Der DSFinV-K-Export, den der Prüfer sehen will
Steht die Kassennachschau vor der Tür, wählst du den Zeitraum und lädst das Archiv herunter: index.xml, die zugehörige DTD und die CSV-Dateien der DSFinV-K in der Fassung 2.4 — jeder Beleg, jede Position, jede Zahlart und jede Bewegung der Kassenlade. Der Prüfer bekommt eine Datei, die er in sein Prüfprogramm einliest, statt einer Woche Nacharbeit für dich.
Der Kassenabschluss ist die Einheit, nicht der Zeitraum
Die DSFinV-K ordnet jeden Vorgang einem Kassenabschluss zu — deshalb enthält das Archiv genau die Tage, die du auch abgeschlossen hast. Bevor der Download startet, sagt dir der Export, wie viele Kassenabschlüsse und wie viele Vorgänge er gefunden hat, und er nennt dir die Tage im Zeitraum, für die kein Z-Bericht existiert. Diese Tage gehören zu keinem Abschluss und wären sonst stillschweigend nicht dabei. Aus derselben Meldung heraus holst du den fehlenden Tagesabschluss nach.
Auch die Kassenlade steht im Archiv
Einlage und Entnahme werden als Geldtransit geführt, der Kassensturz als Differenz zwischen Soll und Ist — so, wie es die Beispiele des Bundeszentralamts für Steuern vorsehen. Ein Kassensturz, der aufgeht, erzeugt keinen Vorgang, weil es nichts zu buchen gibt. Und eine Differenz wird genau einmal gebucht, nämlich bei der Zählung, die sie zuerst gefunden hat: sonst meldet jede weitere Zählung denselben fehlenden Schein noch einmal.
Die Umsatzsteuer kommt aus dem Beleg, nicht aus einer Nachrechnung
Maßgeblich ist die Steueraufteilung, die am Beleg gespeichert ist — also das, was der Gast tatsächlich gezahlt hat. Die Positionen werden dann auf diese Aufteilung hin abgestimmt: erst die Artikel, dann Liefergebühr und Rabatt anteilig auf die Steuersätze verteilt, und was rechnerisch übrig bleibt, steht als ausgewiesene umsatzsteuerliche Aufteilung im Beleg. Das ist der ehrliche Weg — bei einem Menü aus Speise und Getränk lässt sich der Steuerbetrag aus der Artikelzeile allein gar nicht rekonstruieren.
Unbezahltes wird als Forderung ausgewiesen
Ein Beleg, der zum Zeitpunkt des Kassenabschlusses noch nicht bezahlt war, wird als Forderungsentstehung gebucht und die Zahlart bleibt leer — auch das ist ein Beispiel des BZSt. Entscheidend ist der Stand zum Abschluss, nicht der von heute: Zahlungen, die später eingehen, ändern rückwirkend nichts mehr an einem Archiv, das du bereits abgegeben hast. Ein einmal exportierter Zeitraum sieht bei jedem erneuten Export gleich aus.
Der Download läuft über einen Link mit kurzer Gültigkeit
Der Export wird beim Abruf erzeugt und direkt ausgeliefert, statt irgendwo zu liegen. Der Link gilt fünfzehn Minuten und nennt Restaurant und Zeitraum; danach verfällt er. Das vollständige Kassenarchiv liegt damit in keinem öffentlich erreichbaren Speicher, und es gibt keine Frage danach, wie lange es dort aufbewahrt wird. Ein Zeitraum darf bis zu 366 Tage umfassen, ein Wirtschaftsjahr passt also in einen Abruf.
Nur der Inhaber exportiert
Der DSFinV-K-Export hängt an einer eigenen Berechtigung, die standardmäßig nur der Inhaber hat — bewusst getrennt von den Auswertungen, die ein Filialleiter im Alltag zieht. Es geht um den vollständigen Steuerdatensatz des Betriebs, nicht um den Monatsumsatz.
Was der Export dir abnimmt
Aktuelle Fassung
Erstellt nach DSFinV-K 2.4 — der Version, die das Bundeszentralamt für Steuern veröffentlicht.
CSV-Dateien
Zusammen mit index.xml und DTD als ZIP, in der Struktur, die das Prüfprogramm erwartet.
Gültigkeit des Links
Wird beim Abruf erzeugt und danach nicht gespeichert — kein Kassenarchiv auf fremden Servern.
So erstellst du das Archiv
Zeitraum wählen
Monat oder Wirtschaftsjahr — für die Kassennachschau meist der laufende oder der abgeschlossene Zeitraum, den der Prüfer benennt.
Prüfmeldung lesen
Vor dem Download siehst du, wie viele Kassenabschlüsse und Vorgänge enthalten sind und ob im Zeitraum Tage ohne Tagesabschluss liegen. Fehlende Abschlüsse holst du direkt aus dieser Meldung nach.
Archiv herunterladen und übergeben
Du bekommst ein ZIP mit index.xml, DTD und den CSV-Dateien. Diese Datei übergibst du dem Prüfer oder liest sie in das Prüfprogramm ein — es ist keine weitere Aufbereitung nötig.
Passt dazu
Kasse
Die Registerkasse am Tresen — Bar, Karte, Kassenbuch und Tagesabschluss.
Weiterlesen →DATEV-Buchungsstapel
Der andere Export: je Kassenabschluss ein Buchungssatz für den Steuerberater.
Weiterlesen →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, Belegausgabepflicht und was daraus für dich folgt.
Weiterlesen →Dashboard & Reporting
Z-Bericht, Tagesabschluss und Auswertungen für den täglichen Blick auf die Zahlen.
Weiterlesen →Häufige Fragen zum DSFinV-K-Export
Was ist die DSFinV-K überhaupt?
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme legt fest, in welcher Struktur Kassendaten für eine Prüfung bereitgestellt werden — welche Dateien, welche Spalten, welche Werte. Sie sorgt dafür, dass der Prüfer die Daten jeder Kasse mit demselben Programm lesen kann, statt sich in jedes Kassenformat einzuarbeiten. GastroSystem erzeugt das Archiv nach der Fassung 2.4.
Welche Tage sind im Export enthalten?
Alle Tage im gewählten Zeitraum, für die ein Kassenabschluss existiert. Die DSFinV-K ordnet jeden Vorgang einem Abschluss zu — ein Tag ohne Z-Bericht gehört zu keinem und kann deshalb nicht Teil des Archivs sein. Der Export sagt dir vor dem Download, welche Tage das betrifft, und du holst den Abschluss direkt aus dieser Meldung nach.
Sind Einlagen und Entnahmen enthalten?
Ja. Bewegungen der Kassenlade sind aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle wie ein Verkauf. Einlage und Entnahme stehen als Geldtransit im Archiv, ein Kassensturz mit Abweichung als Differenz zwischen Soll und Ist. Ein Kassensturz, bei dem der gezählte Bestand stimmt, erzeugt keinen Vorgang — es gibt nichts zu buchen.
Ändert sich das Archiv, wenn eine Zahlung später eingeht?
Nein. Ob ein Beleg als bezahlt gilt, wird zum Zeitpunkt des Kassenabschlusses beurteilt und nicht neu bewertet. War er da noch offen, steht er als Forderung im Archiv und bleibt es auch, wenn das Geld zwei Tage später ankommt. Andernfalls sähe derselbe Zeitraum bei jedem Export anders aus, was für einen abgeschlossenen Prüfungszeitraum nicht in Frage kommt.
Wie übergebe ich die Datei an den Prüfer?
Als ZIP-Archiv — per USB-Stick, über das Portal des Finanzamts oder wie im Einzelfall vereinbart. Es enthält index.xml, die zugehörige DTD und die CSV-Dateien; die Struktur ist die, die Prüfsoftware erwartet. Eine Aufbereitung durch dich oder deinen Steuerberater ist nicht nötig.
Wo wird das Archiv gespeichert?
Nirgends. Es wird beim Abruf erzeugt und direkt an dich ausgeliefert. Der Downloadlink gilt fünfzehn Minuten und nennt Restaurant und Zeitraum, danach verfällt er. Damit liegt der vollständige Steuerdatensatz nicht in einem Speicher, der ohnehin für Bilder und Anhänge offen ist.
Ist der DSFinV-K-Export dasselbe wie der DATEV-Export?
Nein, die beiden haben verschiedene Adressaten. Die DSFinV-K ist der vollständige Kassendatensatz für die Finanzverwaltung — jeder Beleg und jede Position. Der DATEV-Buchungsstapel ist eine Zusammenfassung je Kassenabschluss für die Buchhaltung deines Steuerberaters. Für eine Kassennachschau ist die DSFinV-K zuständig, für den Jahresabschluss der Buchungsstapel.
Wer darf den Export erstellen?
Standardmäßig nur der Inhaber. Die Berechtigung ist bewusst von den übrigen Auswertungen getrennt, weil hier der vollständige steuerliche Datensatz des Betriebs das Haus verlässt und nicht eine Umsatzübersicht.