Tafelreservering — rechtstreeks in je systeem
Online reservaties zonder commissie aan OpenTable en zonder kosten aan TheFork: gasten boeken rechtstreeks via je website of app, jij beheert alles in je dashboard. Jij bepaalt wanneer er geboekt kan worden, hoelang een tafel bezet is en hoeveel gasten er gelijktijdig komen.
Een geïntegreerde tafelreservering geeft je gasten de mogelijkheid om 24/7 rechtstreeks bij jou te boeken — zonder omweg via boekingsplatforms die 1,50-2,50 EUR per couvert of maandelijkse kosten vragen. GastroSystem is de reservatie die al in je systeem zit.
Tijdraster en tafelcapaciteit instellen
Definieer tijdsloten voor reservaties: elke 15, 30 of 60 minuten, apart voor lunch- en avondservice. Elke tafel krijgt een capaciteit en een tagprofiel (bijvoorbeeld tafel 1 voor 4 personen, tafel 7 alleen 's avonds). Het systeem controleert bij elke boeking of er capaciteit is en voorkomt automatisch overboeking. Gasten zien alleen vrije tijden.
Aanbetaling en creditcardgarantie
Voor grote groepen of evenementen kun je bij de reservatie een aanbetaling vragen (bijvoorbeeld 10 EUR per persoon, betaald met kredietkaart bij het boeken) of alleen een creditcardgarantie zonder directe afschrijving. Verschijnt de gast niet en zegt hij niet op tijd af, dan wordt de ingestelde no-show-vergoeding automatisch geïnd. Kleinere tafels kunnen zonder vergoeding boeken — te onderscheiden naar aantal personen of tafelgrootte.
Automatische bevestiging en herinnering
Direct na het boeken ontvangt de gast een bevestigingsmail met datum, tijdstip, aantal personen en een link om een iCal-bestand te downloaden. 24 uur voor de afspraak gaat automatisch een herinneringsmail uit. De herinneringsmail bevat een link om te "annuleren" — gasten die op tijd afzeggen, geven de tafel vrij. Jij verstuurt geen handmatige e-mail meer.
Bescherming tegen no-shows automatiseren
Definieer het no-show-venster: wie later dan bijvoorbeeld 6 uur voor de afspraak annuleert of helemaal niet verschijnt, betaalt de ingestelde vergoeding. Het systeem int het bedrag automatisch van de opgeslagen kredietkaart en stuurt een bevestiging per e-mail. Je ziet alle no-shows in het dashboard en kunt bij uitzonderingen handmatig corrigeren.
iCal-export en agenda-integratie
Op alle reservaties kan worden geabonneerd via een iCal-feed — rechtstreeks in Google Agenda, Outlook of Apple Kalender. Dat geeft jou en je team een live overzicht van de bezetting in de vertrouwde agenda-tool. Geen aparte software, geen inloggen in het dashboard voor het dagoverzicht.
Reserveren zonder commissie
Vergoeding per couvert
OpenTable: 1,50-2,50 EUR per couvert. GastroSystem: vast bedrag. Bij 200 reservaties per maand bespaar je 300-500 EUR.
Boekingsmogelijkheid
Gasten boeken om 23 uur voor morgenavond. Jij slaapt, het systeem neemt de reservatie aan.
Insteltijd
Tijdraster, tafels, capaciteit — in 15 minuten volledig ingesteld.
Veelgestelde vragen over reservaties
Moet ik elke online reservatie bevestigen?
Ja. Online geboekte tafels komen binnen als aanvraag, je tablet geeft een seintje, en jij bevestigt of weigert. De gast krijgt in beide gevallen een mail, als hij een adres opgaf. Reservaties die je zelf invoert, zijn meteen bevestigd.
Welke tijdstippen zien mijn gasten?
Enkel tijdstippen die echt kunnen: binnen je openingsuren, na je voorlooptijd, binnen de boekingsperiode en met een vrije tafel die bij de groep past. Sluitingsdagen en speciale sluitingen zijn niet boekbaar. Is er niets vrij, dan zegt de shop ook waarom.
Wat kan ik instellen?
In welk ritme uren boekbaar zijn, hoelang een tafel bezet is, hoe kort op voorhand en hoe ver vooruit er geboekt kan worden, de grootste groep voor online boekingen, hoeveel gasten er hoogstens op hetzelfde moment mogen komen, hoelang je wacht tot iemand als „niet opgedaagd” geldt, en of de app de tafels zelf toewijst. Online boeken schakel je zelf aan.
Kan een tafel dubbel toegewezen worden?
Nee. Dezelfde tafel wordt nooit twee keer op hetzelfde moment toegewezen, en een tafel voor vier krijgt geen zes gasten.
Kan de gast zelf annuleren?
Ja. In elke mail zit een link naar zijn reservatie, daar annuleert hij. Je tablet geeft een seintje, en de tafel is weer vrij.
Vragen jullie een voorschot of een no-show-vergoeding?
Nee. Reserveren is gratis voor je gasten. Wie niet komt, wordt na jouw respijttijd gemarkeerd als niet opgedaagd.
Wat gebeurt er als de gast komt?
Je zet de reservatie op Aan tafel, en het bezoek opent op precies die tafel. Is het betaald, dan is de reservatie afgerond.
Hoe zie ik de avond in één oogopslag?
In het dagoverzicht van de app: elke reservatie met tijdstip, naam, aantal personen, tafel en status, filterbaar op status.