Il batch contabile che il tuo commercialista può importare
Scegli il mese, scarichi il file, lo passi. GastroSystem genera un insieme di registrazioni DATEV in formato EXTF: per ogni chiusura di cassa una serie di registrazioni, con conto e contropartita, codice fiscale e data del documento. Il commercialista le importa nel suo software contabile, invece di trascrivere i tuoi Z-Bericht a mano, e l'assegnazione dei conti la definisci una volta, secondo SKR03 o SKR04.
Una registrazione per chiusura di cassa, non per scontrino
Il commercialista registra la giornata, non la singola pizza. Per questo il batch contabile riassume ogni chiusura di cassa in un set di registrazioni: ricavi separati per aliquota IVA, contanti, pagamenti non in contanti, mance e differenze di cassa. La data documento è il giorno della chiusura, il campo documento riporta il numero del rapporto Z — così il commercialista trova per ogni registrazione lo scontrino da cui proviene. Una giornata che nessuno ha chiuso non ha rapporto Z e quindi nemmeno registrazioni; l'export te lo segnala invece di ignorarlo silenziosamente.
Ogni registrazione ha due lati — il batch quadra
Ogni riga riporta conto, contropartita e importo, è quindi una registrazione in partita doppia completa. Per questo il batch è in equilibrio già per costruzione: la cassa si muove esattamente dell'importo di cui si è mosso il cassetto — incassi in contanti più mance, più versamenti, meno prelievi, più le differenze di cassa registrate. Ciò che non può essere attribuito alla ripartizione dei fornitori finisce visibilmente su un conto raccolta con nota, invece di sbilanciare il batch.
SKR03 o SKR04 — e conti che non inventiamo
Per i conti dove la risposta è certa, sono già impostati dei suggerimenti: ricavi al 19% e al 7%, cassa, pagamenti non in contanti, partite di giro. Per tutto ciò che dipende dal tuo piano dei conti — mance, differenze di cassa, crediti, i conti di compensazione dei fornitori di pagamento — il campo resta vuoto. Se ne manca uno in un export di cui hai bisogno, l'export lo rifiuta e indica il conto mancante, invece di inventare un numero che il tuo commercialista dovrebbe poi rintracciare. La mappatura dei conti la concordi una volta con lui e la inserisci.
I numeri di conto non vengono riempiti automaticamente
La lunghezza dei conti del tuo studio fa parte delle impostazioni, e i numeri di conto vengono verificati esattamente con quella lunghezza. Sembra pedante, ma è importante: in uno SKR03 a cinque cifre la cassa è 10000 e non 01000 — se il software completasse automaticamente un numero a quattro cifre, registrerebbe su un conto diverso da quello che hai inserito.
Il formato che DATEV si aspetta davvero
Il file è codificato in CP-1252 e non in UTF-8, i campi sono separati da punto e virgola, i testi tra virgolette, i decimali con la virgola e le righe terminano con CRLF; la data documento è indicata come giorno e mese, perché l'esercizio contabile è indicato nell'intestazione del file. Ognuno di questi dettagli decide se l'importazione va a buon fine o se 12,40 € arrivano come milleduecentoquaranta euro.
Ciò che il batch non può fare, sta nell'app
Ci sono due cose che l'export non ti toglie di mano, e te lo dice dove lo scarichi, invece che farlo emergere a marzo. Le commissioni dei fornitori di pagamento non sono modellate, quindi i conti di compensazione vengono registrati al lordo e non si compensano da soli. E un credito derivante da uno scontrino non pagato viene registrato, la sua successiva estinzione no — questo conto lo compensa il tuo commercialista in base al report dei pagamenti del fornitore.
Cosa risparmia allo studio
Importabile direttamente
Batch contabile in formato DATEV per la contabilità — niente ricopiatura di scontrini Z.
Entrambi i piani dei conti
Suggerimenti dove la risposta è certa, assegnazione libera ovunque dipenda dallo studio.
Batch in equilibrio
Ogni registrazione riporta conto e contropartita — la cassa si muove esattamente dell'importo del cassetto.
Come configuri l'export
Inserisci piano dei conti e lunghezza dei conti
SKR03 o SKR04 e la lunghezza dei conti, come li gestisce il tuo studio. Entrambi si trovano, in caso di dubbio, su qualsiasi report che ricevi da lui.
Chiarisci i conti aperti con il commercialista
Mance, differenze di cassa, crediti e i conti di compensazione dei fornitori di pagamento dipendono dal vostro piano dei conti. Una volta concordata e inserita, l'assegnazione vale per ogni export successivo.
Scegli il mese e consegna il file
Il batch comprende le chiusure di cassa del periodo. Se il mese contiene un giorno senza chiusura, l'export lo segnala, così puoi recuperarla prima che il file vada allo studio.
Si abbina a
Export DSFinV-K
L'altro export: l'archivio di cassa completo per la verifica della cassa.
Continua a leggere →Cassa
Il registratore di cassa da cui provengono le chiusure che vengono registrate qui.
Continua a leggere →TSE e KassenSichV
Normativa sulla sicurezza dei registratori di cassa, obbligo di rilascio dello scontrino e tenuta della cassa.
Continua a leggere →Dashboard e reportistica
Rapporto Z e analisi da cui si forma il batch contabile.
Continua a leggere →Domande frequenti sull'esportazione DATEV
Che tipo di file riceve il mio commercialista?
Un insieme di registrazioni DATEV. È il file che il software contabile DATEV si aspetta in importazione, con tutto quello che serve allo studio: i tuoi numeri, l'anno fiscale e il piano dei conti. Dieresi, importi e date sono scritti esattamente come li legge DATEV.
Cosa devo configurare una volta?
Numero del consulente, numero del cliente, inizio dell'anno fiscale, la lunghezza dei vostri numeri di conto e il piano dei conti SKR03 o SKR04. Questo sta su ogni report che ricevi dal tuo studio.
Quanto sono dettagliate le registrazioni?
Una serie di registrazioni per chiusura di cassa, non per scontrino. Incasso separato per aliquota, più contanti, non in contanti, mance, versamenti, prelievi e differenze di cassa. Come data c'è il giorno della chiusura, come documento il numero dello Z-Bericht. Così lo studio trova lo scontrino giusto per ogni registrazione.
Quali conti devo stabilire io stesso?
Quelli che dipendono dal vostro piano dei conti: mance, differenze di cassa, importi in sospeso e i conti per Stripe, Mollie e simili. Incasso al 19 % e al 7 %, cassa, carta, versamento e prelievo sono già inseriti per SKR03 e SKR04. Se manca un conto di cui l'esportazione ha bisogno, si ferma e ti dice quale. Meglio un avviso chiaro che un numero di conto inventato.
Cosa succede ai giorni senza chiusura di giornata?
Non generano registrazioni, perché senza Z-Bericht non c'è nulla da registrare. L'esportazione ti segnala questi giorni, così recuperi la chiusura prima che il file vada allo studio.
Sconti, costi di consegna e storni vengono registrati?
Non come registrazioni proprie, ed è voluto. Gli sconti sono già detratti dall'incasso, il costo di consegna è distribuito sulle aliquote, e uno storno si annulla con il suo documento di storno. Altrimenti lo stesso incasso comparirebbe due volte.
Le commissioni dei fornitori di pagamento sono comprese?
No. Si registra quello che il cliente ha pagato, senza detrarre le commissioni. Le commissioni le registra il tuo studio sulla base dei report di erogazione del tuo fornitore. L'avviso sta nell'app direttamente vicino all'esportazione.
L'esportazione DATEV sostituisce l'esportazione DSFinV-K?
No. L'esportazione DATEV è il riassunto per la contabilità e va al tuo commercialista. La DSFinV-K è il tuo archivio di cassa completo per il fisco. In caso di controllo fiscale ti serve la DSFinV-K.
L'esportazione DATEV costa in più?
No. L'esportazione DATEV appartiene al modulo Cassa. Senza chiusura di cassa non ci sarebbe comunque nulla da registrare.
Chi può creare l'esportazione DATEV?
Per ora solo il titolare. Lo stesso vale per i conti, perché decidono dove registra ogni esportazione futura.