De DSFinV-K-export die de controleur wil zien
Staat de kascontrole voor de deur, dan kies je de periode en download je het archief: index.xml, de bijbehorende DTD en de csv-bestanden van de DSFinV-K in versie 2.4, elk document, elke post, elke betaalmethode en elke beweging van de kassalade. De controleur krijgt een bestand dat hij in zijn controleprogramma inleest, in plaats van een week nawerk voor jou.
De kassa-afsluiting is de eenheid, niet de periode
De DSFinV-K koppelt elke transactie aan een kassa-afsluiting — daarom bevat het archief precies de dagen die je ook hebt afgesloten. Voordat de download start, laat de export zien hoeveel kassa-afsluitingen en hoeveel transacties hij heeft gevonden, en hij noemt de dagen in de periode waarvoor geen Z-rapport bestaat. Die dagen horen bij geen enkele afsluiting en zouden anders stilzwijgend ontbreken. Vanuit diezelfde melding haal je de ontbrekende dagafsluiting alsnog in.
Ook de kassalade staat in het archief
Storting en opname worden geregistreerd als geldtransit, de kascontrole als verschil tussen verwacht en werkelijk bedrag — precies zoals de voorbeelden van de Duitse federale belastingdienst het voorschrijven. Een kascontrole die klopt, levert geen transactie op, want er valt niets te boeken. En een verschil wordt precies één keer geboekt, namelijk bij de telling die het als eerste vaststelde: anders zou elke volgende telling hetzelfde ontbrekende biljet nog een keer melden.
De btw komt uit de bon, niet uit een naberekening
Bepalend is de belastingverdeling die op de bon is vastgelegd — dus wat de gast daadwerkelijk heeft betaald. De regels worden vervolgens afgestemd op die verdeling: eerst de artikelen, dan bezorgkosten en korting naar verhouding verdeeld over de btw-tarieven, en wat rekenkundig overblijft, staat als aangegeven btw-verdeling op de bon. Dat is de eerlijke methode — bij een menu van een gerecht en een drankje valt het belastingbedrag niet uit de artikelregel alleen te herleiden.
Onbetaalde bedragen worden als vordering weergegeven
Een bon die op het moment van de kassa-afsluiting nog niet betaald was, wordt geboekt als het ontstaan van een vordering en de betaalwijze blijft leeg — ook dat is een voorbeeld van de Duitse federale belastingdienst. Bepalend is de stand bij de afsluiting, niet die van vandaag: betalingen die later binnenkomen, veranderen achteraf niets meer aan een archief dat je al hebt ingeleverd. Een eenmaal geëxporteerde periode ziet er bij elke nieuwe export hetzelfde uit.
De download loopt via een link met korte geldigheid
De export wordt gegenereerd op het moment van opvragen en direct geleverd, in plaats van ergens opgeslagen te blijven. De link is vijftien minuten geldig en noemt restaurant en periode; daarna vervalt hij. Het volledige kassa-archief staat daarmee in geen enkele publiek bereikbare opslag, en er is geen vraag over hoe lang het daar bewaard blijft. Een periode mag tot 366 dagen omvatten, een boekjaar past dus in één opvraging.
Alleen de eigenaar exporteert
De DSFinV-K-export hangt aan een eigen bevoegdheid, die standaard alleen de eigenaar heeft — bewust gescheiden van de overzichten die een vestigingsmanager in het dagelijkse werk raadpleegt. Het gaat om de volledige fiscale dataset van de zaak, niet om de maandomzet.
Wat de export je uit handen neemt
Actuele versie
Gemaakt volgens DSFinV-K 2.4 — de versie die de Duitse federale belastingdienst publiceert.
Csv-bestanden
Samen met index.xml en DTD als zip, in de structuur die het controleprogramma verwacht.
Geldigheid van de link
Wordt gegenereerd op het moment van opvragen en daarna niet bewaard — geen kassa-archief op vreemde servers.
Zo maak je het archief
Periode kiezen
Maand of boekjaar — voor een belastingcontrole meestal de lopende of de afgesloten periode die de controleur aangeeft.
Controlemelding lezen
Voor de download zie je hoeveel kassa-afsluitingen en transacties zijn opgenomen en of er in de periode dagen zonder dagafsluiting zijn. Ontbrekende afsluitingen haal je direct vanuit deze melding in.
Archief downloaden en overhandigen
Je krijgt een zip met index.xml, DTD en de csv-bestanden. Dit bestand overhandig je aan de controleur of je leest het in in het controleprogramma — verdere bewerking is niet nodig.
Sluit hierop aan
Kassa
De kassa aan de toog — contant, kaart, kasboek en dagafsluiting.
Verder lezen →DATEV-boekingsbestand
De andere export: per kassa-afsluiting één boeking voor de boekhouder.
Verder lezen →TSE & KassenSichV
Kassensicherungsverordnung, bonplicht en wat daaruit voor jou volgt.
Verder lezen →Dashboard & rapportage
Z-rapport, dagafsluiting en overzichten voor de dagelijkse blik op de cijfers.
Verder lezen →Veelgestelde vragen over de DSFinV-K-export
Wat is de DSFinV-K eigenlijk?
De DSFinV-K is de norm van de Duitse fiscus voor hoe kassagegevens bij een controle moeten uitzien. Omdat elke kassa haar gegevens op dezelfde manier aflevert, leest de controleur elke kassa met hetzelfde programma. Wij houden ons aan versie 2.4.
Welke periode kan ik exporteren?
Een maand of een volledig boekjaar, tot 366 dagen tegelijk. Voor een kascontrole is meestal één maand genoeg.
Welke dagen staan in de export?
Alle dagen in de periode waarop je de kassa hebt afgesloten. De DSFinV-K hangt elk ticket aan een dagafsluiting. Een dag zonder Z-rapport heeft er geen en kan daarom niet in het archief. De export zegt je vóór het downloaden welke dagen dat zijn, en je haalt de afsluiting rechtstreeks van daar in.
Zitten inleg en opname erbij?
Ja. Wat de lade in- of uitgaat, telt voor de fiscus als een verkoop. Inleg en opname staan in het archief, een kastelling met afwijking als verschil tussen soll en werkelijk. Een kastelling die klopt, verschijnt niet. Er is dan immers niets te boeken.
Verandert het archief als een betaling later binnenkomt?
Nee. Of een ticket betaald is, telt zoals het was bij de dagafsluiting. Stond het toen nog open, dan staat het als open in het archief en blijft het dat, ook als het geld twee dagen later komt. Anders zou dezelfde maand bij elke export anders uitzien.
Hoe geef ik het bestand aan de controleur?
Als één gezipt bestand, bijvoorbeeld op een USB-stick of zoals je het met de controleur afspreekt. Erin staat alles gesorteerd zoals zijn controleprogramma het verwacht. Je moet niets voorbereiden.
Waar wordt het archief opgeslagen?
Nergens. Het wordt pas bij het downloaden opgebouwd en rechtstreeks naar jou gestuurd. De downloadlink geldt 15 minuten, daarna is hij weg. Je volledige fiscale gegevens liggen niet op een of andere server rond te slingeren.
Is de DSFinV-K-export hetzelfde als de DATEV-export?
Nee. De DSFinV-K is je volledige kassa-archief voor de fiscus, met elk ticket en elke post. De DATEV-export vat elke dagafsluiting samen en gaat naar je boekhouder. Voor de kascontrole heb je de DSFinV-K nodig.
Wie mag de export maken?
Voorlopig enkel de eigenaar. Hier verlaten de volledige fiscale gegevens van je zaak het huis, niet zomaar een omzetoverzicht. Daarom staat dit recht los van de andere rapportages.