Ratgeber

Belegpflicht in der Gastronomie

Seit 2020 müssen alle Gastronomen bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg ausgeben. Was bedeutet das konkret für dich?

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Was ist die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht (§146a Abs. 2 AO) verpflichtet jeden Unternehmer, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Beleg kann in Papierform oder — mit Zustimmung des Kunden — elektronisch ausgegeben werden. In der Gastronomie betrifft das jeden Bon, ob bei Tischbestellung, Abholung oder Lieferung.

Quellen: §146a AO — Bundesfinanzministerium, BMF-Schreiben vom 29.06.2020

Was musst du beachten?

Diese Anforderungen gelten für alle Gastronomiebetriebe mit elektronischem Kassensystem:

  1. Beleg bei jedem Vorfall

    Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg erstellt werden — auch bei Kleinstbeträgen.

  2. TSE-Pflicht

    Dein Kassensystem muss über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

  3. Pflichtangaben auf dem Beleg

    Vollständiger Name und Anschrift, Datum, Menge und Art der Lieferung/Leistung, Entgelt und Steuerbetrag, TSE-Signatur.

  4. Aufbewahrung

    Alle Belege und Kassendaten müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

  5. Elektronische Belege

    Digitale Belege sind erlaubt — der Kunde muss aber zustimmen. Papier ist der Standard.

Welche Strafen drohen?

Bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht oder TSE-Pflicht drohen empfindliche Bußgelder:

€ 25.000

Bußgeld

Bei vorsätzlichen Verstößen gegen die Belegausgabepflicht drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro.

Schätzung

Betriebsprüfung

Fehlerhafte Kassenführung kann zu Zuschätzungen durch das Finanzamt führen.

Sofort

Kassennachschau

Das Finanzamt kann jederzeit unangekündigt eine Kassennachschau durchführen.

So hilft GastroSystem bei der Belegpflicht

GastroSystem macht die Einhaltung der Belegpflicht einfach und automatisch:

Automatische Belegerstellung

Jeder Bon enthält alle Pflichtangaben inklusive TSE-Signatur — automatisch.

Digitale Belege

Versende Belege per E-Mail oder QR-Code — umweltfreundlich und DSGVO-konform.

TSE-Integration

Unser Kassensystem ist TSE-zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen des Kassengesetzes.

Lückenlose Archivierung

Alle Belege werden automatisch digital archiviert — 10 Jahre lang, GoBD-konform.

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Häufige Fragen zur Belegpflicht

Muss ich auch für Cent-Beträge einen Beleg ausstellen?

Ja. Die Belegausgabepflicht gilt für jeden Geschäftsvorfall — unabhängig vom Betrag.

Was passiert, wenn der Kunde den Beleg nicht will?

Du musst den Beleg erstellen und anbieten. Nimmt der Kunde ihn nicht an, darfst du ihn entsorgen.

Sind digitale Belege erlaubt?

Ja — wenn der Kunde zustimmt. Das kann per E-Mail, QR-Code oder App geschehen.

Brauche ich eine TSE?

Ja. Jedes elektronische Kassensystem in Deutschland muss seit 2023 über eine zertifizierte TSE verfügen.

Ist GastroSystem TSE-konform?

Ja. Unser Kassensystem ist TSE-zertifiziert und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.

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