Kassensystem FAQ
18 häufige Fragen und klare Antworten zu Kassensystemen für die Gastronomie — TSE-Pflicht 2026, Kosten, Funktionen, Integration und Datensicherheit.
Häufige Fragen zum Kassensystem
Kompakte Antworten für Gastronomen, die ein rechtssicheres und modernes Kassensystem einführen möchten.
Was ist ein Kassensystem für Restaurants?
Ein Kassensystem für Restaurants (POS) ist die Software, die Bestellungen erfasst, Zahlungen abwickelt, Bons druckt und steuerrechtlich relevante Daten speichert. Ein modernes Kassensystem wie GastroSystem ist TSE-konform, cloud-basiert und direkt mit dem Bestellsystem verbunden — keine Insellösung, keine Doppelerfassung.
Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
GastroSystem enthält das Kassensystem ohne Aufpreis: 0 €/Monat im Free-Plan und 299 €/Monat netto im Professional-Plan inklusive Bestellsystem, Bondrucker-Integration, Mehrstandort und Kundensystem. Klassische Anbieter verlangen 50–150 €/Monat nur für die Kasse — ohne Bestellsystem und ohne Zahlungsabwicklung.
Ist ein Kassensystem ab 2026 Pflicht?
Faktisch ja. Seit 2020 müssen Kassen in Deutschland eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) besitzen. Ab 2026 wird die Meldepflicht verschärft und viele TSE-Zertifikate laufen ab. Wer ohne gültige TSE kassiert, riskiert Bußgelder bis 25.000 € pro Jahr. Details im TSE-Compliance-Guide.
iPad-Kasse oder klassische Registrierkasse — was lohnt sich?
Für moderne Gastronomie klar die iPad- oder Cloud-Kasse. Vorteile: günstiger in Anschaffung und Wartung, automatische Updates, Fernzugriff auf Umsätze, einfache Skalierung auf mehrere Standorte und integrierbare Bestell-App. Klassische Registrierkassen lohnen sich nur noch in Ausnahmefällen ohne Internetanbindung.
Welche Kassensystem-Funktionen brauche ich in der Gastronomie?
Mindestens: TSE-Konformität, Bondrucker-Anbindung, Tisch- und Bedienerverwaltung, Rabatt- und Gutscheinlogik, Z-Bericht, DATEV-Export, Trinkgeld-Erfassung und Integration mit dem Bestellsystem. GastroSystem deckt diese Kernfunktionen ab und ergänzt sie um Mehrstandort-Verwaltung und Echtzeit-Dashboard.
Wie verbinde ich mein Kassensystem mit meinem Bestellsystem?
Bei GastroSystem ist keine Verbindung nötig — Kasse und Bestellsystem sind nativ integriert. Online-Bestellungen erscheinen direkt in der Kasse, werden automatisch auf dem Bondrucker gedruckt und fließen in den gleichen Tagesabschluss. Kein Import, kein Webhook, keine Schnittstellenpflege.
Ist das Kassensystem TSE-konform?
Die TSE-Integration ist Teil unseres 2026er-Releases und wird als Cloud-TSE über einen BSI-zertifizierten Anbieter angebunden. GastroSystem erzeugt heute bereits DSFinV-K-kompatible Exporte, Z-Berichte und revisionssichere Belege. Details zum aktuellen Zertifizierungsstand auf Anfrage.
Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?
10 Jahre, gemäß GoBD und Abgabenordnung. Das gilt für Einzelbuchungen, Z-Berichte, Stammdatenänderungen und TSE-Protokolle. GastroSystem speichert alle relevanten Daten automatisch revisionssicher und liefert auf Knopfdruck DSFinV-K-Exporte für die Kassennachschau.
Funktioniert das Kassensystem auch offline?
Ja. GastroSystem puffert Buchungen im Offline-Modus lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald die Internetverbindung zurück ist. Der laufende Betrieb ist auch bei kompletten Netzausfällen unterbrechungsfrei — Bondruck und Abrechnung funktionieren weiter.
Kann ich mehrere Kassen an einem Standort betreiben?
Ja. Mehrere Kassen pro Standort sind standardmäßig unterstützt — zum Beispiel eine Theken-Kasse und mobile iPad-Kassen für die Bedienung am Tisch. Alle Kassen teilen sich die gleiche Speisekarte, greifen auf die gleichen Bestellungen zu und laufen in einen gemeinsamen Tagesabschluss.
Wie richte ich Rabatte und Gutscheine im Kassensystem ein?
Rabatte (prozentual oder fix) lassen sich pro Bestellung, pro Position oder als Happy-Hour-Regel konfigurieren. Gutscheincodes werden im Dashboard erstellt, über QR-Codes oder E-Mail verteilt und beim Bezahlen eingelöst. Jede Rabattaktion wird revisionssicher protokolliert.
Kann ich Trinkgeld digital erfassen?
Ja. Beim Kassieren kann Trinkgeld als Prozentsatz oder Festbetrag erfasst und einem Bediener zugeordnet werden — unabhängig davon, ob der Gast bar oder per Karte zahlt. Die Zuordnung erscheint im Personalbericht und lässt sich für die Lohnabrechnung exportieren.
Welche Zahlungsarten unterstützt ein modernes Kassensystem?
GastroSystem unterstützt Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte (Visa/Mastercard/Amex), Apple Pay, Google Pay, PayPal und Rechnung. Kartenzahlungen laufen über integrierte Stripe- oder SumUp-Terminals. Split-Zahlungen (z. B. halb bar, halb Karte) werden direkt in der Kassen-Oberfläche abgebildet.
Kann ich mein Kassensystem mit einem Bondrucker verbinden?
Ja — über Bluetooth oder Netzwerk. GastroSystem unterstützt Epson TM-m30, TM-T88VI und alle gängigen ESC/POS-Netzwerkdrucker. Einrichtung per Pairing in unter 2 Minuten. Bons werden automatisch bei Bestelleingang, nach Kassenschluss oder auf Knopfdruck gedruckt.
Wie übertrage ich Daten vom alten Kassensystem?
Speisekarten, Stammkundenlisten und Produktkataloge übernimmt GastroSystem per CSV-Import. Für historische Umsätze empfehlen wir den offiziellen DSFinV-K-Export des Altsystems als Archivdatei — die laufenden Umsätze beginnen am Umstellungstag neu in der GastroSystem-Kasse.
Unterstützt das Kassensystem DATEV-Export?
Ja. GastroSystem liefert DATEV-kompatible Exports (DATEV-Format und DSFinV-K) auf Knopfdruck. Der Steuerberater erhält monatlich einen sauberen Export mit Umsatzsteuer-Konten, Buchungssätzen und Tagesabschlüssen — ohne manuelle Nachbearbeitung.
Wie sichere ich meine Kassendaten gegen Ausfall?
Alle Buchungen werden in Echtzeit in die Cloud repliziert und in Deutschland verschlüsselt gespeichert. Tägliche Backups mit 30 Tagen Vorhaltezeit sind Standard. Bei Geräteausfall genügt eine Neu-Anmeldung auf einem Ersatzgerät — die Daten sind innerhalb weniger Sekunden wieder verfügbar.
Kann ich Tagesabschlüsse automatisch erstellen?
Ja. GastroSystem erstellt Z-Berichte und Tagesabschlüsse automatisch zu einer frei konfigurierbaren Uhrzeit (z. B. 03:00 Uhr morgens). Der Bericht landet im Dashboard, lässt sich als PDF herunterladen oder per E-Mail an den Steuerberater versenden — vollständig DSFinV-K-konform.