Der Buchungsstapel, den dein Steuerberater importieren kann
Monat wählen, Datei herunterladen, weitergeben. GastroSystem erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format: je Kassenabschluss ein Satz von Buchungen, mit Konto und Gegenkonto, Steuerschlüssel und Belegdatum. Der Steuerberater liest ihn in Rechnungswesen ein, statt deine Z-Bons abzutippen — und die Kontenzuordnung legst du einmal fest, nach SKR03 oder SKR04.
Je Kassenabschluss ein Buchungssatz, nicht je Beleg
Der Steuerberater bucht den Tag, nicht die einzelne Pizza. Deshalb fasst der Buchungsstapel jeden Kassenabschluss zu einem Satz von Buchungen zusammen: Erlöse nach Steuersatz getrennt, Bargeld, unbare Zahlungen, Trinkgeld und Kassendifferenzen. Belegdatum ist der Tag des Abschlusses, das Belegfeld trägt die Nummer des Z-Berichts — der Berater findet also zu jeder Buchung den Bon, aus dem sie stammt. Ein Tag, den niemand abgeschlossen hat, hat keinen Z-Bon und damit auch keine Buchungen; der Export sagt dir das, statt ihn stillschweigend zu übergehen.
Jede Buchung hat zwei Seiten — der Stapel geht auf
Jede Zeile trägt Konto, Gegenkonto und Betrag, ist also eine vollständige doppelte Buchung. Dadurch ist der Stapel schon von der Konstruktion her im Gleichgewicht: die Kasse bewegt sich um genau den Betrag, um den sich die Lade bewegt hat — Barerlöse plus Trinkgeld, plus Einlagen, minus Entnahmen, plus die gebuchten Kassendifferenzen. Was der Provideraufteilung nicht zugeordnet werden kann, landet sichtbar auf einem Sammelkonto mit Hinweis, statt den Stapel unrund zu machen.
SKR03 oder SKR04 — und Konten, die wir nicht erfinden
Für die Konten, bei denen die Antwort feststeht, sind Vorschläge hinterlegt: Erlöse 19 % und 7 %, Kasse, unbare Zahlungen, durchlaufende Posten. Für alles, wo es auf deinen Kontenplan ankommt — Trinkgeld, Kassendifferenzen, Forderungen, die Verrechnungskonten der Zahlungsdienstleister — bleibt das Feld leer. Fehlt eines davon in einem Export, den du gerade brauchst, verweigert der Export ihn und benennt das Konto, statt eine Nummer zu erfinden, die dein Berater später suchen muss. Die Kontenzuordnung besprichst du einmal mit ihm und trägst sie ein.
Kontonummern werden nicht aufgefüllt
Die Sachkontenlänge deiner Kanzlei ist Teil der Einstellungen, und Kontonummern werden genau in dieser Länge geprüft. Das klingt pedantisch, ist aber wichtig: in einem fünfstelligen SKR03 ist die Kasse 10000 und nicht 01000 — würde die Software eine vierstellige Nummer auffüllen, bucht sie auf ein anderes Konto als das, das du eingetragen hast.
Das Format, das DATEV wirklich erwartet
Die Datei ist CP-1252-kodiert und nicht UTF-8, Felder sind mit Semikolon getrennt, Texte in Anführungszeichen, Dezimalstellen mit Komma und Zeilen mit CRLF beendet; das Belegdatum steht als Tag und Monat, weil das Wirtschaftsjahr im Kopf der Datei steht. Jede dieser Kleinigkeiten entscheidet darüber, ob der Import durchläuft oder ob 12,40 € als zwölfhundertvierzig Euro ankommen.
Was der Stapel nicht kann, steht in der App
Zwei Dinge nimmt dir der Export nicht ab, und er sagt es dir dort, wo du ihn ziehst, statt dass es im März auffällt. Die Gebühren der Zahlungsdienstleister sind nicht modelliert, die Verrechnungskonten werden also brutto gebucht und gleichen sich nicht von selbst aus. Und eine Forderung aus einem unbezahlten Beleg wird gebucht, ihre spätere Auflösung nicht — dieses Konto gleicht dein Berater anhand des Auszahlungsberichts aus.
Was das in der Kanzlei spart
Direkt importierbar
Buchungsstapel im DATEV-Format für Rechnungswesen — kein Abtippen von Z-Bons.
Beide Kontenrahmen
Vorschläge, wo die Antwort feststeht, freie Zuordnung überall dort, wo es auf die Kanzlei ankommt.
Stapel im Gleichgewicht
Jede Buchung trägt Konto und Gegenkonto — die Kasse bewegt sich um genau den Betrag der Lade.
So richtest du den Export ein
Kontenrahmen und Sachkontenlänge eintragen
SKR03 oder SKR04 und die Länge der Sachkonten, wie deine Kanzlei sie führt. Beides steht im Zweifel auf jeder Auswertung, die du von ihr bekommst.
Offene Konten mit dem Steuerberater klären
Trinkgeld, Kassendifferenzen, Forderungen und die Verrechnungskonten der Zahlungsdienstleister hängen an eurem Kontenplan. Einmal abgestimmt und eingetragen, gilt die Zuordnung für jeden weiteren Export.
Monat wählen und Datei weitergeben
Der Stapel umfasst die Kassenabschlüsse des Zeitraums. Enthält der Monat einen Tag ohne Abschluss, weist der Export darauf hin, damit du ihn nachholst, bevor die Datei in die Kanzlei geht.
Passt dazu
DSFinV-K-Export
Der andere Export: das vollständige Kassenarchiv für die Kassennachschau.
Weiterlesen →Kasse
Die Registerkasse, aus der die Kassenabschlüsse stammen, die hier gebucht werden.
Weiterlesen →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, Belegausgabepflicht und Kassenführung.
Weiterlesen →Dashboard & Reporting
Z-Bericht und Auswertungen, aus denen der Buchungsstapel gebildet wird.
Weiterlesen →Häufige Fragen zum DATEV-Export
In welchem Format kommt die Datei?
Als Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format, also die CSV-Struktur, die Rechnungswesen beim Import erwartet — mit Kopfzeile, Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen und Sachkontenlänge. Die Datei ist CP-1252-kodiert, semikolongetrennt und nutzt das Komma als Dezimaltrennzeichen, weil DATEV es so liest.
Wie fein sind die Buchungen?
Je Kassenabschluss ein Satz von Buchungen, nicht je Beleg. Erlöse werden nach Steuersatz getrennt, dazu Bargeld, unbare Zahlungen, Trinkgeld und Kassendifferenzen. Belegdatum ist der Tag des Abschlusses und das Belegfeld trägt die Nummer des Z-Berichts, sodass sich jede Buchung dem Bon zuordnen lässt, aus dem sie stammt.
Welche Konten muss ich selbst festlegen?
Die, bei denen es auf euren Kontenplan ankommt: Trinkgeld, Kassendifferenzen, Forderungen und die Verrechnungskonten der Zahlungsdienstleister. Erlöse zu 19 % und 7 %, Kasse und unbare Zahlungen sind für SKR03 und SKR04 vorbelegt. Fehlt ein Konto, das ein Export bräuchte, wird der Export mit dem Namen des Kontos abgelehnt — eine erfundene Nummer wäre im Zweifel schlimmer als eine klare Fehlermeldung.
Was passiert mit Tagen ohne Tagesabschluss?
Sie erzeugen keine Buchungen, denn ohne Z-Bericht gibt es keinen Kassenabschluss, der gebucht werden könnte. Der Export weist auf solche Tage hin, statt sie stillschweigend auszulassen, damit du den Abschluss nachholen kannst, bevor die Datei in die Kanzlei geht.
Werden Rabatte, Liefergebühren und Stornos gebucht?
Nicht als eigene Buchungen, und das ist Absicht. Rabatte sind bereits als Entgeltminderung in den Erlösen berücksichtigt, die Liefergebühr ist auf die Steuersätze verteilt, und ein Storno hebt sich mit seinem Gegenbeleg auf. Würde man sie zusätzlich buchen, stünde derselbe Umsatz zweimal im Stapel.
Ersetzt der DATEV-Export den DSFinV-K-Export?
Nein. Der Buchungsstapel ist die Zusammenfassung für die Buchhaltung und geht an deinen Steuerberater. Die DSFinV-K ist der vollständige Kassendatensatz mit jedem Beleg und jeder Position und geht an die Finanzverwaltung. Für eine Kassennachschau brauchst du die DSFinV-K; der Buchungsstapel hilft dort nicht weiter.
Sind die Gebühren der Zahlungsdienstleister enthalten?
Nein. Die Verrechnungskonten werden brutto gebucht, weil die Gebühren nicht modelliert sind — sie gleichen sich also nicht von selbst aus. Dein Steuerberater bucht die Gebühren anhand des Auszahlungsberichts des Anbieters nach. Der Hinweis steht in der App direkt am Export, damit es nicht erst beim Jahresabschluss auffällt.
Wer darf den Buchungsstapel erzeugen?
Standardmäßig nur der Inhaber. Dieselbe Berechtigung deckt auch die Kontenzuordnung ab — sie entscheidet, wohin jeder künftige Export bucht, und gehört damit nicht in den Alltag der Schichtleitung.