Het boekingsbestand dat je boekhouder kan importeren
Maand kiezen, bestand downloaden, doorgeven. GastroSystem genereert een DATEV-boekingsbestand in EXTF-formaat: per dagafsluiting een reeks boekingen, met rekening en tegenrekening, btw-code en documentdatum. Je boekhouder leest het in in Rechnungswesen, in plaats van je Z-rapporten over te typen, en de rekeningtoewijzing leg je één keer vast, volgens SKR03 of SKR04.
Per kassa-afsluiting één boeking, niet per bon
De boekhouder boekt de dag, niet elke afzonderlijke pizza. Daarom vat het boekingsbestand elke kassa-afsluiting samen in één reeks boekingen: omzet uitgesplitst per btw-tarief, contant geld, girale betalingen, fooi en kasverschillen. De boekingsdatum is de dag van de afsluiting, het referentieveld draagt het nummer van het Z-rapport — de boekhouder vindt dus bij elke boeking de bon waaruit die is ontstaan. Een dag die niemand heeft afgesloten, heeft geen Z-rapport en dus ook geen boekingen; de export meldt dat, in plaats van het stilzwijgend over te slaan.
Elke boeking heeft twee kanten — het bestand klopt
Elke regel bevat rekening, tegenrekening en bedrag, en is dus een volledige dubbele boeking. Daardoor is het bestand al door zijn constructie in balans: de kas beweegt precies met het bedrag waarmee de lade is bewogen — contante omzet plus fooi, plus stortingen, min opnames, plus de geboekte kasverschillen. Wat niet aan de provideropsplitsing kan worden toegewezen, komt zichtbaar op een verzamelrekening te staan met een toelichting, in plaats van het bestand uit balans te brengen.
SKR03 of SKR04 — en rekeningen die we niet verzinnen
Voor de rekeningen waarvan het antwoord vaststaat, zijn voorstellen vastgelegd: omzet 19 % en 7 %, kas, girale betalingen, doorlopende posten. Voor alles wat afhangt van jouw rekeningschema — fooi, kasverschillen, vorderingen, de tussenrekeningen van de betaaldienstverleners — blijft het veld leeg. Ontbreekt zo'n rekening in een export die je nu nodig hebt, dan weigert de export en noemt hij de betreffende rekening, in plaats van een nummer te verzinnen dat je boekhouder later moet uitzoeken. De rekeningtoewijzing bespreek je één keer met hem en leg je vervolgens vast.
Rekeningnummers worden niet aangevuld
De lengte van de grootboekrekeningen van je kantoor is onderdeel van de instellingen, en rekeningnummers worden precies op die lengte gecontroleerd. Dat klinkt formeel, maar is belangrijk: in een vijfcijferig SKR03 is de kas 10000 en niet 01000 — zou de software een viercijferig nummer aanvullen, dan boekt ze op een andere rekening dan die je hebt ingevoerd.
Het formaat dat DATEV echt verwacht
Het bestand is CP-1252-gecodeerd en niet UTF-8, velden zijn gescheiden door een puntkomma, tekst staat tussen aanhalingstekens, decimalen gebruiken een komma en regels eindigen met CRLF; de boekingsdatum staat als dag en maand, omdat het boekjaar in de kop van het bestand staat. Elk van deze details bepaalt of de import doorloopt of dat 12,40 € als twaalfhonderdveertig euro aankomt.
Wat het bestand niet kan, staat in de app
Twee dingen neemt de export niet voor zijn rekening, en dat meldt hij op het moment dat je hem aanmaakt, in plaats van dat het pas in maart opvalt. De kosten van de betaaldienstverleners zijn niet gemodelleerd, de tussenrekeningen worden dus bruto geboekt en lopen niet vanzelf recht. En een vordering uit een onbetaalde bon wordt geboekt, de latere afwikkeling ervan niet — die rekening rekent je boekhouder recht aan de hand van het uitbetalingsoverzicht.
Wat dit scheelt op kantoor
Direct te importeren
Boekingsbestand in DATEV-formaat voor Rechnungswesen — geen Z-rapporten overtypen.
Beide rekeningschema's
Voorstellen waar het antwoord vaststaat, vrije toewijzing overal waar het aankomt op het kantoor.
Bestand in balans
Elke boeking bevat rekening en tegenrekening — de kas beweegt precies met het bedrag van de lade.
Zo richt je de export in
Rekeningschema en rekeninglengte invoeren
SKR03 of SKR04 en de lengte van de grootboekrekeningen, zoals je kantoor die hanteert. Beide staan in twijfelgevallen op elk overzicht dat je van hen krijgt.
Openstaande rekeningen afstemmen met de boekhouder
Fooi, kasverschillen, vorderingen en de tussenrekeningen van de betaaldienstverleners hangen af van jullie rekeningschema. Eenmaal afgestemd en ingevoerd, geldt de toewijzing voor elke volgende export.
Maand kiezen en bestand doorsturen
Het bestand omvat de kassa-afsluitingen van de periode. Bevat de maand een dag zonder afsluiting, dan wijst de export daarop, zodat je die kunt inhalen voordat het bestand naar het kantoor gaat.
Sluit hierop aan
DSFinV-K-export
De andere export: het volledige kassa-archief voor een belastingcontrole.
Verder lezen →Kassa
De kassa waaruit de kassa-afsluitingen komen die hier worden geboekt.
Verder lezen →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, bonplicht en kassavoering.
Verder lezen →Dashboard & rapportage
Z-rapport en overzichten waaruit het boekingsbestand wordt opgebouwd.
Verder lezen →Veelgestelde vragen over de DATEV-export
Wat voor bestand krijgt mijn boekhouder?
Een DATEV-boekingsbestand. Dat is het bestand dat DATEV Rechnungswesen bij het inlezen verwacht, met alles wat het kantoor daarvoor nodig heeft: jouw nummers, boekjaar en rekeningschema. Umlauten, bedragen en datum staan er precies in zoals DATEV ze leest.
Wat moet ik één keer instellen?
Adviseursnummer, dossiernummer, begin van het boekjaar, de lengte van jullie rekeningnummers en het rekeningschema SKR03 of SKR04. Dat staat op elk overzicht dat je van je kantoor krijgt.
Hoe fijnmazig zijn de boekingen?
Een reeks boekingen per dagafsluiting, niet per ticket. Omzet gesplitst per btw-tarief, plus cash, niet-cash, fooi, inleg, opname en kasverschillen. Als datum staat de dag van de afsluiting erin, als document het nummer van het Z-rapport. Zo vindt het kantoor bij elke boeking het bijbehorende ticket.
Welke rekeningen moet ik zelf vastleggen?
Die waarbij het van jullie rekeningschema afhangt: fooi, kasverschillen, openstaande bedragen en de rekeningen voor Stripe, Mollie en co. Omzet tegen 19 % en 7 %, kassa, betaalkaart, inleg en opname staan voor SKR03 en SKR04 al ingevuld. Ontbreekt een rekening die de export nodig heeft, dan gaat hij niet verder en zegt hij je welke. Liever een duidelijke melding dan een verzonnen rekeningnummer.
Wat gebeurt er met dagen zonder dagafsluiting?
Die leveren geen boekingen op, want zonder Z-rapport is er niets te boeken. De export wijst je op zulke dagen, zodat je de afsluiting inhaalt voor het bestand naar het kantoor gaat.
Worden kortingen, leveringskosten en annulaties geboekt?
Niet als apart boekingen, en dat is met opzet. Kortingen zijn al van de omzet afgetrokken, de leveringskost is verdeeld over de btw-tarieven, en een annulatie heft zichzelf op met haar tegendocument. Anders zou dezelfde omzet er twee keer in staan.
Zitten de kosten van de betaalproviders erin?
Nee. Geboekt wordt wat de gast betaald heeft, zonder aftrek van de kosten. De kosten boekt je kantoor na op basis van de uitbetalingsrapporten van je provider. De melding staat in de app rechtstreeks bij de export.
Vervangt de DATEV-export de DSFinV-K-export?
Nee. De DATEV-export is de samenvatting voor de boekhouding en gaat naar je boekhouder. De DSFinV-K is je volledige kassa-archief voor de fiscus. Bij een kascontrole heb je de DSFinV-K nodig.
Kost de DATEV-export extra?
Nee. De DATEV-export hoort bij de module Kassa. Zonder dagafsluiting zou er toch niets te boeken zijn.
Wie mag de DATEV-export maken?
Voorlopig enkel de eigenaar. Hetzelfde geldt voor de rekeningen, want die bepalen waar elke toekomstige export naar boekt.