Le fichier d'écritures que votre cabinet peut importer
Vous choisissez le mois, vous téléchargez le fichier, vous le transmettez. GastroSystem produit un fichier d'écritures comptables : par clôture de journée, un jeu d'écritures avec compte et contrepartie, code de TVA et date de pièce. Votre expert-comptable l'importe dans son logiciel au lieu de ressaisir vos tickets Z — et vous ne définissez le plan de comptes qu'une seule fois.
Une écriture par clôture de journée, pas par ticket
Votre comptable enregistre la journée, pas chaque pizza. L'export regroupe donc chaque clôture en un jeu d'écritures : les recettes ventilées par taux de TVA, les espèces, les règlements scripturaux, les pourboires et les écarts de caisse. La date de pièce est celle de la clôture et la référence porte le numéro du rapport Z — le cabinet retrouve donc, pour chaque écriture, le ticket dont elle provient. Une journée que personne n'a clôturée n'a pas de rapport Z et donc pas d'écritures ; l'export vous le dit au lieu de la passer sous silence.
Chaque écriture a ses deux faces — le fichier est équilibré
Chaque ligne porte un compte, une contrepartie et un montant : c'est une écriture en partie double complète. Le fichier est donc équilibré par construction — la caisse bouge exactement du montant dont le tiroir a bougé : recettes en espèces plus pourboires, plus apports, moins prélèvements, plus les écarts constatés. Ce qui ne peut pas être rattaché à un prestataire de paiement précis atterrit visiblement sur un compte d'attente, signalé comme tel, plutôt que de déséquilibrer l'ensemble.
Votre plan comptable — et les comptes que nous n'inventons pas
Pour les comptes dont la réponse ne fait aucun doute, des propositions sont déjà en place : les recettes ventilées par taux, la caisse, la banque, les comptes de passage. Pour tout ce qui dépend du plan de comptes de votre cabinet — pourboires, écarts de caisse, créances, comptes de liaison des prestataires de paiement — le champ reste vide. Si l'un d'eux manque au moment où vous lancez un export, celui-ci est refusé et le compte manquant est nommé, plutôt que d'inventer un numéro que votre comptable devra chercher plus tard. Vous en discutez une fois avec lui et vous le saisissez.
Les numéros de compte ne sont jamais complétés
La longueur des comptes généraux tenue par votre cabinet fait partie des réglages, et chaque numéro est vérifié à cette longueur exacte. Cela paraît tatillon, mais c'est capital : dans un plan à six chiffres, la caisse est 531000 et non 005310 — si le logiciel complétait un numéro trop court, il enregistrerait sur un autre compte que celui que vous avez saisi.
Le format que le logiciel comptable attend vraiment
Les champs sont séparés par des points-virgules, les textes entre guillemets, les décimales avec une virgule et les lignes terminées par un retour chariot ; l'encodage et la structure de l'en-tête suivent ce que les logiciels de comptabilité attendent à l'import. Chacun de ces petits détails décide si l'import passe ou si 12,40 € arrive comme mille deux cent quarante euros.
Ce que le fichier ne fait pas est écrit dans l'application
Deux choses restent à la charge du cabinet, et l'application vous le dit à l'endroit où vous lancez l'export, plutôt qu'en mars au moment du bilan. Les commissions des prestataires de paiement ne sont pas modélisées : les comptes de liaison sont donc enregistrés en brut et ne se soldent pas d'eux-mêmes. Et une créance née d'un ticket impayé est enregistrée, mais pas son extinction ultérieure — ce compte-là, votre comptable le solde à partir du relevé de versements du prestataire.
Ce que le cabinet y gagne
Importable directement
Un fichier d'écritures que le cabinet importe dans son logiciel — plus de tickets Z à ressaisir.
Votre plan de comptes
Des propositions là où la réponse est évidente, un paramétrage libre partout où le cabinet décide.
Fichier équilibré
Chaque écriture porte compte et contrepartie — la caisse bouge exactement du montant du tiroir.
Comment mettre l'export en place
Saisir le plan de comptes et la longueur des comptes
Le plan de comptes de votre cabinet et la longueur des comptes généraux tels qu'il les tient. Les deux figurent, au besoin, sur n'importe quel document qu'il vous transmet.
Régler les comptes ouverts avec votre expert-comptable
Pourboires, écarts de caisse, créances et comptes de liaison des prestataires de paiement dépendent de votre plan de comptes. Une fois convenus et saisis, ils valent pour tous les exports suivants.
Choisir le mois et transmettre le fichier
Le fichier couvre les clôtures de la période. Si le mois contient une journée sans clôture, l'export vous le signale pour que vous la rattrapiez avant l'envoi au cabinet.
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Le rapport Z et les analyses à partir desquels le fichier d'écritures est construit.
Lire la suite →Questions fréquentes sur l'export comptable
Sous quel format arrive le fichier ?
Sous forme de fichier d'écritures comptables au format CSV, avec l'en-tête attendu à l'import : exercice, plan de comptes et longueur des comptes généraux. Les champs sont séparés par des points-virgules et la virgule sert de séparateur décimal, comme les logiciels de comptabilité français le lisent.
À quel niveau de détail sont les écritures ?
Un jeu d'écritures par clôture de journée, pas par ticket. Les recettes sont ventilées par taux de TVA, avec les espèces, les règlements scripturaux, les pourboires et les écarts de caisse. La date de pièce est celle de la clôture et la référence porte le numéro du rapport Z, si bien que chaque écriture se rattache au ticket dont elle provient.
Quels comptes dois-je définir moi-même ?
Ceux qui dépendent du plan de comptes de votre cabinet : pourboires, écarts de caisse, créances et comptes de liaison des prestataires de paiement. Les recettes par taux de TVA, la caisse et les règlements scripturaux sont préremplis. Si un compte nécessaire à un export manque, l'export est refusé en nommant ce compte — un numéro inventé serait bien pire qu'un message d'erreur clair.
Que deviennent les journées sans clôture ?
Elles ne produisent aucune écriture, puisque sans rapport Z il n'y a pas de clôture à enregistrer. L'export signale ces journées au lieu de les omettre en silence, pour que vous puissiez rattraper la clôture avant d'envoyer le fichier au cabinet.
Les remises, les frais de livraison et les annulations sont-ils enregistrés ?
Pas comme écritures distinctes, et c'est voulu. Les remises sont déjà déduites des recettes, les frais de livraison sont répartis sur les taux de TVA, et une annulation se compense avec son contre-ticket. Les enregistrer en plus ferait apparaître deux fois le même chiffre d'affaires.
L'export comptable remplace-t-il l'archive de caisse ?
Non. Le fichier d'écritures est le résumé destiné à la comptabilité et part chez votre expert-comptable. L'archive de caisse est le jeu de données complet, avec chaque ticket et chaque ligne, et part à l'administration fiscale. Pour un contrôle de caisse, il vous faut l'archive ; le fichier d'écritures n'y sert à rien.
Les commissions des prestataires de paiement sont-elles comprises ?
Non. Les comptes de liaison sont enregistrés en brut, parce que les commissions ne sont pas modélisées — ils ne se soldent donc pas d'eux-mêmes. Votre expert-comptable enregistre les commissions à partir du relevé de versements du prestataire. L'information figure dans l'application, juste à côté de l'export, pour ne pas la découvrir au moment du bilan.
Qui peut générer le fichier d'écritures ?
Par défaut, seul le propriétaire. Le même droit couvre le paramétrage des comptes — il décide où chaque futur export enregistrera, et n'a donc pas sa place dans le quotidien d'un responsable de service.