Le fichier d'écritures que votre cabinet peut importer
Choisissez le mois, téléchargez le fichier, transmettez-le. GastroSystem génère un lot d'écritures DATEV au format EXTF : un jeu d'écritures par clôture de caisse, avec compte et contre-compte, code de TVA et date du justificatif. L'expert-comptable l'importe dans DATEV Rechnungswesen, au lieu de ressaisir vos Z-Bericht, et vous définissez une fois pour toutes l'affectation des comptes, selon SKR03 ou SKR04.
Une écriture par clôture de journée, pas par ticket
Votre comptable enregistre la journée, pas chaque pizza. L'export regroupe donc chaque clôture en un jeu d'écritures : les recettes ventilées par taux de TVA, les espèces, les règlements scripturaux, les pourboires et les écarts de caisse. La date de pièce est celle de la clôture et la référence porte le numéro du rapport Z — le cabinet retrouve donc, pour chaque écriture, le ticket dont elle provient. Une journée que personne n'a clôturée n'a pas de rapport Z et donc pas d'écritures ; l'export vous le dit au lieu de la passer sous silence.
Chaque écriture a ses deux faces — le fichier est équilibré
Chaque ligne porte un compte, une contrepartie et un montant : c'est une écriture en partie double complète. Le fichier est donc équilibré par construction — la caisse bouge exactement du montant dont le tiroir a bougé : recettes en espèces plus pourboires, plus apports, moins prélèvements, plus les écarts constatés. Ce qui ne peut pas être rattaché à un prestataire de paiement précis atterrit visiblement sur un compte d'attente, signalé comme tel, plutôt que de déséquilibrer l'ensemble.
Votre plan comptable — et les comptes que nous n'inventons pas
Pour les comptes dont la réponse ne fait aucun doute, des propositions sont déjà en place : les recettes ventilées par taux, la caisse, la banque, les comptes de passage. Pour tout ce qui dépend du plan de comptes de votre cabinet — pourboires, écarts de caisse, créances, comptes de liaison des prestataires de paiement — le champ reste vide. Si l'un d'eux manque au moment où vous lancez un export, celui-ci est refusé et le compte manquant est nommé, plutôt que d'inventer un numéro que votre comptable devra chercher plus tard. Vous en discutez une fois avec lui et vous le saisissez.
Les numéros de compte ne sont jamais complétés
La longueur des comptes généraux tenue par votre cabinet fait partie des réglages, et chaque numéro est vérifié à cette longueur exacte. Cela paraît tatillon, mais c'est capital : dans un plan à six chiffres, la caisse est 531000 et non 005310 — si le logiciel complétait un numéro trop court, il enregistrerait sur un autre compte que celui que vous avez saisi.
Le format que le logiciel comptable attend vraiment
Les champs sont séparés par des points-virgules, les textes entre guillemets, les décimales avec une virgule et les lignes terminées par un retour chariot ; l'encodage et la structure de l'en-tête suivent ce que les logiciels de comptabilité attendent à l'import. Chacun de ces petits détails décide si l'import passe ou si 12,40 € arrive comme mille deux cent quarante euros.
Ce que le fichier ne fait pas est écrit dans l'application
Deux choses restent à la charge du cabinet, et l'application vous le dit à l'endroit où vous lancez l'export, plutôt qu'en mars au moment du bilan. Les commissions des prestataires de paiement ne sont pas modélisées : les comptes de liaison sont donc enregistrés en brut et ne se soldent pas d'eux-mêmes. Et une créance née d'un ticket impayé est enregistrée, mais pas son extinction ultérieure — ce compte-là, votre comptable le solde à partir du relevé de versements du prestataire.
Ce que le cabinet y gagne
Importable directement
Un fichier d'écritures que le cabinet importe dans son logiciel — plus de tickets Z à ressaisir.
Votre plan de comptes
Des propositions là où la réponse est évidente, un paramétrage libre partout où le cabinet décide.
Fichier équilibré
Chaque écriture porte compte et contrepartie — la caisse bouge exactement du montant du tiroir.
Comment mettre l'export en place
Saisir le plan de comptes et la longueur des comptes
Le plan de comptes de votre cabinet et la longueur des comptes généraux tels qu'il les tient. Les deux figurent, au besoin, sur n'importe quel document qu'il vous transmet.
Régler les comptes ouverts avec votre expert-comptable
Pourboires, écarts de caisse, créances et comptes de liaison des prestataires de paiement dépendent de votre plan de comptes. Une fois convenus et saisis, ils valent pour tous les exports suivants.
Choisir le mois et transmettre le fichier
Le fichier couvre les clôtures de la période. Si le mois contient une journée sans clôture, l'export vous le signale pour que vous la rattrapiez avant l'envoi au cabinet.
À voir aussi
Archive fiscale de caisse
L'autre export : l'archive complète de la caisse pour un contrôle.
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La caisse dont proviennent les clôtures enregistrées ici.
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L'article 286-I-3° bis du CGI, la remise de la note et la tenue de caisse.
Lire la suite →Tableau de bord et statistiques
Le rapport Z et les analyses à partir desquels le fichier d'écritures est construit.
Lire la suite →Questions fréquentes sur l'export DATEV
Quel type de fichier reçoit mon expert-comptable ?
Un lot d'écritures DATEV. C'est le fichier que DATEV Rechnungswesen attend à l'importation, avec tout ce dont le cabinet a besoin : vos numéros, l'année fiscale et le plan comptable. Les caractères spéciaux, les montants et les dates y figurent exactement comme DATEV les lit.
Que dois-je configurer une fois pour toutes ?
Le numéro de conseiller, le numéro de client, le début de l'année fiscale, la longueur de vos numéros de compte et le plan comptable SKR03 ou SKR04. Ces informations figurent sur chaque relevé que vous recevez de votre cabinet.
Quel est le niveau de détail des écritures ?
Un jeu d'écritures par clôture de caisse, pas par ticket. Chiffre d'affaires séparé par taux de TVA, ainsi qu'espèces, carte, pourboire, apport, retrait et écarts de caisse. La date est celle de la clôture, le justificatif est le numéro du Z-Bericht. Le cabinet retrouve ainsi le bon ticket pour chaque écriture.
Quels comptes dois-je définir moi-même ?
Ceux qui dépendent de votre plan comptable : pourboire, écarts de caisse, montants en attente et les comptes pour Stripe, Mollie et les autres. Le chiffre d'affaires à 19 % et 7 %, la caisse, la carte bancaire, l'apport et le retrait sont déjà renseignés pour SKR03 et SKR04. S'il manque un compte dont l'export a besoin, il s'arrête et vous indique lequel. Mieux vaut un signal clair qu'un numéro de compte inventé.
Que se passe-t-il pour les jours sans clôture journalière ?
Ils ne génèrent aucune écriture, car sans Z-Bericht, il n'y a rien à enregistrer. L'export vous signale ces jours, pour que vous rattrapiez la clôture avant que le fichier parte au cabinet.
Les remises, frais de livraison et annulations sont-ils enregistrés ?
Pas comme écritures distinctes, et c'est voulu. Les remises sont déjà déduites du chiffre d'affaires, les frais de livraison sont répartis sur les taux de TVA, et une annulation s'annule avec son contre-ticket. Sinon, le même chiffre d'affaires apparaîtrait deux fois.
Les frais des prestataires de paiement sont-ils inclus ?
Non. Ce qui est enregistré, c'est ce que le client a payé, sans déduction des frais. Votre cabinet enregistre ensuite les frais à partir des relevés de versement de votre prestataire. L'information figure dans l'application, directement à côté de l'export.
L'export DATEV remplace-t-il l'export DSFinV-K ?
Non. L'export DATEV est le résumé comptable qui part à votre expert-comptable. La DSFinV-K est votre archive de caisse complète pour l'administration fiscale. Lors d'un contrôle de caisse, c'est la DSFinV-K qu'il vous faut.
L'export DATEV coûte-t-il un supplément ?
Non. L'export DATEV fait partie du module Caisse. Sans clôture de caisse, il n'y aurait d'ailleurs rien à enregistrer.
Qui a le droit de créer l'export DATEV ?
Pour l'instant, seul le propriétaire. Il en va de même pour les comptes, car ils déterminent où chaque futur export enregistrera ses écritures.