Bogføringsbilaget, din revisor kan importere
Vælg måned, download filen, send videre. GastroSystem genererer en DATEV-bogføringsbunke i EXTF-format: pr. kasseafslutning et sæt bogføringer, med konto og modkonto, momskode og bilagsdato. Revisoren læser den ind i bogføringssystemet, i stedet for at taste dine Z-Bericht af, og kontotildelingen fastlægger du én gang, efter SKR03 eller SKR04.
Ét bogføringsbilag pr. dagsafslutning, ikke pr. kvittering
Revisoren bogfører dagen, ikke den enkelte pizza. Derfor samler bogføringsbilaget hver dagsafslutning til ét sæt bogføringer: omsætning opdelt efter momssats, kontanter, ikke-kontante betalinger, drikkepenge og kassedifferencer. Bilagsdatoen er datoen for afslutningen, bilagsfeltet bærer nummeret på Z-rapporten — revisoren finder altså til hver bogføring den bon, den stammer fra. En dag, som ingen har afsluttet, har ingen Z-rapport og dermed heller ingen bogføringer; eksporten fortæller dig det, i stedet for at springe den stiltiende over.
Hver bogføring har to sider — bilaget går op
Hver linje bærer konto, modkonto og beløb, og er dermed en fuldstændig dobbelt bogføring. Derfor er bilaget allerede fra konstruktionen i balance: kassen bevæger sig med præcis det beløb, som skuffen har bevæget sig — kontant omsætning plus drikkepenge, plus indskud, minus udtag, plus de bogførte kassedifferencer. Det, der ikke kan tildeles udbyderopdelingen, havner synligt på en samlekonto med en henvisning, i stedet for at gøre bilaget ubalanceret.
SKR03 eller SKR04 — og konti, vi ikke opfinder
For de konti, hvor svaret ligger fast, er der lagt forslag ind: omsætning 19 % og 7 %, kasse, ikke-kontante betalinger, gennemløbende poster. For alt, hvor det afhænger af din kontoplan — drikkepenge, kassedifferencer, tilgodehavender, betalingsudbydernes afregningskonti — forbliver feltet tomt. Mangler en af dem i en eksport, du netop har brug for, afviser eksporten den og angiver kontoens navn i stedet for at opfinde et nummer, som din revisor senere skal lede efter. Kontotildelingen aftaler du én gang med ham og indtaster den.
Kontonumre fyldes ikke op
Din kanslis kontolængde er en del af indstillingerne, og kontonumre tjekkes præcis i den længde. Det lyder pedantisk, men er vigtigt: i en femcifret SKR03 er kassen 10000 og ikke 01000 — hvis softwaren fyldte et firecifret nummer op, ville den bogføre på en anden konto end den, du har indtastet.
Formatet, DATEV reelt forventer
Filen er CP-1252-kodet og ikke UTF-8, felter er adskilt med semikolon, tekster i anførselstegn, decimaler med komma og linjer afsluttet med CRLF; bilagsdatoen står som dag og måned, fordi regnskabsåret står i filens header. Hver af disse detaljer afgør, om importen lykkes, eller om 12,40 € ankommer som tolv hundrede og fyrre euro.
Det, bilaget ikke kan, står i appen
To ting tager eksporten ikke fra dig, og den siger det dér, hvor du henter den, i stedet for at det opdages i marts. Betalingsudbydernes gebyrer er ikke modelleret, afregningskontiene bogføres altså brutto og udligner sig ikke selv. Og et tilgodehavende fra en ubetalt kvittering bogføres, dets senere afvikling ikke — den konto udligner din revisor ud fra udbyderens udbetalingsrapport.
Hvad det sparer i revisionsfirmaet
Direkte importerbart
Bogføringsbilag i DATEV-format til Rechnungswesen — intet indtastning af Z-boner.
Begge kontoplaner
Forslag, hvor svaret ligger fast, fri tildeling overalt, hvor det afhænger af revisionsfirmaet.
Bilag i balance
Hver bogføring bærer konto og modkonto — kassen bevæger sig med præcis skuffens beløb.
Sådan opsætter du eksporten
Indtast kontoplan og kontolængde
SKR03 eller SKR04 samt længden på hovedkonti, som din revisor fører dem. Begge dele står i tvivlstilfælde på enhver opgørelse, du får fra dem.
Afklar åbne konti med revisoren
Drikkepenge, kassedifferencer, tilgodehavender og betalingsudbydernes afregningskonti hænger på jeres kontoplan. Én gang afstemt og indtastet, gælder tildelingen for hver fremtidig eksport.
Vælg måned og videregiv filen
Bilaget omfatter periodens dagsafslutninger. Indeholder måneden en dag uden afslutning, gør eksporten opmærksom på det, så du kan indhente den, før filen går til revisionsfirmaet.
Passer sammen med
DSFinV-K-eksport
Den anden eksport: det fulde kassearkiv til kassekontrollen.
Læs mere →Kasse
Kasseapparatet, som dagsafslutningerne her bogført kommer fra.
Læs mere →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, kvitteringspligt og kasseføring.
Læs mere →Dashboard & rapportering
Z-rapport og opgørelser, som bogføringsbilaget dannes ud fra.
Læs mere →Ofte stillede spørgsmål om DATEV-eksport
Hvilken type fil får min revisor?
En DATEV-bogføringsbunke. Det er den fil, DATEV bogføringssystemet forventer ved indlæsning, med alt, hvad kontoret har brug for: dine numre, regnskabsår og kontoplan. Specialtegn, beløb og datoer står nøjagtig, som DATEV læser dem.
Hvad skal jeg opsætte én gang?
Rådgivernummer, klientnummer, start på regnskabsåret, længden af jeres kontonumre og kontoplanen SKR03 eller SKR04. Det står på hver opgørelse, du får fra dit kontor.
Hvor detaljerede er bogføringerne?
Et sæt bogføringer pr. kasseafslutning, ikke pr. bon. Omsætning opdelt efter momssats, dertil kontant, ikke-kontant, drikkepenge, indskud, udtræk og kasseforskelle. Som dato står afslutningsdagen, som bilag nummeret på Z-Bericht. Sådan finder kontoret den tilhørende bon til hver bogføring.
Hvilke konti skal jeg selv fastlægge?
De, hvor det afhænger af jeres kontoplan: drikkepenge, kasseforskelle, åbne beløb og kontiene til Stripe, Mollie og co. Omsætning til 19 % og 7 %, kasse, betalingskort, indskud og udtræk er allerede indtastet for SKR03 og SKR04. Mangler en konto, som eksporten har brug for, går den ikke videre og fortæller dig hvilken. Hellere en klar besked end et opfundet kontonummer.
Hvad sker der med dage uden kasseafslutning?
De genererer ingen bogføringer, for uden Z-Bericht er der intet at bogføre. Eksporten gør dig opmærksom på sådanne dage, så du kan lave afslutningen bagefter, før filen går til kontoret.
Bogføres rabatter, leveringsgebyrer og annulleringer?
Ikke som egne bogføringer, og det er med vilje. Rabatter er allerede trukket fra i omsætningen, leveringsgebyret er fordelt på momssatserne, og en annullering ophæver sig med sin modpostering. Ellers ville samme omsætning stå dobbelt.
Er betalingsudbyderens gebyrer med?
Nej. Der bogføres, hvad gæsten har betalt, uden fradrag af gebyrer. Gebyrerne bogfører dit kontor efterfølgende ud fra udbyderens udbetalingsrapporter. Beskeden står i appen direkte ved eksporten.
Erstatter DATEV-eksporten DSFinV-K-eksporten?
Nej. DATEV-eksporten er sammenfatningen til bogføringen og går til din revisor. DSFinV-K er dit komplette kassearkiv til skattemyndighederne. Ved et kontrolbesøg har du brug for DSFinV-K.
Koster DATEV-eksporten ekstra?
Nej. DATEV-eksporten hører til modulet Kasse. Uden kasseafslutning ville der jo heller ikke være noget at bogføre.
Hvem må oprette DATEV-eksporten?
Til at starte med kun ejeren. Det samme gælder kontiene, for de bestemmer, hvor hver fremtidig eksport bogfører til.