Das Bestellsystem für Catering-Betriebe
Catering funktioniert anders als Restaurantbetrieb: kein spontaner Eingang, sondern Aufträge mit 3-14 Tagen Vorlauf, Anforderungen pro Person, und eine Küche, die gleichzeitig fürs Restaurant und 3 Veranstaltungen vorbereitet. GastroSystem erzwingt den Vorlauf, nimmt Anzahlungen bei Buchung und hilft der Küche, parallele Aufträge zu disponieren.
Was Catering-Betriebe kennen
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So hilft GastroSystem Catering-Betrieben
Vorlauf-Enforcement: keine Kurzfristbestellungen
Definiere Mindestvorfrist pro Bestellkanal: Catering unter 72 Stunden Vorlauf automatisch abgelehnt. Gäste sehen beim Buchungsversuch eine klare Fehlermeldung: "Catering-Bestellungen benötigen mindestens 3 Werktage Vorlauf." Das schützt die Küche vor Notfall-Engpässen ohne manuelle Ablehnungen.
Anzahlung bei Buchung
Catering-Aufträge werden erst bestätigt, wenn eine Anzahlung von z.B. 30 % des Auftragswertes bezahlt ist. Zahlung per Kreditkarte, PayPal oder Banküberweisung. Wird der Auftrag kurz vor dem Event storniert, lässt sich die Stornierungsgebühr konfigurieren: 48h Vorlauf = 50 % Rückerstattung, unter 24h = keine Rückerstattung.
Küchen-Dispositionsansicht für parallele Events
Das Dashboard zeigt alle anstehenden Catering-Aufträge in einer Kalenderansicht mit Personenzahl, Menü und Lieferzeitpunkt. Die Küche sieht auf einem Blick, was parallel vorzubereiten ist. Fehlende Zutaten können per Export in eine Einkaufsliste exportiert werden. Engpässe werden rechtzeitig sichtbar, nicht erst am Vorabend.
Zonenbasierte Preislogik für Catering
Definiere Lieferzonen mit eigenen Preisregeln: Zone 1 (bis 10 km) = 0 EUR Liefergebühr ab 300 EUR Auftragswertt, Zone 2 (10-30 km) = 50 EUR Liefergebühr ab 500 EUR, ausserhalb = auf Anfrage. Zusätzlich konfigurierbare Personalpauschale ab einer bestimmten Personenzahl. Das System berechnet den Gesamtpreis automatisch.
Anzahlungen schützen und Disposition optimieren
Ein Catering-Betrieb mit 12 Events pro Monat zu Ø 600 EUR: Wenn 2 Aufträge pro Monat kurzfristig storniert werden und 30 % Anzahlung einbehalten wird, sichert das 360 EUR geschützte Deckungsbeiträge monatlich. Digitale Küchen-Disposition spart bei 12 Events geschätzt 6-8 Stunden Planungsaufwand — ca. 200 EUR Zeitwert.
Funktionen für Catering
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Häufige Fragen für Catering-Betriebe
Kann ich einen Mindestvorlauf für Catering-Bestellungen erzwingen?
Ja. Du definierst die Mindest-Vorfrist in Stunden oder Tagen. Versucht jemand kürzer davor zu buchen, erscheint automatisch eine Ablehnung mit erklärenden Text. Du kannst Ausnahmen für bestimmte Nutzergruppen konfigurieren.
Wie funktioniert die Anzahlung?
Der Gast bucht das Catering und zahlt sofort den konfigurierten Anzahlungssatz per Kreditkarte oder PayPal. Der Restbetrag kann nach Lieferung oder vorab eingezogen werden. Stornierungsregeln definierst du selbst.
Kann ich Catering-Events im Kalender sehen?
Ja. Das Dashboard hat eine Kalenderansicht, die alle anstehenden Aufträge mit Datum, Personenzahl und Menü zeigt. Du kannst auf jeden Auftrag klicken für vollständige Details.