El lote contable que tu asesor fiscal puede importar
Eliges el mes, descargas el archivo, lo entregas. GastroSystem genera un asiento contable DATEV en formato EXTF: un conjunto de asientos por cada cierre de caja, con cuenta y contracuenta, clave de impuesto y fecha del recibo. La asesoría fiscal lo importa en su programa de contabilidad, en lugar de copiar tus Z-Bericht a mano, y la asignación de cuentas la defines una sola vez, según SKR03 o SKR04.
Un asiento por cada cierre de caja, no por cada ticket
Tu asesor fiscal contabiliza el día, no cada pizza por separado. Por eso el lote contable agrupa cada cierre de caja en un conjunto de asientos: ingresos separados por tipo de IVA, efectivo, pagos sin efectivo, propinas y diferencias de caja. La fecha del justificante es el día del cierre, y el campo de justificante lleva el número del cierre Z — así tu asesor fiscal encuentra, para cada asiento, el ticket del que procede. Un día que nadie ha cerrado no tiene cierre Z y por tanto tampoco asientos; la exportación te lo indica en vez de omitirlo en silencio.
Cada asiento tiene dos caras — el lote cuadra
Cada línea lleva cuenta, contracuenta e importe, es decir, es un asiento por partida doble completo. Por eso el lote está equilibrado por construcción: la caja se mueve exactamente por el importe en que se movió el cajón — ingresos en efectivo más propinas, más aportaciones, menos retiradas, más las diferencias de caja registradas. Lo que no se puede asignar al reparto de proveedores de pago va a parar, de forma visible, a una cuenta puente con una nota, en vez de descuadrar el lote.
SKR03 o SKR04 — y las cuentas que no inventamos
Para las cuentas cuya respuesta es evidente hay propuestas ya cargadas: ingresos al 19 % y al 7 %, caja, pagos sin efectivo, partidas de paso. Para todo lo que depende de tu plan de cuentas — propinas, diferencias de caja, derechos de cobro pendientes, las cuentas de enlace de las pasarelas de pago — el campo queda vacío. Si falta una de ellas en una exportación que necesitas justo ahora, la exportación se rechaza indicando el nombre de la cuenta, en vez de inventar un número que tu asesor fiscal tendría que buscar después. La asignación de cuentas la hablas una vez con él y la introduces.
Los números de cuenta no se rellenan con ceros
La longitud de cuenta que usa tu asesoría forma parte de la configuración, y los números de cuenta se comprueban exactamente con esa longitud. Suena quisquilloso, pero es importante: en un SKR03 de cinco dígitos, la caja es 10000 y no 01000 — si el software rellenara un número de cuatro dígitos, contabilizaría en una cuenta distinta de la que introdujiste.
El formato que DATEV realmente espera
El archivo va codificado en CP-1252 y no en UTF-8, los campos van separados por punto y coma, los textos entre comillas, los decimales con coma y las líneas terminadas en CRLF; la fecha del justificante lleva día y mes, porque el ejercicio fiscal ya figura en la cabecera del archivo. Cada uno de estos detalles decide si la importación funciona o si 12,40 € llegan como mil doscientos cuarenta euros.
Lo que el lote no hace, está en la app
Hay dos cosas que la exportación no resuelve por ti, y te lo dice justo donde la generas, en vez de que aparezca en marzo. Las comisiones de las pasarelas de pago no están modeladas, así que las cuentas de enlace se contabilizan en bruto y no se compensan solas. Y un derecho de cobro de un justificante impagado se contabiliza, pero su cancelación posterior no — esa cuenta la cuadra tu asesor fiscal con el informe de liquidaciones.
Lo que esto ahorra en la asesoría
Importación directa
Lote contable en formato DATEV para tu software de contabilidad — sin teclear cierres Z.
Ambos planes de cuentas
Propuestas donde la respuesta es evidente, asignación libre en todo lo que decide tu asesoría.
Lote equilibrado
Cada asiento lleva cuenta y contracuenta — la caja se mueve exactamente por el importe del cajón.
Así configuras la exportación
Introduce el plan de cuentas y la longitud de cuenta
SKR03 o SKR04 y la longitud de las cuentas tal como las lleva tu asesoría. Ambos datos figuran, en caso de duda, en cualquier informe que te entreguen.
Aclara las cuentas pendientes con tu asesor fiscal
Propinas, diferencias de caja, derechos de cobro y las cuentas de enlace de las pasarelas de pago dependen de vuestro plan de cuentas. Una vez acordadas e introducidas, la asignación vale para cada exportación siguiente.
Elige el mes y entrega el archivo
El lote abarca los cierres de caja del periodo. Si el mes tiene un día sin cierre, la exportación te avisa para que lo completes antes de que el archivo llegue a la asesoría.
Encaja con esto
Exportación DSFinV-K
La otra exportación: el archivo de caja completo para la inspección tributaria.
Seguir leyendo →TPV
La caja registradora de la que proceden los cierres que se contabilizan aquí.
Seguir leyendo →TSE y KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, obligación de emitir recibo y gestión de caja.
Seguir leyendo →Panel de control e informes
El informe Z y los análisis con los que se forma el lote contable.
Seguir leyendo →Preguntas frecuentes sobre el export DATEV
¿Qué tipo de archivo recibe mi asesoría fiscal?
Un asiento contable DATEV. Es el archivo que espera el programa de contabilidad DATEV al importarlo, con todo lo que necesita la asesoría: tus números, el ejercicio fiscal y el plan contable. Las diéresis, los importes y la fecha están exactamente como DATEV los lee.
¿Qué tengo que configurar una vez?
El número de asesor, el número de cliente, el inicio del ejercicio fiscal, la longitud de vuestros números de cuenta y el plan contable SKR03 o SKR04. Eso aparece en cualquier informe que recibas de tu asesoría.
¿Con qué detalle van los asientos?
Un conjunto de asientos por cierre de caja, no por ticket. Facturación separada por tipo de IVA, además efectivo, no efectivo, propinas, ingresos, retiradas y diferencias de caja. Como fecha figura el día del cierre, como recibo el número del Z-Bericht. Así la asesoría encuentra el ticket correspondiente a cada asiento.
¿Qué cuentas tengo que definir yo mismo?
Las que dependen de vuestro plan de cuentas: propinas, diferencias de caja, importes pendientes y las cuentas de Stripe, Mollie y similares. Facturación al 19 % y al 7 %, caja, tarjeta, ingreso y retirada ya están registradas para SKR03 y SKR04. Si falta una cuenta que necesita el export, se detiene y te dice cuál. Mejor un aviso claro que un número de cuenta inventado.
¿Qué pasa con los días sin cierre de caja?
No generan asientos, porque sin Z-Bericht no hay nada que registrar. El export te avisa de esos días, para que hagas el cierre pendiente antes de que el archivo llegue a la asesoría.
¿Se registran los descuentos, los gastos de envío y las anulaciones?
No como asientos propios, y es a propósito. Los descuentos ya están restados de la facturación, los gastos de envío están repartidos entre los tipos de IVA, y una anulación se cancela con su contrarrecibo. Si no, la misma facturación aparecería dos veces.
¿Están incluidas las comisiones del proveedor de pagos?
No. Se registra lo que ha pagado el cliente, sin restar las comisiones. Las comisiones las registra después tu asesoría a partir de los informes de pago de tu proveedor. El aviso está en la app justo junto al export.
¿Sustituye el export DATEV al export DSFinV-K?
No. El export DATEV es el resumen para la contabilidad y va a tu asesoría fiscal. La DSFinV-K es tu archivo de caja completo para Hacienda. En una inspección de caja necesitas la DSFinV-K.
¿Cuesta el export DATEV algo extra?
No. El export DATEV forma parte del módulo Caja. Al fin y al cabo, sin cierre de caja no habría nada que registrar.
¿Quién puede generar el export DATEV?
Por ahora solo el propietario. Lo mismo vale para las cuentas, porque decidirán dónde registra cada export futuro.