Beställningssystemet för cateringverksamheter
Catering fungerar annorlunda än restaurangdrift: inga spontana beställningar, utan uppdrag med 3–14 dagars framförhållning, egna behov per person och ett kök som samtidigt förbereder för restaurangen och för 3 tillställningar. GastroSystem säkerställer tillräcklig framförhållning, låter dina kunder betala online eller vid leverans, och hjälper köket att planera parallella uppdrag.
Det här känner cateringverksamheter till
- Sistaminutenförfrågningar överbelastar köket
Catering för 80 personer med 24 timmars framförhållning är onödigt stressigt för de flesta verksamheter — men utan automatisk framförhållningskontroll tar vissa anställda ändå emot sådana uppdrag.
- Depositioner krävs inte konsekvent in
Ett cateringuppdrag för 500 EUR som avbokas strax före evenemanget kostar varuinsats och planerade personaltimmar. Utan deposition finns inget skydd mot kortfristiga avbokningar.
- Köksdisposition vid flera evenemang är svårt
Fredag: företagsevenemang 120 personer, bröllop 60 personer, plus normal lunchverksamhet. Utan en digital dispositionsvy tappar köket överblicken över parallella uppdrag och deras krav.
- Leveransområde och prislogik komplext
Catering i innerstaden kostar annorlunda än catering 30 km utanför. Minsta beställningsvärde, leveransavgift och personalschablon varierar beroende på zon och uppdragsstorlek. Det måste systemet beräkna automatiskt.
Så hjälper GastroSystem cateringverksamheter
Framförhållningskontroll: inga kortfristiga beställningar
Definiera minsta framförhållning per beställningskanal: catering under 72 timmars framförhållning avvisas automatiskt. Gäster ser vid bokningsförsöket ett tydligt felmeddelande: "Cateringbeställningar kräver minst 3 arbetsdagars framförhållning." Det skyddar köket mot akuta flaskhalsar utan manuella avslag.
Deposition vid bokning
Cateringuppdrag bekräftas först när en deposition på t.ex. 30 % av ordervärdet betalats. Betalning via kreditkort, PayPal eller banköverföring. Avbokas uppdraget strax före evenemanget går avbokningsavgiften att konfigurera: 48 h framförhållning = 50 % återbetalning, under 24 h = ingen återbetalning.
Köksdispositionsvy för parallella evenemang
Instrumentpanelen visar alla kommande cateringuppdrag i en kalendervy med personantal, meny och leveranstidpunkt. Köket ser på en blick vad som ska förberedas parallellt. Saknade ingredienser kan exporteras till en inköpslista. Flaskhalsar blir synliga i tid, inte först kvällen innan.
Zonbaserad prislogik för catering
Definiera leveransområden med egna prisregler: Zon 1 (upp till 10 km) = 0 EUR leveransavgift från 300 EUR ordervärde, Zon 2 (10–30 km) = 50 EUR leveransavgift från 500 EUR, utanför = på förfrågan. Dessutom konfigurerbar personalschablon från ett visst personantal. Systemet beräknar totalpriset automatiskt.
Skydda depositioner och optimera disposition
En cateringverksamhet med 12 evenemang per månad à Ø 600 EUR: Om 2 uppdrag per månad avbokas kortfristigt och 30 % deposition behålls, säkrar det 360 EUR skyddade täckningsbidrag månatligen. Digital köksdisposition sparar vid 12 evenemang uppskattningsvis 6–8 timmars planeringsarbete — ca 200 EUR i tidsvärde.
Funktioner för catering
Bordsbokning med deposition
Bokningsbekräftelse först efter mottagen deposition.
Läs mer →Schemaläggning
Personaldisposition för flera parallella evenemang.
Läs mer →Leveransområden
Zonbaserade leveransavgifter och minsta beställningsvärden.
Läs mer →Instrumentpanel
Kalendervy över alla kommande cateringevenemang.
Läs mer →Fler branscher
För pizzerior
För pizzerior →
För kebab & falafel
För kebab & falafel →
För gatukök
För gatukök →
För sushirestauranger
För sushirestauranger →
För hemleverans
För hemleverans →
För restaurangkedjor
För restaurangkedjor →
För caféer
För caféer →
För bagerier
För bagerier →
För food trucks
För food trucks →
För ghost kitchens
För ghost kitchens →
För barer & pubar
För barer & pubar →
För glassbarer
För glassbarer →
För hotellrestauranger
För hotellrestauranger →
För shishabarer
För shishabarer →
Asiatisk mat
Asiatisk mat →
Burgarrestauranger
Burgarrestauranger →
Italiensk mat
Italiensk mat →
Grekisk mat
Grekisk mat →
Indisk mat
Indisk mat →
Veganska restauranger
Veganska restauranger →
Vegetariska restauranger
Vegetariska restauranger →
Halalrestauranger
Halalrestauranger →
Vietnamesisk mat
Vietnamesisk mat →
Mexikansk mat
Mexikansk mat →
Amerikansk mat
Amerikansk mat →
Arabisk mat
Arabisk mat →
Uteserveringar
Uteserveringar →
Personalrestauranger
Personalrestauranger →
Vanliga frågor för cateringverksamheter
Kan jag ange minsta framförhållning för cateringbeställningar?
Ja. Du ställer in framförhållningen, upp till 30 dagar. Tider som är för snäva kan din kund inte välja alls. Hur långt i förväg det går att boka bestämmer du också, upp till 90 dagar.
Kan jag begränsa hur många beställningar som kommer in samtidigt?
Ja. Du bestämmer hur många beställningar som får plats i ett tidsfönster. Är det fullt väljer din kund en annan tid.
Finns det en handpenning?
Nej, det finns ingen handpenning. Din kund kan betala hela beloppet online vid beställning eller vid leverans.
Var ser jag mina kommande beställningar?
På din beställningstavla under Planerat, sorterat efter dag. Blir det tid för köket flyttas beställningen till Förberedelse.
Får min kund en faktura?
Ja. Så snart du accepterar skickas kvittot som PDF via mejl. I kassan kan du lägga till företag, adress och momsregistreringsnummer på kvittot, om du vill som Bewirtungsbeleg (tyskt underlag för avdragsgill representation).