Il sistema di gestione per le aziende di catering
Il catering funziona in modo diverso dalla ristorazione: non ordini spontanei, ma incarichi con 3-14 giorni di anticipo, esigenze proprie per persona e una cucina che prepara contemporaneamente per il ristorante e per 3 eventi. GastroSystem garantisce l'anticipo necessario, lascia pagare i tuoi clienti online o alla consegna e aiuta la cucina a pianificare incarichi paralleli.
Quello che conosce ogni azienda di catering
- Le richieste dell'ultimo minuto mettono in crisi la cucina
Un catering per 80 persone con 24 ore di preavviso è uno stress che quasi nessuno può permettersi — ma senza un preavviso minimo imposto dal sistema c'è sempre qualcuno che accetta lo stesso.
- Gli acconti non vengono chiesti con costanza
Una commessa da 500 € annullata poco prima dell'evento lascia sul groppone la merce acquistata e le ore di personale già pianificate. Senza acconto non c'è nessuna protezione contro le disdette last minute.
- Organizzare la cucina con più eventi insieme
Venerdì: evento aziendale per 120 persone, matrimonio per 60, più il normale servizio di pranzo. Senza una vista di pianificazione digitale la cucina perde il filo delle commesse parallele e di quello che ciascuna richiede.
- Zone di consegna e listini complicati
Un catering in centro non costa come un catering a 30 km fuori città. Ordine minimo, costo di consegna e forfait per il personale cambiano per zona e per dimensione della commessa. Il conto deve farlo il sistema.
Come GastroSystem aiuta le aziende di catering
Preavviso minimo: basta ordini fuori tempo massimo
Imposti il preavviso minimo per ogni canale: sotto le 72 ore il catering viene rifiutato automaticamente. Chi prova a prenotare vede un messaggio chiaro: "Gli ordini di catering richiedono almeno 3 giorni lavorativi di preavviso." La cucina è protetta senza che nessuno debba dire di no a mano.
Acconto alla prenotazione
La commessa si conferma solo dopo il pagamento di un acconto, per esempio il 30 % del valore. Si paga con carta, PayPal, Satispay o bonifico bancario. Se l'evento viene annullato all'ultimo, le penali le decidi tu: disdetta a 48 h = 50 % di rimborso, sotto le 24 h = nessun rimborso.
Vista di pianificazione della cucina per eventi paralleli
La dashboard mostra tutte le commesse in arrivo in un calendario, con numero di persone, menu e orario di consegna. La cucina vede a colpo d'occhio cosa va preparato in parallelo. Gli ingredienti mancanti si esportano in una lista della spesa. I colli di bottiglia si vedono per tempo, non la sera prima.
Listini per zona di consegna
Definisci le zone con regole proprie: zona 1 (fino a 10 km) = consegna gratuita sopra i 300 € di ordine, zona 2 (10-30 km) = 50 € di consegna sopra i 500 €, oltre = su richiesta. In più puoi impostare un forfait per il personale sopra un certo numero di coperti. Il totale lo calcola il sistema.
Acconti al sicuro e cucina organizzata
Un'azienda di catering con 12 eventi al mese da 600 € medi: se 2 commesse al mese vengono annullate all'ultimo e trattieni il 30 % di acconto, sono 360 € di margine messi al riparo ogni mese. E la pianificazione digitale della cucina, su 12 eventi, fa risparmiare stimate 6-8 ore di lavoro organizzativo — circa 200 € di tempo.
Funzioni per il catering
Prenotazione con acconto
Conferma solo dopo l'incasso dell'acconto.
Continua a leggere →Pianificazione dei turni
Personale organizzato su più eventi in parallelo.
Continua a leggere →Zone di consegna
Costi di consegna e ordini minimi per zona.
Continua a leggere →Dashboard
Calendario di tutti gli eventi di catering in arrivo.
Continua a leggere →Altri settori
Per pizzerie
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Per kebab e street food
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Per tavole calde
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Per ristoranti di sushi
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Per servizi di consegna
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Per catene di ristoranti
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Birrerie all'aperto
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Mense aziendali
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Domande frequenti per le attività di catering
Posso fissare un anticipo minimo per gli ordini di catering?
Sì. Imposti l'anticipo richiesto, fino a 30 giorni. Gli orari troppo vicini il tuo cliente non può nemmeno scegliere. Anche con quanto anticipo si può prenotare lo decidi tu, fino a 90 giorni.
Posso limitare quanti incarichi arrivano contemporaneamente?
Sì. Decidi tu quanti ordini entrano in una fascia orario. Se è piena, il tuo cliente sceglie un altro orario.
C'è un acconto?
No, un acconto non c'è. Il tuo cliente può pagare l'importo intero online al momento dell'ordine, oppure alla consegna.
Dove vedo i miei incarichi in arrivo?
Sulla tua bacheca ordini, sotto Pianificati, ordinati per giorno. Quando è il momento per la cucina, l'incarico passa in preparazione.
Il mio cliente riceve una fattura?
Sì. Non appena accetti, il documento parte come PDF via e-mail. Alla cassa puoi inserire ragione sociale, indirizzo e partita IVA sul documento, su richiesta come Bewirtungsbeleg (il giustificativo tedesco per le spese di rappresentanza).