Kassensystem im Restaurant: Pflichten, Kosten und die richtige Wahl (2026)
Kassensystem Restaurant Pflicht 2026: TSE, KassenSichV, GoBD — welche gesetzlichen Anforderungen gelten und was ein konformes System kostet.
Seit dem 1. Januar 2023 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Doch die gesetzlichen Anforderungen gehen weit über die TSE hinaus. In diesem umfassenden Leitfaden erklären wir, welche Pflichten Restaurantbetreiber kennen müssen, was ein konformes Kassensystem kostet und worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Gesetzliche Pflichten für Kassensysteme in der Gastronomie
KassenSichV (Kassensicherungsverordnung)
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) schreibt vor, dass jedes elektronische Kassensystem:
- Über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen muss
- Jeden Geschäftsvorfall lückenlos aufzeichnen muss
- Manipulationssicher sein muss — nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein
- Dem Finanzamt zur Kassennachschau jederzeit zugänglich sein muss
Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
TSE-Pflicht (Technische Sicherheitseinrichtung)
Die TSE ist das technische Herzstück der Kassensicherung. Sie besteht aus drei Komponenten:
- Sicherheitsmodul: Erstellt kryptografische Signaturen für jeden Vorgang
- Speichermedium: Archiviert die signierten Daten
- Einheitliche Schnittstelle: Ermöglicht den Datenzugriff durch das Finanzamt
Es gibt zwei TSE-Varianten:
- Hardware-TSE: Ein physischer USB-Stick oder eine SD-Karte (z. B. Swissbit, Epson)
- Cloud-TSE: Eine cloudbasierte Lösung (z. B. fiskaly, Deutsche Fiskal)
Beide Varianten sind vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifiziert und gleichwertig anerkannt.
GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung)
Die GoBD gelten für alle Unternehmen und stellen Anforderungen an die digitale Buchführung:
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar sein
- Vollständigkeit: Alle Vorgänge müssen erfasst werden
- Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Vorgängen entsprechen
- Zeitgerechtheit: Buchungen müssen zeitnah erfolgen
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden
- Verfügbarkeit: Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben
Belegausgabepflicht
Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Der Beleg kann:
- Gedruckt werden (Kassenbon)
- Elektronisch übermittelt werden (E-Mail, QR-Code)
- Der Kunde muss den Beleg nicht annehmen, aber er muss angeboten werden
Allergenkennzeichnung
Unabhängig vom Kassensystem müssen Gastronomen die 14 Hauptallergene auf Speisekarten und bei Bestellungen kennzeichnen. Ein gutes Kassensystem unterstützt dies mit automatischer Allergenkennzeichnung auf digitalen Speisekarten und Kassenbons.
Einzelaufzeichnungspflicht
Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden — auch Barverkäufe. Sammelaufzeichnungen sind in der Gastronomie grundsätzlich nicht zulässig. Das Kassensystem muss für jede Transaktion folgende Daten erfassen:
- Datum und Uhrzeit
- Art und Menge der verkauften Produkte
- Einzelpreis und Gesamtpreis
- Zahlungsart
- Fortlaufende Belegnummer (TSE-Transaktionsnummer)
Kosten eines Kassensystems für Restaurants
Hardware-Kosten (einmalig)
| Komponente | Preisspanne | Empfehlung |
|---|---|---|
| Tablet (iPad/Android) | 300-1.200 € | iPad ab 400 € |
| Bondrucker (Epson TM-m30III) | 250-400 € | ~300 € |
| Kassenlade | 50-150 € | ~80 € |
| Kartenlesegerät | 200-500 € | ~300 € |
| TSE-Hardware (USB/SD) | 100-200 € | ~150 € |
| Gesamt (Grundausstattung) | 900-2.450 € | ~1.230 € |
Software-Kosten (monatlich)
Die monatlichen Kosten für die Kassensoftware variieren stark:
| Anbieter-Typ | Monatliche Kosten | Provision | TSE inklusive |
|---|---|---|---|
| Einfache Kasse | 29-49 €/Monat | Keine | Oft extra |
| Gastro-Kassensystem | 49-149 €/Monat | Keine | Oft inklusive |
| All-in-One (Kasse + Bestellung) | 199-399 €/Monat | Keine | Inklusive |
| Plattform (Lieferando) | 0 € | 13-30 % | Nicht relevant |
GastroSystem kombiniert Kassensystem und Bestellsystem in einer Lösung für 299 €/Monat — inklusive TSE-Unterstützung, ohne Provision.
Laufende Kosten
Neben der Software-Gebühr fallen weitere laufende Kosten an:
- Cloud-TSE (falls gewählt): 10-30 €/Monat
- Bonrollen: ca. 5-15 €/Monat
- Internet: In der Regel bereits vorhanden
- Wartung/Support: Bei guten Anbietern inklusive
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Muss-Kriterien (gesetzlich)
- TSE-Zertifizierung (BSI-konform)
- KassenSichV-Konformität
- GoBD-konforme Datenspeicherung
- Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorgänge
- Belegausgabe (Druck und/oder digital)
- DSFinV-K-Export (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)
- Verfahrensdokumentation unterstützen
Soll-Kriterien (praxisrelevant)
- Bestellsystem-Integration: Online-Bestellungen und Vor-Ort-Bestellungen in einem System
- Tischplan: Für Restaurants mit Bedienung
- Produktverwaltung: Einfache Pflege der Speisekarte
- Auswertungen: Tages-, Wochen- und Monatsberichte im Dashboard
- Mehrere Standorte: Multi-Location-Support für Ketten
- Bondruckanbindung: Automatischer Druck von Küchen- und Kundenbons
- Zahlungsarten: Bar, EC, Kreditkarte, Online-Zahlung
- Z-Abschluss: Tagesabschluss mit detaillierter Aufschlüsselung
Zukunftssicherheit
Das Kassensystem sollte regelmäßig aktualisiert werden, um neue gesetzliche Anforderungen umzusetzen. Achte auf:
- Regelmäßige Software-Updates
- Aktiver Support und Entwicklung
- Cloud-basiert (Updates werden automatisch eingespielt)
- Anbieter mit Sitz in Deutschland (DSGVO, deutsches Steuerrecht)
Häufige Fehler vermeiden
1. Keine TSE installiert
Auch wenn die Übergangsfristen abgelaufen sind, arbeiten manche Restaurants noch ohne TSE. Bei einer Kassennachschau drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro — und im schlimmsten Fall eine Umsatzschätzung durch das Finanzamt.
2. Offene Ladenkasse statt elektronischem System
Eine offene Ladenkasse (Geldkassette ohne Software) ist zwar grundsätzlich erlaubt, aber mit erheblichen Dokumentationspflichten verbunden. Jeder Vorgang muss manuell und einzeln aufgezeichnet werden — in der Praxis kaum umsetzbar.
3. Veraltete Software
Kassensoftware, die nicht mehr aktualisiert wird, erfüllt möglicherweise nicht die aktuellen gesetzlichen Anforderungen. Prüfe regelmäßig, ob dein System noch konform ist.
4. Fehlende Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie das Kassensystem eingesetzt wird. Sie muss bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können und umfasst:
- Beschreibung des Systems
- Aufbewahrungsfristen
- Zugriffsrechte
- Datensicherungskonzept
- Beschreibung der Geschäftsprozesse
Kassensystem und Bestellsystem in einem
Der größte Vorteil eines integrierten Systems wie GastroSystem: Kassensystem und Bestellsystem arbeiten nahtlos zusammen. Online-Bestellungen erscheinen automatisch im Kassensystem, Bons werden gedruckt, und am Ende des Tages zeigt der Z-Abschluss alle Umsätze — online und vor Ort.
Lies auch: Kassensystem und Bestellsystem verbinden — so geht’s
Fazit: Die richtige Wahl spart Geld und schützt vor Ärger
Ein gesetzeskonformes Kassensystem ist in der Gastronomie Pflicht. Die Kosten für ein modernes, cloudbasiertes System sind überschaubar — vor allem, wenn es gleichzeitig als Bestellsystem dient und Provisionen an Plattformen wie Lieferando einspart.
Mit GastroSystem bekommst du Kassensystem und Bestellsystem in einer Lösung, TSE-konform und ohne Provisionen. Alle Details zu den Kosten findest du auf der Preisseite. Weitere Informationen zur TSE und KassenSichV findest du auf unserer Funktionsseite.
