Le système de commande des traiteurs
Le traiteur fonctionne différemment du restaurant : pas de commandes spontanées, mais des commandes avec 3 à 14 jours de délai, des besoins propres par personne et une cuisine qui prépare en même temps pour le restaurant et pour 3 événements. GastroSystem garantit un délai suffisant, laisse vos clients payer en ligne ou à la livraison, et aide la cuisine à planifier des commandes en parallèle.
Ce que connaissent les traiteurs
- Les demandes de dernière minute épuisent la cuisine
Un buffet pour 80 personnes commandé la veille pour le lendemain met la plupart des équipes sous une pression inutile — mais tant que le délai n'est pas imposé par le système, il se trouvera toujours quelqu'un pour accepter la commande.
- L'acompte n'est jamais réclamé de manière systématique
Une prestation à 500 € annulée la veille de l'événement, ce sont des matières premières achetées et des heures de personnel bloquées pour rien. Sans acompte, rien ne protège des annulations tardives.
- Difficile de s'organiser avec plusieurs événements le même jour
Vendredi : un séminaire pour 120 personnes, un mariage pour 60, plus le service du midi. Sans une vue de planification digne de ce nom, la cuisine perd le fil des prestations parallèles et de leurs exigences.
- Zones de livraison et grille tarifaire complexes
Livrer en centre-ville n'a pas le même coût que livrer à 30 km. Montant minimum, frais de livraison et forfait personnel varient selon la zone et la taille de la commande. C'est au système de faire ce calcul.
Ce que GastroSystem change pour un traiteur
Un délai minimum réellement imposé
Vous définissez un délai minimum par canal de commande : toute demande traiteur à moins de 72 heures est refusée automatiquement. Le client voit un message clair au moment de réserver : « Les commandes traiteur nécessitent un délai minimum de 3 jours ouvrés. » La cuisine est protégée des urgences sans que personne n'ait à dire non.
Acompte à la réservation
Une commande traiteur n'est confirmée qu'une fois l'acompte réglé — 30 % du montant, par exemple. Paiement par carte bancaire, PayPal ou virement. Si la prestation est annulée juste avant l'événement, vos conditions s'appliquent seules : 48 h avant = 50 % remboursés, moins de 24 h = aucun remboursement.
Une vue de planification pour les événements en parallèle
Le tableau de bord affiche toutes les prestations à venir dans un calendrier, avec le nombre de convives, le menu et l'heure de livraison. La cuisine voit d'un coup d'œil ce qu'il y a à préparer en parallèle. Les produits manquants s'exportent dans une liste d'achats. Les tensions apparaissent à temps, pas la veille au soir.
Une tarification par zone de livraison
Vous définissez vos zones et leurs règles : zone 1 (jusqu'à 10 km) = 0 € de livraison à partir de 300 € de commande, zone 2 (10 à 30 km) = 50 € de livraison à partir de 500 €, au-delà = sur devis. Vous pouvez y ajouter un forfait personnel au-delà d'un certain nombre de convives. Le système calcule le total tout seul.
Protéger vos acomptes, fluidifier votre organisation
Un traiteur qui réalise 12 événements par mois à 600 € en moyenne : si 2 prestations par mois sont annulées tardivement et que l'acompte de 30 % reste acquis, cela sécurise 360 € de marge protégée chaque mois. Et une planification de cuisine numérique fait gagner, sur 12 événements, 6 à 8 heures de préparation administrative — environ 200 € de temps de travail.
Les fonctions utiles à un traiteur
Réservation avec acompte
La confirmation n'est envoyée qu'une fois l'acompte reçu.
Lire la suite →Planning du personnel
Affectation des équipes sur plusieurs événements en parallèle.
Lire la suite →Zones de livraison
Frais de livraison et montants minimum définis par zone.
Lire la suite →Tableau de bord
Vue calendrier de toutes les prestations traiteur à venir.
Lire la suite →Autres secteurs
Pour les pizzerias
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Pour les kebabs
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Pour la restauration rapide
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Pour les restaurants de sushi
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Restauration collective
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Questions fréquentes pour les traiteurs
Puis-je fixer un délai minimum pour les commandes traiteur ?
Oui. Vous réglez le délai, jusqu'à 30 jours. Votre client ne peut même pas choisir des horaires trop serrés. Vous définissez aussi jusqu'à quand on peut réserver à l'avance, jusqu'à 90 jours.
Puis-je limiter le nombre de commandes simultanées ?
Oui. Vous définissez combien de commandes rentrent dans un créneau. S'il est complet, votre client choisit une autre heure.
Y a-t-il un acompte ?
Non, il n'y a pas d'acompte. Votre client peut payer le montant total en ligne lors de la commande, ou à la livraison.
Où vois-je mes commandes à venir ?
Sur votre tableau de commandes, sous Planifié, trié par jour. Quand c'est le moment pour la cuisine, la commande glisse vers En préparation.
Mon client reçoit-il une facture ?
Oui. Dès que vous acceptez, le ticket part en PDF par mail. À la caisse, vous pouvez ajouter l'entreprise, l'adresse et le numéro de TVA intracommunautaire sur le ticket, sur demande comme Bewirtungsbeleg (justificatif de frais de représentation allemand).