Het bestelsysteem voor cateringbedrijven
Catering werkt anders dan een restaurant: geen spontane bestellingen, maar opdrachten met 3 tot 14 dagen doorlooptijd, eigen eisen per persoon en een keuken die tegelijk voor het restaurant en voor 3 evenementen kookt. GastroSystem zorgt voor genoeg doorlooptijd, laat je klanten online of bij bezorging betalen en helpt de keuken bij het plannen van parallele opdrachten.
Wat cateringbedrijven herkennen
- Last-minute aanvragen overbelasten de keuken
Catering voor 80 personen met 24 uur vooraankondiging is voor de meeste bedrijven onnodig stressvol — maar zonder automatische handhaving van de vooraankondiging nemen sommige medewerkers zulke opdrachten toch aan.
- Aanbetalingen worden niet consequent geïnd
Een cateringopdracht van 500 EUR die kort voor het evenement wordt geannuleerd, kost inkoopwaarde en geplande personeelsuren. Zonder aanbetaling is er geen bescherming tegen kortetermijnannuleringen.
- Keukenplanning bij meerdere evenementen lastig
Vrijdag: bedrijfsevenement 120 personen, bruiloft 60 personen, plus de normale lunchdrukte. Zonder een digitaal planningsoverzicht verliest de keuken het overzicht over parallelle opdrachten en hun eisen.
- Bezorgzone en prijslogica complex
Catering in het centrum kost anders dan catering 30 km daarbuiten. Minimale bestelwaarde, bezorgkosten en personeelstoeslag variëren per zone en opdrachtgrootte. Dat moet het systeem automatisch berekenen.
Zo helpt GastroSystem cateringbedrijven
Vooraankondiging afdwingen: geen kortetermijnbestellingen
Stel een minimale vooraankondiging in per bestelkanaal: catering met minder dan 72 uur vooraankondiging wordt automatisch geweigerd. Gasten zien bij een boekingspoging een duidelijke foutmelding: "Cateringbestellingen vereisen minstens 3 werkdagen vooraankondiging." Dat beschermt de keuken tegen noodgevallen zonder handmatige weigeringen.
Aanbetaling bij boeking
Cateringopdrachten worden pas bevestigd zodra een aanbetaling van bijv. 30 % van de opdrachtwaarde is betaald. Betaling per creditcard, PayPal of bankoverschrijving. Wordt de opdracht kort voor het evenement geannuleerd, dan is de annuleringskosten instelbaar: 48 uur vooraf = 50 % terugbetaling, minder dan 24 uur = geen terugbetaling.
Keukenplanningsoverzicht voor parallelle evenementen
Het dashboard toont alle aankomende cateringopdrachten in een kalenderweergave met aantal personen, menu en levertijdstip. De keuken ziet in één oogopslag wat er parallel moet worden voorbereid. Ontbrekende ingrediënten kunnen als export naar een inkooplijst worden geëxporteerd. Tekorten worden op tijd zichtbaar, niet pas de avond ervoor.
Zonegebaseerde prijslogica voor catering
Definieer bezorgzones met eigen prijsregels: zone 1 (tot 10 km) = 0 EUR bezorgkosten vanaf 300 EUR opdrachtwaarde, zone 2 (10-30 km) = 50 EUR bezorgkosten vanaf 500 EUR, daarbuiten = op aanvraag. Daarnaast instelbare personeelstoeslag vanaf een bepaald aantal personen. Het systeem berekent de totaalprijs automatisch.
Aanbetalingen beschermen en planning optimaliseren
Een cateringbedrijf met 12 evenementen per maand van gemiddeld 600 EUR: als 2 opdrachten per maand op korte termijn worden geannuleerd en 30 % aanbetaling wordt ingehouden, levert dat maandelijks 360 EUR beschermde marge op. Digitale keukenplanning bespaart bij 12 evenementen naar schatting 6-8 uur planningswerk — ca. 200 EUR aan tijdswaarde.
Functies voor catering
Reservering met aanbetaling
Boekingsbevestiging pas na ontvangst van de aanbetaling.
Verder lezen →Dienstplanning
Personeelsplanning voor meerdere parallelle evenementen.
Verder lezen →Bezorgzones
Zonegebaseerde bezorgkosten en minimale bestelwaarden.
Verder lezen →Dashboard
Kalenderweergave van alle aankomende cateringevenementen.
Verder lezen →Meer branches
Voor pizzeria's
Voor pizzeria's →
Voor shoarma & kebab
Voor shoarma & kebab →
Voor snackbars
Voor snackbars →
Voor sushirestaurants
Voor sushirestaurants →
Voor bezorgdiensten
Voor bezorgdiensten →
Voor restaurantketens
Voor restaurantketens →
Voor koffiezaken
Voor koffiezaken →
Voor bakkerijen
Voor bakkerijen →
Voor foodtrucks
Voor foodtrucks →
Voor ghost kitchens
Voor ghost kitchens →
Voor bars & kroegen
Voor bars & kroegen →
Voor ijssalons
Voor ijssalons →
Voor hotelrestaurants
Voor hotelrestaurants →
Voor shishalounges
Voor shishalounges →
Aziatische keuken
Aziatische keuken →
Burgerrestaurants
Burgerrestaurants →
Italiaanse keuken
Italiaanse keuken →
Griekse keuken
Griekse keuken →
Indiase keuken
Indiase keuken →
Veganistische restaurants
Veganistische restaurants →
Vegetarische restaurants
Vegetarische restaurants →
Halal restaurants
Halal restaurants →
Vietnamese keuken
Vietnamese keuken →
Mexicaanse keuken
Mexicaanse keuken →
Amerikaanse keuken
Amerikaanse keuken →
Arabische keuken
Arabische keuken →
Terraszaken
Terraszaken →
Bedrijfsrestaurants
Bedrijfsrestaurants →
Veelgestelde vragen voor cateringbedrijven
Kan ik een minimale doorlooptijd voor cateringbestellingen instellen?
Ja. Je stelt de doorlooptijd in, tot 30 dagen. Tijden die te kort zijn, kan je klant niet eens kiezen. Hoe ver van tevoren geboekt mag worden, bepaal je ook zelf, tot 90 dagen.
Kan ik beperken hoeveel opdrachten er gelijktijdig binnenkomen?
Ja. Jij bepaalt hoeveel bestellingen er in een tijdslot passen. Is het vol, dan kiest je klant een ander tijdstip.
Is er een aanbetaling?
Nee, een aanbetaling bestaat niet. Je klant kan bij het bestellen online het volledige bedrag betalen of bij levering.
Waar zie ik mijn aankomende opdrachten?
Op je bestelbord onder Gepland, gesorteerd op dag. Wordt het tijd voor de keuken, dan schuift de opdracht door naar Voorbereiding.
Krijgt mijn klant een factuur?
Ja. Zodra je aanneemt, gaat de bon als pdf per mail eruit. Aan de kassa kun je bedrijf, adres en btw-nummer op de bon zetten, op verzoek als Bewirtungsbeleg [Duitse representatiebon voor zakelijke lunches].