L'archive de caisse que le contrôleur veut voir
Un contrôle s'annonce : vous choisissez la période et vous téléchargez l'archive — le fichier d'index, sa structure documentée et les fichiers CSV de toute la période, avec chaque ticket, chaque ligne, chaque mode de règlement et chaque mouvement du tiroir-caisse. Le contrôleur reçoit un jeu de données qu'il peut lire, au lieu d'une semaine de travail supplémentaire pour vous.
L'unité, c'est la clôture de journée, pas la période
Chaque opération est rattachée à une clôture — l'archive contient donc exactement les journées que vous avez clôturées. Avant de lancer le téléchargement, l'export vous dit combien de clôtures et combien d'opérations il a trouvées, et il nomme les journées de la période pour lesquelles aucun rapport Z n'existe. Ces journées ne relèvent d'aucune clôture et manqueraient sinon en silence. Depuis ce même message, vous rattrapez la clôture oubliée.
Le tiroir-caisse figure aussi dans l'archive
Les apports et les prélèvements apparaissent comme des mouvements d'espèces, le comptage comme un écart entre le solde théorique et le solde réel. Un comptage qui tombe juste ne crée aucune opération, puisqu'il n'y a rien à enregistrer. Et un écart n'est enregistré qu'une seule fois, au comptage qui l'a découvert le premier : sinon, chaque comptage suivant signalerait à nouveau le même billet manquant.
La TVA vient du ticket, pas d'un recalcul
C'est la ventilation enregistrée sur le ticket qui fait foi — c'est-à-dire ce que le client a réellement payé. Les lignes sont ensuite rapprochées de cette ventilation : d'abord les articles, puis les frais de livraison et la remise répartis au prorata entre les taux, et ce qui reste apparaît comme une ligne de ventilation de TVA explicitement identifiée. C'est la façon honnête de procéder : sur une formule composée d'un plat et d'une boisson, le montant de TVA ne se reconstitue pas à partir de la seule ligne d'article.
L'impayé apparaît comme une créance
Un ticket qui n'était pas encore réglé au moment de la clôture est enregistré comme une créance et son mode de règlement reste vide. Ce qui compte, c'est l'état à la clôture et non celui d'aujourd'hui : un paiement reçu plus tard ne change rien, rétroactivement, à une archive que vous avez déjà remise. Une période exportée deux fois donne deux fois le même résultat.
Le téléchargement passe par un lien à durée courte
L'archive est construite au moment de la demande et livrée directement, plutôt que stockée quelque part. Le lien vaut quinze minutes, il nomme l'établissement et la période, puis il expire. L'intégralité de vos données de caisse ne dort donc dans aucun espace de stockage accessible, et la question de sa durée de conservation ailleurs ne se pose pas. Une période peut couvrir jusqu'à 366 jours : un exercice tient dans un seul téléchargement.
Seul le propriétaire exporte
L'export de l'archive dépend d'un droit distinct, réservé par défaut au propriétaire — volontairement séparé des statistiques qu'un responsable d'établissement consulte au quotidien. Il s'agit ici de l'intégralité des données fiscales de la maison, pas du chiffre d'affaires du mois.
Ce que l'export vous épargne
Conservation légale
Les données de caisse se conservent six ans, comme le prévoit l'article L102 B du Livre des procédures fiscales.
Fichiers CSV
Avec le fichier d'index et sa structure, dans un ZIP organisé et documenté.
Validité du lien
Construite à la demande puis non conservée — aucune archive de caisse sur des serveurs tiers.
Comment créer l'archive
Choisir la période
Un mois ou un exercice — pour un contrôle, en général la période en cours ou la période close que le contrôleur vous indique.
Lire le message de vérification
Avant le téléchargement, vous voyez combien de clôtures et d'opérations sont comprises, et si la période contient des journées sans clôture. Les clôtures manquantes se rattrapent directement depuis ce message.
Télécharger l'archive et la remettre
Vous obtenez un ZIP contenant le fichier d'index, sa structure et les fichiers CSV. Vous le remettez au contrôleur ou à votre expert-comptable — aucune mise en forme supplémentaire n'est nécessaire.
À voir aussi
Caisse
La caisse du comptoir — espèces, CB, livre de caisse et clôture de journée.
Lire la suite →Export comptable
L'autre export : une écriture par clôture de journée, pour votre expert-comptable.
Lire la suite →Conformité de la caisse
L'article 286-I-3° bis du CGI, la remise de la note et ce que cela implique pour vous.
Lire la suite →Tableau de bord et statistiques
Rapport Z, clôture de journée et analyses pour suivre vos chiffres au quotidien.
Lire la suite →Questions fréquentes sur l'archive de caisse
Qu'est-ce que l'archive fiscale d'une caisse ?
L'article 286-I-3° bis du Code général des impôts impose à un logiciel de caisse quatre qualités : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. L'archivage, c'est précisément cela : produire à intervalles réguliers un jeu de données complet et figé, conservé six ans et relisible par l'administration. La France n'impose pas de format commun à tous les éditeurs — GastroSystem livre donc une structure documentée de fichiers CSV accompagnée d'un fichier d'index, lisible par un contrôleur comme par un cabinet comptable.
Quelles journées sont comprises dans l'export ?
Toutes les journées de la période choisie pour lesquelles une clôture existe. Chaque opération est rattachée à une clôture — une journée sans rapport Z n'appartient à aucune et ne peut donc pas figurer dans l'archive. L'export vous indique avant le téléchargement quelles journées sont concernées, et vous rattrapez la clôture directement depuis ce message.
Les apports et prélèvements sont-ils compris ?
Oui. Les mouvements du tiroir-caisse sont des opérations à enregistrer au même titre qu'une vente. Apports et prélèvements figurent dans l'archive comme mouvements d'espèces, et un comptage présentant un écart comme différence entre le solde théorique et le solde réel. Un comptage dont le montant tombe juste ne crée aucune opération — il n'y a rien à enregistrer.
L'archive change-t-elle si un paiement arrive plus tard ?
Non. Le caractère réglé ou non d'un ticket s'apprécie au moment de la clôture et n'est jamais réévalué ensuite. S'il était encore ouvert à ce moment-là, il figure comme créance dans l'archive et le reste, même si l'argent arrive deux jours plus tard. Autrement, la même période donnerait un résultat différent à chaque export, ce qui est exclu pour une période close.
Comment remettre le fichier au contrôleur ?
Sous forme d'archive ZIP — sur une clé USB, par la voie convenue avec l'administration ou selon ce qui est demandé au cas par cas. Elle contient le fichier d'index, sa structure et les fichiers CSV. Ni vous ni votre expert-comptable n'avez de mise en forme à faire.
Où l'archive est-elle stockée ?
Nulle part. Elle est construite au moment de la demande et livrée directement. Le lien de téléchargement vaut quinze minutes, il nomme l'établissement et la période, puis il expire. L'intégralité de vos données fiscales ne se retrouve donc pas dans un espace de stockage ouvert par ailleurs aux photos et aux pièces jointes.
Est-ce la même chose que l'export comptable ?
Non, les destinataires ne sont pas les mêmes. L'archive de caisse est le jeu de données complet destiné à l'administration fiscale — chaque ticket et chaque ligne. L'export comptable est un résumé, une écriture par clôture de journée, destiné à la comptabilité tenue par votre expert-comptable. Pour un contrôle de caisse, c'est l'archive qui compte ; pour le bilan, c'est l'export comptable.
Qui peut créer l'export ?
Par défaut, seul le propriétaire. Le droit est volontairement séparé des autres statistiques, parce qu'ici c'est l'intégralité des données fiscales de la maison qui sort, et non un récapitulatif de chiffre d'affaires.