Tafelreservering — rechtstreeks in je systeem
Online reserveringen zonder commissie aan OpenTable en zonder kosten aan TheFork: gasten boeken rechtstreeks via je website of app, jij beheert alles in je dashboard. Jij bepaalt wanneer er geboekt kan worden, hoe lang een tafel bezet is en hoeveel gasten er gelijktijdig komen.
Een geïntegreerde tafelreservering geeft je gasten de mogelijkheid om 24/7 rechtstreeks bij jou te boeken — zonder omweg via boekingsplatforms die 1,50-2,50 EUR per couvert of maandelijkse kosten vragen. GastroSystem is de reservering die al in je systeem zit.
Tijdraster en tafelcapaciteit instellen
Definieer tijdsloten voor reserveringen: elke 15, 30 of 60 minuten, apart voor lunch- en avondservice. Elke tafel krijgt een capaciteit en een tagprofiel (bijvoorbeeld tafel 1 voor 4 personen, tafel 7 alleen 's avonds). Het systeem controleert bij elke boeking of er capaciteit is en voorkomt automatisch overboeking. Gasten zien alleen vrije tijden.
Aanbetaling en creditcardgarantie
Voor grote groepen of evenementen kun je bij de reservering een aanbetaling vragen (bijvoorbeeld 10 EUR per persoon, betaald met creditcard bij het boeken) of alleen een creditcardgarantie zonder directe afschrijving. Verschijnt de gast niet en zegt hij niet op tijd af, dan wordt de ingestelde no-show-vergoeding automatisch geïnd. Kleinere tafels kunnen zonder vergoeding boeken — te onderscheiden naar aantal personen of tafelgrootte.
Automatische bevestiging en herinnering
Direct na het boeken ontvangt de gast een bevestigingsmail met datum, tijdstip, aantal personen en een link om een iCal-bestand te downloaden. 24 uur voor de afspraak gaat automatisch een herinneringsmail uit. De herinneringsmail bevat een link om te "annuleren" — gasten die op tijd afzeggen, geven de tafel vrij. Jij verstuurt geen handmatige e-mail meer.
Bescherming tegen no-shows automatiseren
Definieer het no-show-venster: wie later dan bijvoorbeeld 6 uur voor de afspraak annuleert of helemaal niet verschijnt, betaalt de ingestelde vergoeding. Het systeem int het bedrag automatisch van de opgeslagen creditcard en stuurt een bevestiging per e-mail. Je ziet alle no-shows in het dashboard en kunt bij uitzonderingen handmatig corrigeren.
iCal-export en agenda-integratie
Op alle reserveringen kan worden geabonneerd via een iCal-feed — rechtstreeks in Google Agenda, Outlook of Apple Kalender. Dat geeft jou en je team een live overzicht van de bezetting in de vertrouwde agenda-tool. Geen aparte software, geen inloggen in het dashboard voor het dagoverzicht.
Reserveren zonder commissie
Vergoeding per couvert
OpenTable: 1,50-2,50 EUR per couvert. GastroSystem: vast bedrag. Bij 200 reserveringen per maand bespaar je 300-500 EUR.
Boekingsmogelijkheid
Gasten boeken om 23 uur voor morgenavond. Jij slaapt, het systeem neemt de reservering aan.
Insteltijd
Tijdraster, tafels, capaciteit — in 15 minuten volledig ingesteld.
Veelgestelde vragen over reserveren
Moet ik elke online reservering bevestigen?
Ja. Online geboekte tafels komen binnen als aanvraag, je tablet meldt zich, en jij bevestigt of wijst af. De gast krijgt in beide gevallen een mail, als hij een adres heeft opgegeven. Reserveringen die je zelf invoert, zijn direct bevestigd.
Welke tijden zien mijn gasten?
Alleen tijden die echt kunnen: binnen je openingstijden, na je doorlooptijd, binnen de boekperiode en met een vrije tafel die bij de groep past. Rustdagen en bijzondere sluitingen zijn niet boekbaar. Is er niets vrij, dan zegt de shop ook waarom.
Wat kan ik instellen?
In welk ritme tijden boekbaar zijn, hoe lang een tafel bezet is, hoe kort van tevoren en hoe ver vooruit geboekt kan worden, de grootste groep voor online boekingen, hoeveel gasten er maximaal op dezelfde tijd mogen komen, hoe lang je wacht voordat iemand als 'niet verschenen' geldt, en of de app de tafels zelf toewijst. Online boeken schakel je zelf aan.
Kan een tafel dubbel worden toegewezen?
Nee. Dezelfde tafel wordt nooit twee keer op dezelfde tijd toegewezen, en een tafel voor vier krijgt geen zes gasten.
Kan de gast zelf afzeggen?
Ja. In elke mail staat een link naar zijn reservering, daar zegt hij af. Je tablet meldt zich, en de tafel is weer vrij.
Vragen jullie een aanbetaling of een no-show-vergoeding?
Nee. Reserveren is voor je gasten gratis. Wie niet komt, wordt na jouw coulancetijd als niet verschenen gemarkeerd.
Wat gebeurt er als de gast komt?
Je zet de reservering op Aan tafel, en het bezoek opent zich precies bij die tafel. Is er betaald, dan is de reservering afgerond.
Hoe zie ik de avond in één oogopslag?
In de dagweergave van de app: elke reservering met tijdstip, naam, aantal personen, tafel en status, filterbaar op status.