El sistema de pedidos para empresas de catering
El catering funciona distinto al restaurante del día a día: no hay pedidos espontáneos, sino encargos con 3 a 14 días de aviso, necesidades propias por persona y una cocina que prepara a la vez para el restaurante y para 3 eventos. GastroSystem asegura el plazo de aviso necesario, deja que tus clientes paguen online o al recibir el pedido, y ayuda a la cocina a planificar encargos en paralelo.
Lo que conocen las empresas de catering
- Las peticiones de última hora saturan la cocina
Un catering para 80 personas con 24 horas de antelación resulta innecesariamente estresante para la mayoría de negocios — pero sin una exigencia automática de antelación mínima, algunos empleados aceptan igualmente este tipo de encargos.
- Las señales no se exigen de forma consistente
Un encargo de catering de 500 € que se cancela poco antes del evento cuesta género y horas de personal ya planificadas. Sin señal no hay protección frente a cancelaciones de última hora.
- La planificación de cocina con varios eventos es complicada
Viernes: eventos de empresa para 120 personas, boda para 60 personas, más el servicio de mediodía habitual. Sin una vista de planificación digital, la cocina pierde de vista los encargos paralelos y sus requisitos.
- Zona de reparto y lógica de precios complejas
El catering en el centro cuesta distinto que el catering a 30 km de distancia. El importe mínimo de pedido, el gasto de envío y el suplemento de personal varían según la zona y el tamaño del encargo. Eso debe calcularlo el sistema automáticamente.
Así ayuda GastroSystem a las empresas de catering
Exigencia de antelación: sin pedidos de última hora
Define una antelación mínima por canal de pedido: el catering con menos de 72 horas de antelación se rechaza automáticamente. Al intentar reservar, los clientes ven un mensaje de error claro: «Los pedidos de catering necesitan al menos 3 días laborables de antelación». Eso protege a la cocina de apuros de última hora sin rechazos manuales.
Señal al reservar
Los encargos de catering solo se confirman cuando se ha pagado una señal, por ejemplo del 30 % del importe del encargo. Pago con tarjeta de crédito, PayPal o transferencia bancaria. Si el encargo se cancela poco antes del evento, la penalización por cancelación es configurable: 48 h de antelación = 50 % de reembolso, menos de 24 h = sin reembolso.
Vista de planificación de cocina para eventos paralelos
El panel muestra todos los encargos de catering pendientes en una vista de calendario con número de personas, menú y hora de entrega. La cocina ve de un vistazo qué hay que preparar en paralelo. Los ingredientes que faltan se pueden exportar a una lista de la compra. Los cuellos de botella se ven a tiempo, no la noche antes.
Lógica de precios por zona para catering
Define zonas de reparto con sus propias reglas de precio: Zona 1 (hasta 10 km) = 0 € de gasto de envío a partir de 300 € de encargo, Zona 2 (10-30 km) = 50 € de gasto de envío a partir de 500 €, fuera de esas zonas = bajo consulta. Además, un suplemento de personal configurable a partir de un número determinado de personas. El sistema calcula el precio total automáticamente.
Proteger las señales y optimizar la planificación
Una empresa de catering con 12 eventos al mes de una media de 600 € cada uno: si se cancelan 2 encargos al mes a última hora y se retiene un 30 % de señal, eso asegura 360 € de margen protegido al mes. La planificación de cocina digital ahorra en 12 eventos un estimado de 6-8 horas de trabajo de planificación — unos 200 € en valor de tiempo.
Funciones para catering
Reserva con señal
Confirmación de la reserva solo después de recibir la señal.
Seguir leyendo →Planificación de turnos
Planificación de personal para varios eventos paralelos.
Seguir leyendo →Zonas de reparto
Gastos de envío e importes mínimos de pedido por zona.
Seguir leyendo →Panel
Vista de calendario de todos los eventos de catering pendientes.
Seguir leyendo →Más sectores
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Preguntas frecuentes para negocios de catering
¿Puedo fijar un plazo mínimo de aviso para los pedidos de catering?
Sí. Configuras el plazo de aviso, hasta 30 días. Las fechas demasiado próximas tu cliente ni siquiera puede elegirlas. También decides con cuánta antelación se puede reservar, hasta 90 días.
¿Puedo limitar cuántos encargos llegan a la vez?
Sí. Decides cuántos pedidos entran en cada franja horaria. Si está llena, tu cliente elige otra hora.
¿Hay que dar una señal o anticipo?
No, no hay anticipo. Tu cliente puede pagar el importe completo online al pedir, o al recibir el encargo.
¿Dónde veo mis próximos encargos?
En tu panel de pedidos, en Planificado, ordenados por día. Cuando llega el momento de la cocina, el encargo pasa a Preparación.
¿Mi cliente recibe una factura?
Sí. En cuanto aceptas el pedido, el ticket sale en PDF por correo. En la caja puedes poner empresa, dirección y NIF en el ticket, y si lo necesitas, como Bewirtungsbeleg (justificante de gastos de representación para Hacienda alemana).