Kassasysteem FAQ

Een kassasysteem voor restaurants (POS) is de software die bestellingen registreert, betalingen verwerkt, bonnen print en fiscaal relevante gegevens opslaat. Een modern kassasysteem zoals GastroSystem is TSE-conform, cloud-based en direct gekoppeld aan het bestelsysteem — geen eilandoplossing, geen dubbele invoer.

De kassa is verkrijgbaar in het pakket vanaf 269 €/maand excl. btw — samen met het bestelsysteem, de ticketprinter-integratie en de klantenlijst. Extra vestigingen komen erbij via de module Centrale. Betaalproviders zoals Stripe of PayPal rekenen hun gebruikelijke transactiekosten rechtstreeks met je af.

Feitelijk wel. Sinds 2020 moeten kassa's in Duitsland een gecertificeerde TSE hebben. Vanaf 2026 wordt de meldplicht aangescherpt en verlopen veel TSE-certificaten. Wie zonder geldige TSE kassiert, riskeert boetes tot 25.000 € per jaar. Details in de TSE-compliancegids.

Voor moderne horeca is de iPad- of cloudkassa duidelijk in het voordeel. Voordelen: goedkoper in aanschaf en onderhoud, automatische updates, toegang op afstand tot de omzet, eenvoudig op te schalen naar meerdere vestigingen en te integreren met een bestelapp. Klassieke kassa's lonen alleen nog in uitzonderingsgevallen zonder internetaansluiting.

Minimaal: TSE-conformiteit, koppeling met een ticketprinter, tafel- en medewerkersbeheer, korting- en waardebonlogica, Z-rapport, DATEV-export, fooienregistratie en integratie met het bestelsysteem. GastroSystem dekt deze kernfuncties en vult ze aan met beheer over meerdere vestigingen en een realtime dashboard.

Bij GastroSystem is geen koppeling nodig — kassa en bestelsysteem zijn native geïntegreerd. Online bestellingen verschijnen direct in de kassa, worden automatisch op de ticketprinter afgedrukt en komen in dezelfde dagafsluiting terecht. Geen import, geen webhook, geen onderhoud van een koppeling.

De TSE-integratie maakt deel uit van onze release voor 2026 en wordt aangesloten als cloud-TSE via een door het BSI gecertificeerde provider. GastroSystem genereert nu al DSFinV-K-compatibele exports, Z-rapporten en controlebestendige bonnen. Details over de actuele certificeringsstatus op aanvraag.

10 jaar, volgens GoBD en de Duitse belastingwetgeving. Dat geldt voor individuele boekingen, Z-rapporten, wijzigingen in stamgegevens en TSE-protocollen. GastroSystem slaat alle relevante gegevens automatisch controlebestendig op en levert op verzoek DSFinV-K-exports voor een kascontrole.

Ja. GastroSystem buffert boekingen lokaal op het apparaat in offline-modus en synchroniseert automatisch zodra de internetverbinding terug is. De lopende werking gaat ook bij een volledige netwerkstoring ononderbroken door — bonnen printen en afrekenen blijven werken.

Ja. Meerdere kassa's per vestiging worden standaard ondersteund — bijvoorbeeld een toonbankkassa en mobiele iPad-kassa's voor bediening aan tafel. Alle kassa's delen dezelfde menukaart, hebben toegang tot dezelfde bestellingen en lopen in één gezamenlijke dagafsluiting.

Kortingen (procentueel of vast) stel je in per bestelling, per artikel of als happy-hour-regel. Waardebon-codes maak je aan in het dashboard, verspreid je via QR-codes of e-mail en worden bij het afrekenen ingewisseld. Elke kortingsactie wordt controlebestendig vastgelegd.

Ja. Bij het afrekenen kan een fooi als percentage of vast bedrag worden geregistreerd en aan een medewerker worden toegewezen — ongeacht of de gast contant of met kaart betaalt. De toewijzing verschijnt in het personeelsrapport en is te exporteren voor de loonadministratie.

Aan de kassa accepteer je contant geld, kaart (Visa/Mastercard/Amex), Apple Pay, Google Pay, PayPal en factuur. Kaartbetalingen lopen via een kaartlezer die je koppelt aan Stripe of Mollie, of via de pinautomaat die je al van je bank hebt — die boekt de kassa als aparte betaalwijze. Gesplitste betalingen (bijvoorbeeld half contant, half kaart) verwerk je rechtstreeks in de kassa-interface.

Ja — via netwerk, Bluetooth of USB. GastroSystem stuurt Epson-ticketprinters uit de TM-serie aan, zoals TM-T88, TM-T20 en TM-m30. Andere merken ondersteunen we niet; wie geen Epson heeft, laat de bonnen in plaats daarvan als PDF afleveren. Bonnen printen automatisch bij binnenkomst van de bestelling, bij gereedmelding of handmatig.

Menukaarten, klantenlijsten en productcatalogi neemt GastroSystem over via CSV-import. Voor historische omzetten raden we de officiële DSFinV-K-export van het oude systeem als archiefbestand aan — de lopende omzet begint op de overstapdag opnieuw in de GastroSystem-kassa.

Ja. GastroSystem levert DATEV-compatibele exports (DATEV-formaat en DSFinV-K) met één klik. De boekhouder ontvangt maandelijks een nette export met btw-rekeningen, boekingen en dagafsluitingen — zonder handmatige nabewerking.

Alle boekingen worden in realtime naar de cloud gerepliceerd en versleuteld opgeslagen in Duitsland. Dagelijkse back-ups met een bewaartermijn van 30 dagen zijn standaard. Bij uitval van een apparaat volstaat een nieuwe aanmelding op een vervangend apparaat — de data is binnen enkele seconden weer beschikbaar.

Ja. GastroSystem maakt Z-rapporten en dagafsluitingen automatisch aan op een vrij instelbaar tijdstip (bijv. 03:00 's nachts). Het rapport komt in het dashboard terecht, is te downloaden als PDF of per e-mail te versturen naar de boekhouder — volledig DSFinV-K-conform.