Knjižni paket koji tvoj knjigovođa doista može uvesti
Odabereš mjesec, preuzmeš datoteku, predaš dalje. GastroSystem izrađuje DATEV knjižni paket u EXTF formatu: po zaključku blagajne jedan skup knjiženja, s kontom i protukontom, poreznom šifrom i datumom računa. Knjigovođa ga učitava u svoj program za računovodstvo, umjesto da prekucava tvoje Z-izvještaje, a raspored konta postaviš jednom, prema SKR03 ili SKR04.
Jedan skup po zaključenju blagajne, ne po računu
Knjigovođa knjiži dan, ne pojedinu pizzu. Zato paket svako zaključenje blagajne sažima u skup knjiženja: prihodi odvojeni po stopi PDV-a, gotovina, bezgotovinska plaćanja, napojnice i blagajničke razlike. Datum dokumenta je dan zaključenja, a polje dokumenta nosi broj Z-izvještaja — svakom se knjiženju tako nađe izvještaj iz kojeg potječe. Dan koji nitko nije zaključio nema Z-izvještaj ni knjiženja; izvoz to kaže.
Svako knjiženje ima dvije strane — paket se zatvara
Svaki redak nosi konto, protukonto i iznos, dakle potpuno dvojno knjiženje. Time je paket po konstrukciji uravnotežen: blagajna se mijenja točno za onoliko za koliko se promijenila ladica — gotovinski prihod plus napojnice, plus polozi, minus podizanja, plus proknjižene blagajničke razlike. Što se ne može pridružiti pružatelju plaćanja, vidljivo završava na zbirnom kontu uz upozorenje.
SKR03 ili SKR04 — i konta koja ne izmišljamo
Za konta gdje je odgovor nedvojben pripremljeni su prijedlozi: prihodi 19 % i 7 %, blagajna, bezgotovinska plaćanja, prolazne stavke. Za sve što ovisi o vašem kontnom planu — napojnice, blagajničke razlike, potraživanja, obračunska konta pružatelja plaćanja — polje ostaje prazno. Ako nekog zatreba, izvoz ga odbija i imenuje konto, umjesto da izmisli broj koji će knjigovođa poslije tražiti.
Format koji DATEV doista očekuje
Datoteka je kodirana u CP-1252, a ne UTF-8, polja su odvojena točkom sa zarezom, tekstovi u navodnicima, decimale sa zarezom, redci završavaju CRLF-om; datum dokumenta je dan i mjesec, jer poslovna godina stoji u zaglavlju. Svaka od tih sitnica odlučuje hoće li uvoz proći ili će 12,40 € stići kao tisuću dvjesto četrdeset eura.
Što to štedi u uredu
Izravan uvoz
Knjižni paket u DATEV formatu za Rechnungswesen — bez prepisivanja Z-izvještaja.
Oba kontna plana
Prijedlozi ondje gdje je odgovor siguran, slobodna dodjela ondje gdje ovisi o uredu.
Uravnotežen paket
Svako knjiženje nosi konto i protukonto — blagajna se mijenja točno za pokret ladice.
Kako postavljaš izvoz
Upiši kontni plan i duljinu konta
SKR03 ili SKR04 i duljinu konta glavne knjige kako ih vodi tvoj ured. Oboje piše na svakom obračunu koji od njega dobiješ.
Otvorena konta dogovori s knjigovođom
Napojnice, blagajničke razlike, potraživanja i obračunska konta pružatelja plaćanja ovise o vašem kontnom planu. Jednom dogovoreni i upisani vrijede za svaki sljedeći izvoz.
Odaberi mjesec i proslijedi datoteku
Paket obuhvaća zaključenja blagajne iz razdoblja. Ako u mjesecu ima dan bez zaključenja, izvoz na to upozorava da ga nadoknadiš prije nego datoteka ode u ured.
Ide uz ovo
DSFinV-K izvoz
Drugi izvoz: potpuna arhiva blagajne za nadzor blagajne.
Pročitaj više →Blagajna
Blagajna iz koje potječu zaključenja koja se ovdje knjiže.
Pročitaj više →TSE i KassenSichV
Uredba o blagajnama, obveza izdavanja računa i vođenje blagajne.
Pročitaj više →Nadzorna ploča i izvještaji
Z-izvještaj i izvještaji iz kojih nastaje knjižni paket.
Pročitaj više →Česta pitanja o DATEV izvozu
Kakvu datoteku dobiva moj knjigovođa?
DATEV knjižni paket. To je datoteka koju DATEV program za računovodstvo očekuje kod učitavanja, sa svim što uredu za to treba: tvoje brojeve, poslovnu godinu i kontni plan. Posebna slova, iznosi i datum stoje unutra baš onako kako ih DATEV čita.
Što moram jednom postaviti?
Broj savjetnika, broj klijenta, početak poslovne godine, dužinu vaših brojeva konta i kontni plan SKR03 ili SKR04. To stoji na svakom izvještaju koji dobivaš od svog ureda.
Koliko su detaljna knjiženja?
Jedan skup knjiženja po zaključku blagajne, ne po računu. Promet odvojen po poreznoj stopi, uz gotovinu, bezgotovinski, napojnicu, polog, podizanje i razlike u blagajni. Kao datum stoji dan zaključka, kao dokument broj Z-izvještaja. Tako ured za svako knjiženje pronalazi odgovarajući račun.
Koje konta moram sam odrediti?
Ona koja ovise o vašem kontnom planu: napojnica, razlike u blagajni, otvoreni iznosi i konta za Stripe, Mollie i slične. Promet s 19 % i 7 %, blagajna, kartica, polog i podizanje su već upisani za SKR03 i SKR04. Ako nedostaje konto koje izvoz treba, on se zaustavlja i kaže koje. Bolja jasna napomena nego izmišljen broj konta.
Što se događa s danima bez dnevnog zaključka?
Ne stvaraju knjiženja, jer bez Z-izvještaja nema se što knjižiti. Izvoz te upozorava na takve dane, da naknadno napraviš zaključak prije nego datoteka ide u ured.
Knjiže li se popusti, naknade za dostavu i storna?
Ne kao vlastita knjiženja, i to je namjerno. Popusti su već odbijeni u prometu, naknada za dostavu je raspodijeljena po poreznim stopama, a storno se poništava sa svojim proturačunom. Inače bi isti promet stajao dvaput.
Jesu li naknade pružatelja plaćanja uključene?
Ne. Knjiži se ono što je gost platio, bez odbitka naknada. Naknade naknadno knjiži tvoj ured na temelju izvještaja o isplatama tvog pružatelja. Napomena stoji u aplikaciji izravno kod izvoza.
Zamjenjuje li DATEV izvoz DSFinV-K izvoz?
Ne. DATEV izvoz je sažetak za računovodstvo i ide tvom knjigovođi. DSFinV-K je tvoja potpuna arhiva blagajne za poreznu upravu. Kod nenajavljenog poreznog nadzora blagajne treba ti DSFinV-K.
Košta li DATEV izvoz dodatno?
Ne. DATEV izvoz pripada modulu Blagajna. Bez zaključka blagajne ionako ne bi bilo ništa za knjižiti.
Tko može izraditi DATEV izvoz?
Za sada samo vlasnik. Isto vrijedi za konta, jer ona određuju kamo knjiži svaki budući izvoz.