De DSFinV-K-export die de controleur wil zien
Staat de kassacontrole voor de deur, dan kies je de periode en download je het archief: index.xml, het bijbehorende DTD-bestand en de csv-bestanden van de DSFinV-K in versie 2.4, elke bon, elke post, elke betaalmethode en elke beweging van de kassalade. De controleur krijgt één bestand dat hij in zijn controleprogramma inleest, in plaats van een week nawerk voor jou.
De kassa-afsluiting is de eenheid, niet de periode
De DSFinV-K koppelt elke transactie aan een kassa-afsluiting — daarom bevat het archief precies de dagen die je ook hebt afgesloten. Voordat de download start, laat de export zien hoeveel kassa-afsluitingen en hoeveel transacties hij heeft gevonden, en hij noemt de dagen in de periode waarvoor geen Z-rapport bestaat. Die dagen horen bij geen enkele afsluiting en zouden anders stilzwijgend ontbreken. Vanuit diezelfde melding haal je de ontbrekende dagafsluiting alsnog in.
Ook de kassalade staat in het archief
Storting en opname worden geregistreerd als geldtransit, de kascontrole als verschil tussen verwacht en werkelijk bedrag — precies zoals de voorbeelden van de Duitse federale belastingdienst het voorschrijven. Een kascontrole die klopt, levert geen transactie op, want er valt niets te boeken. En een verschil wordt precies één keer geboekt, namelijk bij de telling die het als eerste vaststelde: anders zou elke volgende telling hetzelfde ontbrekende biljet nog een keer melden.
De btw komt uit de bon, niet uit een naberekening
Bepalend is de belastingverdeling die op de bon is vastgelegd — dus wat de gast daadwerkelijk heeft betaald. De regels worden vervolgens afgestemd op die verdeling: eerst de artikelen, dan bezorgkosten en korting naar verhouding verdeeld over de btw-tarieven, en wat rekenkundig overblijft, staat als aangegeven btw-verdeling op de bon. Dat is de eerlijke methode — bij een menu van een gerecht en een drankje valt het belastingbedrag niet uit de artikelregel alleen te herleiden.
Onbetaalde bedragen worden als vordering weergegeven
Een bon die op het moment van de kassa-afsluiting nog niet betaald was, wordt geboekt als het ontstaan van een vordering en de betaalwijze blijft leeg — ook dat is een voorbeeld van de Duitse federale belastingdienst. Bepalend is de stand bij de afsluiting, niet die van vandaag: betalingen die later binnenkomen, veranderen achteraf niets meer aan een archief dat je al hebt ingeleverd. Een eenmaal geëxporteerde periode ziet er bij elke nieuwe export hetzelfde uit.
De download loopt via een link met korte geldigheid
De export wordt gegenereerd op het moment van opvragen en direct geleverd, in plaats van ergens opgeslagen te blijven. De link is vijftien minuten geldig en noemt restaurant en periode; daarna vervalt hij. Het volledige kassa-archief staat daarmee in geen enkele publiek bereikbare opslag, en er is geen vraag over hoe lang het daar bewaard blijft. Een periode mag tot 366 dagen omvatten, een boekjaar past dus in één opvraging.
Alleen de eigenaar exporteert
De DSFinV-K-export hangt aan een eigen bevoegdheid, die standaard alleen de eigenaar heeft — bewust gescheiden van de overzichten die een vestigingsmanager in het dagelijkse werk raadpleegt. Het gaat om de volledige fiscale dataset van de zaak, niet om de maandomzet.
Wat de export je uit handen neemt
Actuele versie
Gemaakt volgens DSFinV-K 2.4 — de versie die de Duitse federale belastingdienst publiceert.
Csv-bestanden
Samen met index.xml en DTD als zip, in de structuur die het controleprogramma verwacht.
Geldigheid van de link
Wordt gegenereerd op het moment van opvragen en daarna niet bewaard — geen kassa-archief op vreemde servers.
Zo maak je het archief
Periode kiezen
Maand of boekjaar — voor een belastingcontrole meestal de lopende of de afgesloten periode die de controleur aangeeft.
Controlemelding lezen
Voor de download zie je hoeveel kassa-afsluitingen en transacties zijn opgenomen en of er in de periode dagen zonder dagafsluiting zijn. Ontbrekende afsluitingen haal je direct vanuit deze melding in.
Archief downloaden en overhandigen
Je krijgt een zip met index.xml, DTD en de csv-bestanden. Dit bestand overhandig je aan de controleur of je leest het in in het controleprogramma — verdere bewerking is niet nodig.
Sluit hierop aan
Kassa
De kassa aan de toog — contant, kaart, kasboek en dagafsluiting.
Verder lezen →DATEV-boekingsbestand
De andere export: per kassa-afsluiting één boeking voor de boekhouder.
Verder lezen →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, bonplicht en wat daaruit voor jou volgt.
Verder lezen →Dashboard & rapportage
Z-rapport, dagafsluiting en overzichten voor de dagelijkse blik op de cijfers.
Verder lezen →Veelgestelde vragen over de DSFinV-K-export
Wat is de DSFinV-K eigenlijk?
De DSFinV-K is de eis van de belastingdienst voor hoe kassagegevens bij een controle moeten eruitzien. Omdat elke kassa zijn gegevens op dezelfde manier aflevert, leest de controleur elke kassa met hetzelfde programma. Wij houden ons aan versie 2.4.
Welke periode kan ik exporteren?
Een maand of een heel boekjaar, tot 366 dagen tegelijk. Voor een kassacontrole is meestal één maand genoeg.
Welke dagen staan in de export?
Alle dagen in de periode waarop je de kassa hebt afgesloten. De DSFinV-K koppelt elke bon aan een kassa-afsluiting. Een dag zonder Z-rapport heeft er geen en kan daarom niet in het archief. De export laat je voor het downloaden zien welke dagen dat zijn, en je haalt de afsluiting direct vanaf daar in.
Zitten stortingen en opnames erin?
Ja. Wat in de lade komt of eruit gaat, telt voor de belastingdienst als een verkoop. Storting en opname staan in het archief, een kascontrole met een afwijking als verschil tussen sol en telling. Een kascontrole die klopt, komt niet voor. Er is immers niets te boeken.
Verandert het archief als een betaling later binnenkomt?
Nee. Of een bon betaald is, telt zoals het was bij de kassa-afsluiting. Stond hij toen nog open, dan staat hij als open in het archief en blijft dat zo, ook als het geld twee dagen later komt. Anders zou dezelfde maand er bij elke export anders uitzien.
Hoe geef ik het bestand aan de controleur?
Als één gepakt bestand, bijvoorbeeld op een usb-stick, of zoals je het met de controleur afspreekt. Daarin staat alles gesorteerd zoals zijn controleprogramma het verwacht. Bewerken hoef je niets.
Waar wordt het archief opgeslagen?
Nergens. Het wordt pas bij het downloaden gebouwd en direct naar je gestuurd. De downloadlink geldt 15 minuten, daarna is hij weg. Je complete belastinggegevens liggen niet zomaar op een server.
Is de DSFinV-K-export hetzelfde als de DATEV-export?
Nee. De DSFinV-K is je complete kassa-archief voor de belastingdienst, met elke bon en elke post. De DATEV-export vat elke kassa-afsluiting samen en gaat naar je boekhouder. Voor de kassacontrole heb je de DSFinV-K nodig.
Wie mag de export maken?
Voorlopig alleen de eigenaar. Hier verlaten de complete belastinggegevens van je zaak het huis, niet alleen een omzetoverzicht. Daarom staat dit recht los van de overige rapportages.