FAQ logiciel de caisse
18 questions fréquentes et des réponses claires sur les logiciels de caisse en restauration — conformité à la loi anti-fraude TVA, coûts, fonctions, intégration et sécurité des données.
Questions fréquentes sur le logiciel de caisse
Des réponses courtes pour les restaurateurs qui cherchent une caisse moderne et conforme.
Qu'est-ce qu'un logiciel de caisse pour restaurant ?
Un logiciel de caisse (POS) enregistre les commandes, encaisse les paiements, imprime les notes et conserve les données à valeur fiscale. Une caisse moderne comme GastroSystem est conforme à l'article 286-I-3° bis du CGI, fonctionne dans le cloud et communique directement avec la commande en ligne — pas d'îlot logiciel, pas de double saisie.
Combien coûte un logiciel de caisse en restauration ?
La caisse est incluse dans les formules à partir de 269 €/mois TTC — avec le système de commande, l'imprimante à tickets et le fichier clients. Les établissements supplémentaires passent par le module Multi-établissements. Les prestataires de paiement comme Stripe ou PayPal facturent leurs frais de transaction habituels directement.
Une caisse est-elle obligatoire en 2026 ?
Non — et c'est une confusion fréquente. La loi n'impose pas de posséder une caisse : elle impose que le logiciel ou système de caisse que vous utilisez soit conforme. Depuis le 1er janvier 2018, tout assujetti à la TVA qui encaisse des clients particuliers avec un logiciel de caisse doit utiliser une solution respectant l'article 286-I-3° bis du CGI. À défaut : 7 500 € d'amende par système, et 60 jours pour se mettre en règle.
Caisse sur iPad ou caisse enregistreuse classique ?
Pour un restaurant d'aujourd'hui, la caisse sur iPad ou dans le cloud, sans hésiter. Moins chère à l'achat et à l'entretien, mises à jour automatiques, accès au chiffre d'affaires à distance, montée en charge simple sur plusieurs établissements et application de commande intégrée. La caisse enregistreuse classique ne se justifie plus que dans de rares cas sans connexion internet.
Quelles fonctions sont indispensables en restauration ?
Au minimum : conformité à la loi anti-fraude TVA, imprimante à tickets, gestion des tables et des serveurs, remises et bons cadeaux, clôture journalière (ticket Z), export comptable pour l'expert-comptable, saisie des pourboires et intégration avec la commande en ligne. GastroSystem couvre ces fonctions et y ajoute la gestion multi-établissements et un tableau de bord en temps réel.
Comment relier ma caisse à mon système de commande ?
Chez GastroSystem, il n'y a rien à relier : la caisse et la commande en ligne sont nativement intégrées. Les commandes en ligne apparaissent directement en caisse, s'impriment automatiquement sur l'imprimante à tickets et entrent dans la même clôture de journée. Pas d'import, pas de webhook, pas d'interface à maintenir.
La caisse est-elle conforme à la loi anti-fraude TVA ?
GastroSystem est construit sur les quatre conditions exigées par l'article 286-I-3° bis du CGI : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. Chaque encaissement est enregistré définitivement, une correction devient un document d'annulation tracé, les clôtures journalière, mensuelle et annuelle sont produites automatiquement et les archives fiscales sont exportables. La conformité se justifie auprès de l'administration par une attestation individuelle de l'éditeur conforme au modèle BOI-LETTRE-000242, remise à chaque client.
Combien de temps dois-je conserver mes données de caisse ?
6 ans, conformément à l'article L102 B du Livre des procédures fiscales. Cela vaut pour les enregistrements détaillés, les clôtures journalières, les changements de paramétrage et le journal des événements. GastroSystem archive automatiquement ces données de façon inaltérable et les restitue en un clic en cas de contrôle.
La caisse fonctionne-t-elle hors connexion ?
Oui. GastroSystem met les écritures en tampon localement sur l'appareil en mode hors ligne et synchronise automatiquement dès que la connexion revient. Le service continue sans interruption même en cas de coupure réseau complète : l'impression des notes et les encaissements fonctionnent toujours.
Puis-je faire tourner plusieurs caisses dans un même établissement ?
Oui, c'est prévu en standard — par exemple une caisse au comptoir et des iPad mobiles pour la prise de commande en salle. Toutes les caisses partagent la même carte, accèdent aux mêmes commandes et alimentent une clôture de journée commune.
Comment configurer les remises et les bons cadeaux ?
Les remises (en pourcentage ou en montant) se règlent par commande, par ligne ou sous forme de règle happy hour. Les codes de réduction se créent dans le tableau de bord, se diffusent par QR code ou par e-mail et se consomment à l'encaissement. Chaque remise est tracée de manière inaltérable.
Puis-je enregistrer les pourboires ?
Oui. Au moment de l'encaissement, le pourboire peut être saisi en pourcentage ou en montant fixe et affecté à un membre de l'équipe — que le client règle en espèces ou par carte. L'affectation apparaît dans le rapport du personnel et s'exporte pour la paie. À noter : les pourboires versés aux salariés rémunérés jusqu'à 1,6 SMIC bénéficient d'une exonération d'impôt et de cotisations, prolongée par la loi de finances pour 2026.
Quels moyens de paiement une caisse moderne doit-elle accepter ?
En caisse, vous gérez les espèces, la carte bancaire (CB, Visa, Mastercard, American Express), le sans contact, Apple Pay, Google Pay, PayPal, les titres-restaurant présentés sur votre TPE et le règlement sur facture. Les paiements par carte passent par un lecteur appairé à Stripe ou à Mollie, ou par le TPE bancaire autonome que vous avez déjà. Le paiement mixte (moitié espèces, moitié carte) se traite directement dans l'écran de caisse.
Puis-je connecter une imprimante à tickets ?
Oui, en réseau, en Bluetooth ou en USB. GastroSystem pilote les imprimantes Epson série TM, par exemple les TM-T88, TM-T20 et TM-m30. Les autres marques ne sont pas prises en charge ; sans Epson, les documents partent en PDF. Les tickets s'impriment automatiquement à l'arrivée d'une commande, à sa mise à disposition, ou à la main.
Comment reprendre les données de mon ancienne caisse ?
Cartes, fichiers clients et catalogues produits se reprennent par import CSV. Pour l'historique de chiffre d'affaires, nous recommandons de conserver l'archive fiscale de l'ancien système comme fichier d'archive — le chiffre d'affaires courant repart à zéro dans GastroSystem le jour de la bascule.
L'export vers mon expert-comptable est-il pris en charge ?
Oui. GastroSystem produit en un clic un export comptable reprenant les comptes de TVA, les écritures et les clôtures journalières, ainsi que le FEC (fichier des écritures comptables) exigé en cas de contrôle. Le format se reprend dans les outils utilisés par les cabinets — Cegid, Sage, EBP, Pennylane, Tiime — sans retraitement manuel.
Comment mes données de caisse sont-elles protégées d'une panne ?
Toutes les écritures sont répliquées en temps réel dans le cloud et stockées chiffrées en Union européenne. Des sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours sont incluses. En cas de panne d'appareil, il suffit de se reconnecter sur un appareil de remplacement : les données reviennent en quelques secondes.
Les clôtures de journée peuvent-elles être automatiques ?
Oui. GastroSystem génère les tickets Z et les clôtures journalières automatiquement à une heure que vous choisissez (par exemple 3 h du matin). Le rapport arrive dans le tableau de bord, se télécharge en PDF ou s'envoie par e-mail à votre expert-comptable — avec les cumuls et le grand total perpétuel exigés par la réglementation.