Verifikationslistan som din redovisningskonsult kan importera
Välj månad, ladda ner filen, skicka vidare. GastroSystem skapar ett DATEV-bokföringsunderlag i EXTF-format: en uppsättning bokningar per kassaavslut, med konto och motkonto, momskod och kvittodatum. Redovisningsbyrån läser in det i sitt bokföringsprogram, istället för att skriva av dina Z-Bericht, och kontoindelningen bestämmer du en gång, enligt SKR03 eller SKR04.
En bokföringspost per kassaavslut, inte per kvitto
Redovisningskonsulten bokför dagen, inte den enskilda pizzan. Därför sammanfattar verifikationslistan varje kassaavslut till en uppsättning bokföringsposter: intäkter uppdelade efter momssats, kontanter, ej kontanta betalningar, dricks och kassadifferenser. Verifikationsdatumet är avslutsdagen, verifikationsfältet bär numret på Z-rapporten — konsulten hittar alltså kvittot bakom varje bokföringspost. En dag som ingen har avslutat saknar Z-rapport och därmed också bokföringsposter; exporten talar om det för dig istället för att tyst hoppa över den.
Varje post har två sidor — listan går ihop
Varje rad har konto, motkonto och belopp, alltså en fullständig dubbel bokföringspost. Därför är listan redan i sin konstruktion i balans: kassan förändras med exakt det belopp som kassalådan har förändrats med — kontantintäkter plus dricks, plus insättningar, minus uttag, plus de bokförda kassadifferenserna. Det som inte kan tilldelas leverantörsfördelningen hamnar synligt på ett samlingskonto med en anmärkning, istället för att göra listan obalanserad.
SKR03 eller SKR04 — och konton vi inte hittar på
För de konton där svaret redan är givet finns förslag inlagda: intäkter 19 % och 7 %, kassa, ej kontanta betalningar, transiterande poster. För allt som beror på er egen kontoplan — dricks, kassadifferenser, fordringar, betalningsleverantörernas avräkningskonton — lämnas fältet tomt. Saknas ett av dessa i en export du just behöver, vägrar exporten och anger kontots namn, istället för att hitta på ett nummer som din konsult senare måste leta efter. Kontotilldelningen går ni igenom en gång tillsammans och fyller i.
Kontonummer fylls inte ut i efterhand
Din byrås kontolängd är en del av inställningarna, och kontonummer kontrolleras exakt mot denna längd. Det låter petigt men är viktigt: i ett femsiffrigt SKR03 är kassan 10000 och inte 01000 — skulle programvaran fylla ut ett fyrsiffrigt nummer, skulle den bokföra på ett annat konto än det du angett.
Formatet som DATEV faktiskt förväntar sig
Filen är CP-1252-kodad och inte UTF-8, fält är semikolonseparerade, texter inom citattecken, decimaler med komma och rader avslutade med CRLF; verifikationsdatumet anges som dag och månad, eftersom räkenskapsåret står i filens huvud. Var och en av dessa detaljer avgör om importen går igenom eller om 12,40 € kommer fram som tolvhundrafyrtio euro.
Det listan inte klarar av står i appen
Två saker tar exporten inte hand om åt dig, och den säger det där du hämtar den, istället för att det upptäcks först i mars. Betalningsleverantörernas avgifter är inte modellerade, avräkningskontona bokförs alltså brutto och jämnar inte ut sig av sig själva. Och en fordran från ett obetalt kvitto bokförs, men dess senare upplösning inte — det kontot stämmer din redovisningskonsult av mot leverantörens utbetalningsrapport.
Vad det sparar på byrån
Direkt importerbar
Verifikationslista i DATEV-format för bokföringen — inget avskrivande av Z-kvitton.
Båda kontoplanerna
Förslag där svaret redan är givet, fri tilldelning överallt där det beror på byrån.
Lista i balans
Varje post har konto och motkonto — kassan förändras med exakt kassalådans belopp.
Så ställer du in exporten
Ange kontoplan och kontolängd
SKR03 eller SKR04 och längden på sakkontona, så som din byrå för dem. Båda står i tveksamma fall på varje rapport du får från den.
Klargör öppna konton med redovisningskonsulten
Dricks, kassadifferenser, fordringar och betalningsleverantörernas avräkningskonton beror på er kontoplan. Väl avstämt och inmatat gäller tilldelningen för varje kommande export.
Välj månad och skicka filen vidare
Listan omfattar periodens kassaavslut. Innehåller månaden en dag utan avslut, gör exporten dig uppmärksam på det så att du kan komplettera det innan filen går till byrån.
Passar med
DSFinV-K-export
Den andra exporten: det fullständiga kassaarkivet för kassakontrollen.
Läs mer →Kassa
Kassaregistret som kassaavsluten kommer från och bokförs härifrån.
Läs mer →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, kvittoplikt och kassaföring.
Läs mer →Instrumentpanel & rapportering
Z-rapport och analyser som verifikationslistan bildas utifrån.
Läs mer →Vanliga frågor om DATEV-exporten
Vilken typ av fil får min redovisningsbyrå?
Ett DATEV-bokföringsunderlag. Det är den fil som DATEV Rechnungswesen (DATEV:s bokföringsprogram) förväntar sig vid inläsning, med allt byrån behöver: dina nummer, räkenskapsår och kontoplan. Specialtecken, belopp och datum står exakt så som DATEV läser dem.
Vad måste jag ställa in en gång?
Rådgivarnummer, klientnummer, start för räkenskapsåret, längden på era kontonummer och kontoplanen SKR03 eller SKR04. Det står på varje rapport du får från din byrå.
Hur detaljerade är bokningarna?
En uppsättning bokningar per kassaavslut, inte per kvitto. Omsättning uppdelad efter momssats, dessutom kontant, ej kontant, dricks, insättning, uttag och kassadifferenser. Som datum anges avslutsdagen, som kvittoreferens numret på Z-Bericht. Så hittar byrån rätt kvitto till varje bokning.
Vilka konton måste jag ange själv?
De som beror på er kontoplan: dricks, kassadifferenser, öppna belopp och kontona för Stripe, Mollie och liknande. Omsättning till 19 % och 7 %, kassa, kortbetalning, insättning och uttag är redan ifyllda för SKR03 och SKR04. Saknas ett konto som exporten behöver fortsätter den inte, och säger dig vilket. Hellre ett tydligt besked än ett påhittat kontonummer.
Vad händer med dagar utan dagsavslut?
De skapar inga bokningar, eftersom det utan Z-Bericht inte finns något att bokföra. Exporten pekar ut sådana dagar, så att du kan göra avslutet i efterhand innan filen går till byrån.
Bokförs rabatter, leveransavgifter och krediteringar?
Inte som egna bokningar, och det är avsiktligt. Rabatter är redan avdragna i omsättningen, leveransavgiften är fördelad på momssatserna, och en kreditering tar ut sig mot sitt motkvitto. Annars skulle samma omsättning stå med två gånger.
Ingår betalningsleverantörernas avgifter?
Nej. Det som bokförs är vad gästen betalat, utan avdrag för avgifter. Avgifterna bokför din byrå i efterhand utifrån utbetalningsrapporterna från din leverantör. Hänvisningen står i appen direkt vid exporten.
Ersätter DATEV-exporten DSFinV-K-exporten?
Nej. DATEV-exporten är sammanfattningen för bokföringen och går till din redovisningsbyrå. DSFinV-K är ditt kompletta kassaarkiv för skattemyndigheten. Vid en Kassennachschau behöver du DSFinV-K.
Kostar DATEV-exporten extra?
Nej. DATEV-exporten ingår i modulen Kassa. Utan kassaavslut skulle det ju inte finnas något att bokföra.
Vem får skapa DATEV-exporten?
Till att börja med bara ägaren. Detsamma gäller kontona, eftersom de bestämmer vart varje framtida export bokför.