opdrachtwaarde is betaald. Betaling per kredietkaart, PayPal of bankoverschrijving. Wordt de opdracht kort voor het evenement geannuleerd, dan is de annuleringskosten instelbaar: 48 uur vooraf = 50 % terugbetaling, minder dan 24 uur = geen terugbetaling.
Keukenplanningsoverzicht voor parallelle evenementen
Het dashboard toont alle aankomende cateringopdrachten in een kalenderweergave met aantal personen, menu en levertijdstip. De keuken ziet in één oogopslag wat er parallel moet worden voorbereid. Ontbrekende ingrediënten kunnen als export naar een inkooplijst worden geëxporteerd. Tekorten worden op tijd zichtbaar, niet pas de avond ervoor.
Zonegebaseerde prijslogica voor catering
Definieer leveringszones met eigen prijsregels: zone 1 (tot 10 km) = 0 EUR bezorgkosten vanaf 300 EUR opdrachtwaarde, zone 2 (10-30 km) = 50 EUR bezorgkosten vanaf 500 EUR, daarbuiten = op aanvraag. Daarnaast instelbare personeelstoeslag vanaf een bepaald aantal personen. Het systeem berekent de totaalprijs automatisch.
Aanbetalingen beschermen en planning optimaliseren
Een cateringbedrijf met 12 evenementen per maand van gemiddeld 600 EUR: als 2 opdrachten per maand op korte termijn worden geannuleerd en 30 % aanbetaling wordt ingehouden, levert dat maandelijks 360 EUR beschermde marge op. Digitale keukenplanning bespaart bij 12 evenementen naar schatting 6-8 uur planningswerk — ca. 200 EUR aan tijdswaarde.
Functies voor catering
Reservatie met aanbetaling
Boekingsbevestiging pas na ontvangst van de aanbetaling.
Verder lezen →Dienstplanning
Personeelsplanning voor meerdere parallelle evenementen.
Verder lezen →Leveringszones
Zonegebaseerde bezorgkosten en minimale bestelwaarden.
Verder lezen →Dashboard
Kalenderweergave van alle aankomende cateringevenementen.
Verder lezen →Meer sectoren
Voor pizzeria's
Voor pizzeria's →
Voor döner & kebab
Voor döner & kebab →
Voor frituren & snackbars
Voor frituren & snackbars →
Voor sushizaken
Voor sushizaken →
Voor leveringsdiensten
Voor leveringsdiensten →
Voor restaurantketens
Voor restaurantketens →
Voor cafés
Voor cafés →
Voor bakkerijen
Voor bakkerijen →
Voor foodtrucks
Voor foodtrucks →
Voor ghost kitchens
Voor ghost kitchens →
Voor bars & cafés
Voor bars & cafés →
Voor ijssalons
Voor ijssalons →
Voor hotelrestaurants
Voor hotelrestaurants →
Voor shishabars
Voor shishabars →
Aziatische keuken
Aziatische keuken →
Burgerzaken
Burgerzaken →
Italiaanse keuken
Italiaanse keuken →
Griekse keuken
Griekse keuken →
Indische keuken
Indische keuken →
Veganistische zaken
Veganistische zaken →
Vegetarische zaken
Vegetarische zaken →
Halalzaken
Halalzaken →
Vietnamese keuken
Vietnamese keuken →
Mexicaanse keuken
Mexicaanse keuken →
Amerikaanse keuken
Amerikaanse keuken →
Arabische keuken
Arabische keuken →
Zomerterras
Zomerterras →
Bedrijfsrestaurant
Bedrijfsrestaurant →
Veelgestelde vragen voor cateringbedrijven
Kan ik een minimale voorlooptijd instellen voor cateringbestellingen?
Ja. Je stelt de voorlooptijd in, tot 30 dagen. Tijdstippen die te krap zijn, kan je klant gewoon niet kiezen. Hoe ver op voorhand geboekt mag worden, bepaal je ook zelf, tot 90 dagen.
Kan ik beperken hoeveel opdrachten er gelijktijdig binnenkomen?
Ja. Jij bepaalt hoeveel bestellingen er in één tijdslot passen. Is het vol, dan kiest je klant een ander tijdstip.
Is er een voorschot?
Nee, een voorschot bestaat niet. Je klant kan bij het bestellen het volledige bedrag online betalen of bij levering.
Waar zie ik mijn aanstaande opdrachten?
Op je bestelbord onder Gepland, gesorteerd per dag. Wordt het tijd voor de keuken, dan schuift de opdracht door naar Voorbereiding.
Krijgt mijn klant een factuur?
Ja. Zodra je aanvaardt, gaat het document als pdf per mail buiten. Aan de kassa kan je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer op het document zetten, op wens als Bewirtungsbeleg (het Duitse representatiebewijs voor de fiscus).