System zamówień dla firm cateringowych
Catering działa inaczej niż restauracja: nie spontaniczne zamówienia, a zlecenia z wyprzedzeniem 3–14 dni, własne wymagania na osobę i kuchnia, która przygotowuje jednocześnie dla restauracji i dla 3 wydarzeń. GastroSystem zapewnia wystarczające wyprzedzenie, pozwala Twoim klientom płacić online albo przy dostawie i pomaga kuchni planować równoległe zlecenia.
Co znają firmy cateringowe
- Zapytania last-minute przeciążają kuchnię
Catering dla 80 osób z 24-godzinnym wyprzedzeniem jest dla większości firm zbędnym stresem — ale bez automatycznego wymuszenia czasu wyprzedzenia niektórzy pracownicy i tak przyjmują takie zlecenia.
- Zaliczki nie są konsekwentnie egzekwowane
Zlecenie cateringowe za 500 €, anulowane tuż przed eventem, kosztuje koszty surowców i zaplanowane godziny personelu. Bez zaliczki nie ma ochrony przed krótkoterminowymi odwołaniami.
- Dyspozycja kuchni przy kilku eventach jest trudna
Piątek: event firmowy 120 osób, wesele 60 osób, plus normalna działalność lunchowa. Bez cyfrowego widoku dyspozycji kuchnia traci orientację w równoległych zleceniach i ich wymaganiach.
- Strefa dostawy i logika cenowa są złożone
Catering w centrum miasta kosztuje inaczej niż 30 km za miastem. Minimalne zamówienie, opłata dostawcza i ryczałt personalny różnią się w zależności od strefy i wielkości zlecenia. System musi obliczać to automatycznie.
Jak GastroSystem pomaga firmom cateringowym
Wymuszenie czasu wyprzedzenia: bez zamówień krótkoterminowych
Definiuj minimalny czas wyprzedzenia per kanał zamówień: catering poniżej 72 godzin wyprzedzenia automatycznie odrzucony. Goście widzą przy próbie rezerwacji wyraźny komunikat: "Zamówienia cateringowe wymagają minimum 3 dni roboczych wyprzedzenia." Chroni kuchnię przed kryzysowymi przeciążeniami bez ręcznych odrzuceń.
Zaliczka przy rezerwacji
Zlecenia cateringowe są potwierdzane dopiero po zapłaceniu zaliczki np. 30% wartości zlecenia. Płatność kartą kredytową, PayPal lub przelewem bankowym. Jeśli zlecenie jest anulowane tuż przed eventem, można skonfigurować opłatę za anulowanie: 48h wyprzedzenia = 50% zwrotu, poniżej 24h = brak zwrotu.
Widok dyspozycji kuchni dla równoległych eventów
Dashboard pokazuje wszystkie nadchodzące zlecenia cateringowe w widoku kalendarza z liczbą osób, menu i terminem dostawy. Kuchnia widzi na jednym ekranie, co jest przygotowywane równolegle. Brakujące składniki można wyeksportować do listy zakupów. Wąskie gardła są widoczne z wyprzedzeniem, nie dopiero wieczorem przed eventem.
Logika cenowa stref dla cateringu
Definiuj strefy dostawy z własnymi zasadami cenowymi: strefa 1 (do 10 km) = 0 € opłaty dostawczej od 300 € wartości zlecenia, strefa 2 (10–30 km) = 50 € od 500 €, poza strefą = na zapytanie. Dodatkowo konfigurowalny ryczałt personalny od określonej liczby osób. System automatycznie oblicza łączną cenę.
Ochrona zaliczkami i optymalizacja dyspozycji
Firma cateringowa z 12 eventami miesięcznie po średnio 600 €: jeśli 2 zlecenia miesięcznie są krótkoterminowo odwoływane i zatrzymywana jest 30% zaliczka, zabezpiecza to 360 € chronionej marży pokrycia miesięcznie. Cyfrowa dyspozycja kuchni oszczędza przy 12 eventach szacunkowo 6–8 godzin nakładu planowania — ok. 200 € wartości czasu.
Funkcje dla cateringu
Rezerwacja z zaliczką
Potwierdzenie rezerwacji dopiero po wpłynięciu zaliczki.
Czytaj więcej →Planowanie zmian
Dyspozycja personelu dla kilku równoległych eventów.
Czytaj więcej →Strefy dostawy
Strefowe opłaty dostawcze i minimalne wartości zamówień.
Czytaj więcej →Dashboard
Widok kalendarza wszystkich nadchodzących eventów cateringowych.
Czytaj więcej →Więcej branż
Dla pizzerii
Dla pizzerii →
Dla döner i kebab
Dla döner i kebab →
Dla fast food
Dla fast food →
Dla restauracji sushi
Dla restauracji sushi →
Dla usług dostawy
Dla usług dostawy →
Dla sieci restauracji
Dla sieci restauracji →
Dla kawiarni
Dla kawiarni →
Dla piekarni
Dla piekarni →
Dla food trucków
Dla food trucków →
Dla ghost kitchen
Dla ghost kitchen →
Dla barów
Dla barów →
Dla lodziarni
Dla lodziarni →
Dla hotel-restauracji
Dla hotel-restauracji →
Dla shisha barów
Dla shisha barów →
Kuchnia azjatycka
Kuchnia azjatycka →
Restauracje burgerowe
Restauracje burgerowe →
Kuchnia włoska
Kuchnia włoska →
Kuchnia grecka
Kuchnia grecka →
Kuchnia indyjska
Kuchnia indyjska →
Restauracje wegańskie
Restauracje wegańskie →
Restauracje wegetariańskie
Restauracje wegetariańskie →
Restauracje halal
Restauracje halal →
Kuchnia wietnamska
Kuchnia wietnamska →
Kuchnia meksykańska
Kuchnia meksykańska →
Kuchnia amerykańska
Kuchnia amerykańska →
Kuchnia arabska
Kuchnia arabska →
Ogrody piwne
Ogrody piwne →
Stołówki
Stołówki →
Najczęstsze pytania dla firm cateringowych
Czy mogę ustalić minimalne wyprzedzenie dla zamówień cateringowych?
Tak. Ustawiasz czas wyprzedzenia, do 30 dni. Terminów, które są za krótkie, Twój klient nie może nawet wybrać. Jak daleko z wyprzedzeniem można rezerwować, też ustalasz sam, do 90 dni.
Czy mogę ograniczyć, ile zleceń przychodzi naraz?
Tak. Ustalasz, ile zamówień zmieści się w jednym przedziale czasowym. Gdy jest pełny, Twój klient wybiera inną godzinę.
Czy jest zaliczka?
Nie, zaliczki nie ma. Twój klient może przy zamawianiu zapłacić całą kwotę online albo przy dostawie.
Gdzie widzę swoje nadchodzące zlecenia?
Na Twojej tablicy zamówień, w kategorii Zaplanowane, sortowane według dnia. Gdy nadchodzi czas dla kuchni, zlecenie przechodzi do przygotowania.
Czy mój klient otrzyma rachunek?
Tak. Gdy przyjmujesz zamówienie, dokument wychodzi jako PDF na mail. Na kasie możesz dodać do dokumentu firmę, adres i numer VAT UE, na życzenie jako Bewirtungsbeleg (niemiecki dokument do rozliczenia kosztów reprezentacji).